L’offerta pay-as-you-go per Office 365 è, innanzitutto, un abbonamento. E come altri abbonamenti – per esempio a una rivista (se qualcuno si abbona ancora) o un servizio di storage online online – saltare un pagamento non significa l’immediata sospensione del servizio.

Poiché è meno costoso mantenere un abbonato che trovarne uno nuovo, i fornitori a volte vanno incontro al cliente per non perderlo.

Quando un’azienda salta un pagamento a Office 365, o annulla il servizio, i dati e le applicazioni non scompaiono immediatamente. Microsoft mette in atto un processo in tre fasi che durante le quali viene progressivamente limitato l’accesso dei dipendenti e dell’amministratore, ma per mesi lascia la porta aperta a un rinnovo.

Ecco le fasi del processo di chiusura di un abbonamento Office 365.

office 365 contratto

Da 1 a 30 giorni dopo la fine dell’abbonamento: scaduto

Nella prima fase Microsoft definisce l’abbonamento “scaduto”, ma i primi 30 giorni potrebbero anche essere chiamati “periodo di grazia”, poiché tutto funziona come se i pagamenti del cliente fossero regolari.

Gli utenti hanno normale accesso a tutti i servizi e le applicazioni Office 365 del piano aziendale. Le applicazioni già installate possono essere avviate, nessun dato viene rimosso dai server Microsoft – come i messaggi di posta elettronica o i file memorizzati su OneDrive for Business – e possono essere installate applicazioni aggiuntive sui dispositivi degli utenti.

Nota: le versioni Office per macOS fornite tramite un abbonamento Office 365 non includono il “periodo di grazia” di 30 giorni ed entrano immediatamente entrano nello stato “disabilitato”, descritto oltre.

Gli amministratori possono accedere a tutte le funzioni dal portale di amministrazione di Office 365, inclusa l’assegnazione di licenze a dipendenti nuovi o esistenti. Se l’azienda prevede di uscire da Office 365, i dati possono essere salvati con un backup.

Durante questo periodo di 30 giorni è possibile rinnovare l’abbonamento.

Da 31 a 120 giorni dopo la scadenza l’abbonamento: disabilitato

Nei tre mesi successivi l’abbonamento si trova nello stato “disabilitato”. Un’altra definizione potrebbe essere “solo amministratore”, in quanto gli amministratori possono ancora accedere al portale di controllo. Il team IT può utilizzare questo periodo in modo efficace per eseguire il backup dei dati dei dipendenti memorizzati nei server Microsoft. Durante questi 90 giorni gli amministratori non possono assegnare licenze ai dipendenti.

Gli utenti non sono in grado di accedere ai loro account Office 365 e ai servizi Office 365 inclusi nel piano, che vanno dall’email a OneDrive for Business. Le applicazioni installate localmente passano a uno stato che Microsoft chiama di “funzionalità ridotte”, il che significa che la maggior parte delle funzionalità e degli strumenti non sono disponibili. I file possono essere aperti, visualizzati e stampati, ma non modificati o salvati. Le applicazioni non possono essere avviate dal desktop, ma si apriranno dopo aver cliccato su un documento appropriato.

Durante questo periodo l’abbonamento può ancora essere rinnovato.

Dopo 121 giorni: disabilitato

Allo scadere del 120esimo giorno l’abbonamento a Office 365 è definitivamente disabilitato.

Nessuno, amministratori inclusi, può accedere al servizio o alle applicazioni, quindi è impossibile eseguire il backup dei dati dei dipendenti.

A partire dal giorno 121 Microsoft inizia a eliminare i dati dell’abbonamento dai suoi server. L’azienda non comunica una data entro la quale saranno eliminati tutti i dati. Le imprese che desiderano cancellare i dati non appena possibile possono richiedere una cancellazione accelerata, rivolgendosi al supporto di Microsoft. In questo caso i dati pertinenti verranno eliminati entro tre giorni.

Durante questo periodo gli amministratori non possono ripristinare un abbonamento e quindi accedere ai dati archiviati in cloud e alle applicazioni di Office. Nell’ipotesi che l’azienda desideri continuare a utilizzare Office 365, deve acquistare nuovi abbonamenti o licenze perpetue stand-alone.