Managed Print Services: cosa sono e quando convengono

Utilizzati da ormai più di vent’anni nelle corporation, grazie alle nuove tecnologie i servizi di stampa gestita – o Managed Print Services – sono ormai disponibili anche per le piccole aziende, addirittura per chi debba gestire una sola stampante, anche se ovviamente i massimi benefici si registrano nella gestione di flotte di numerosi apparecchi.

Il mercato italiano dei Managed Print Services, (2014-2018) mostra una crescita media intorno al 10% anno su anno, in un mercato che vale quasi 600 milioni di euro. Fonte: The Innovation Group, citato da ASSOIT

Rispetto ai metodi del noleggio operativo o dei contratti di noleggio stampanti basati sul “costo copia”, i Managed Print Services (o MPS), rappresentano un’evoluzione in direzione di un completo outsourcing delle funzioni di stampa e gestione dei documenti. Il fornitore si prende il carico di gestire interamente l’infrastruttura di stampa aziendale, fornendo anche consulenza su come ottimizzare i processi interni per ridurre i costi di stampa, prevedendo anche l’utilizzo di sistemi di acquisizione digitale e gestione dei documenti in forma elettronica.

 “Del fatturato di Xerox Italia, il 30% circa arriva dai Managed Print Services” – ci dice Gianluca Rancati, general manager large enterprise di Xerox Italia – “ma sui grandi clienti, che seguo io direttamente, si arriva al 70%, mentre nello small medium business, che seguiamo tramite canale indiretto, scendiamo a un 25%, ma su un fatturato importante”.

La tendenza è comunque alla crescita. “Quello delle PMI è uno dei segmenti dove i servizi di stampa gestita crescono di più. Il superamento del servizio tradizionale nella media impresa è iniziato 3 o 4 anni fa, con una domanda in crescita del 10/12% l’anno, contro un dato complessivo del 7%”, precisa Rancati.

I dati di crescita vengono confermati anche da ASSOIT, l’Associazione produttori sistemi di stampa e gestione documentale, che in una ricerca recentemente pubblicata (la trovate qui) indica una crescita media anno su anno (2014-2019) intorno al 10% per il mercato italiano degli Managed Print Services, che vale quasi 600 milioni di euro.

I servizi di stampa gestita prevedono un maggiore livello di preparazione per essere impiegati in azienda, rispetto ai semplici contratti a costo copia. Di fatto richiedono prima di tutto un’estesa analisi della situazione di partenza dell’azienda, con l’inventario della flotta di macchine usate (tecnologia, età, collocazione, utilizzo). Gran parte dell’operazione può essere fatta tramite apposite utility che i maggiori produttori possono fornire (NetSpot di Canon, WebJet Admin di Hp, MarkVision Pro di Lexmark, CenterWare di Xerox…).

Si passa poi a individuare le effettive esigenze dell’azienda in termini di gestione documentale, isolando gli sprechi e ottimizzando i flussi di lavoro. Infine, si provvede a installare un nuovo parco macchine fortemente ottimizzato per il workflow ritenuto ottimale.

Una volta messo in opera il nuovo parco macchine, il sistema viene monitorato tramite console remote che possono essere gestite sia dal reparto IT aziendale sia, più spesso, direttamente dal fornitore che si occuperà della manutenzione e rifornimento delle stampanti.

Con questo tipo di approccio le ottimizzazioni sono molte e profonde. Per esempio, standardizzando i dispositivi di stampa su modelli di un singolo produttore, e magari di una specifica famiglia, si ottimizza la gestione dei consumabili, riducendo i costi di magazzino; inoltre, si possono quantificare a priori alcuni costi nascosti che spesso sfuggono al controllo: personale di gestione, danni da mancata disponibilità del servizio eccetera.

A seconda delle analisi effettuate, la fornitura può avvenire interamente come servizio, o prevedere formule contrattuali come il noleggio operativo o i contratti a costo copia.

“Il primo vantaggio dei Managed Print Services è sicuramente l’avere la garanzia del servizio senza dover investire in risorse IT da dedicare alla gestione dell’installato” – afferma Teresa Esposito, marketing director business groups di Canon Italia –  “Altri vantaggi risiedono nella business continuity, ovvero nel fatto che è nostra responsabilità e non del cliente far sì che l’azienda abbia sempre un servizio di stampa disponibile senza interruzioni”.

Ancora, in fase di analisi è possibile individuare cattive abitudini di stampa, che in genere si traducono in sprechi: uso non necessario del colore, mancato uso del fronte/retro, stampa ripetuta di bozze, abbandono dei documenti alla stampante e via discorrendo.

Queste cattive abitudini possono essere cancellate, o almeno mitigate, tramite l’implementazione di policy di gestione più accurate, portando a ulteriori risparmi. “Si parte da un’analisi puntuale dell’infrastruttura aziendale e dell’ambiente di stampa, volta a definire i dispositivi necessari per l’azienda, per poi concentrarsi sulla gestione quotidiana degli stessi e dei materiali di consumo” – ci ha detto Giancarlo Soro, country manager di Lexmark Italia – “In seguito, con l’implementazione di strategie per la riduzione dei volumi di stampa, diminuiscono gli sprechi e, chiaramente, i costi anche fino al 40%”.

Lexmark nell’ultimo periodo ha compiuto diverse acquisizioni di aziende software che operano nel campo dell’acquisizione intelligente dei documenti e della gestione documentale. Per esempio, si possono modificare i workflow aziendali utilizzando la multifunzione per fare la scansione di moduli compilati a mano, inserendo i valori nei database aziendali e rendendo disponibili le informazioni istantaneamente in tutta l’azienda e archiviarli in modo aderente alle policy di compiance senza produrre copie cartacee aggiuntive.