Organizzare le attività in team di lavoro orientate allo smart working è una realtà sempre più consolidata, ma spesso non si riesce a coniugare la comunicazione e l’organizzazione con la produttività, tanto che partecipare a riunioni, collaborare a progetti con altri utenti e gestire le email rischia di diventare un lavoro nel lavoro stesso.

Per ottimizzare il tempo sul lavoro, occorre quindi dotarsi degli strumenti giusti e i software gratuiti di collaborazione online come Trello, Slack e Stride possono rivelarsi dei validi alleati. Ecco una guida per scegliere i migliori e capire quali siano i più adatti per le proprie esigenze.

Stride

Stride offre chat room, file condivisi e chat audio e video per voi e i vostri colleghi. Si tratta di un servizio piuttosto recente, anche se è ormai disponibile gratuitamente da diversi anni. In realtà Stride, svelato tre mesi fa, è il nome dell’ultima versione del servizio di chat e file sharing HipChat e si basa proprio sulle feature di questo prodotto.

La versione gratuita include chat audio e video illimitate (anche il numero di utenti in azienda è illimitato), uno spazio gratuito online di 5GB e una cronologia della chat fino a 25.000 messaggi. Gli strumenti collaborativi Actions e Decisions servono agli utenti per taggare e marcare messaggi in modo da seguirne “la storia” all’interno della chat.

Stride Standard costa invece tre dollari al mese per singolo utente e include feature avanzate come gestione e controllo desktop da remoto, con in più storage e cronologia messaggi illimitati.

Appear.in

Volete chattare in video con un massimo di otto colleghi contemporaneamente senza alcuna registrazione? Appear-in potrebbe fare al caso vostro. Basta infatti creare una videochat dal browser, inviare il rispettivo URL tramite email o SMS e il gioco è fatto. Si tratta inoltre di un servizio cross-platform che funziona sia su qualsiasi browser, sia tramite l’apposita app mobile per iOS e Android.

La versione gratuita di Appear.in si basa su una struttura peer-to-peer e in questo caso il peso sul processore non è poco. Se quindi si ha un PC poco performante e non si vuole chattare con il classico collo di bottiglia a rallentare il tutto, è consigliabile passare alla versione a pagamento (12 dollari al mese per una chatroom), che oltre a portare il numero massimo di utenti a 12 si basa su un server centrale che invia un singolo feed video a ogni utente, riducendo così non poco il lavoro svolto dal PC o dal dispositivo mobile.

Come altra feature è disponibile anche la condivisione del proprio schermo, mentre per conservare i file e le chat bisogna rivolgersi a un altro tool o servizio.

Trello

Trello è uno degli strumenti oggi più utilizzati per la condivisione di task lavorative. La sua struttura (anche grafica) si divide in bacheche (private o di gruppo), che a loro volta contengono le liste, le quali sono formate da schede e ciò consente di avere una organizzazione molto semplice del lavoro, ma al contempo permette di tenere traccia di ogni singolo elemento.

Si possono condividere file all’interno di Trello allegandoli dal proprio PC o dai principali servizi di cloud storage (Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive) e si può decidere se ricevere notifiche sull’app mobile, via email o direttamente nel browser, in modo da sapere ad esempio se lo stato del progetto è cambiato o da rispondere a eventuali commenti sull’andamento dei lavori.

Il piano gratuito mette a disposizione bacheche, schede e utenti illimitati, seppur con il limite di 10MB per i file allegati e di un solo Power-Up (gli add-on di Trello) per scheda. Il piano a pagamento invece aggiunge alcune opzioni per il controllo dell’accesso come l’autenticazione a due fattori ed elimina le restrizioni sui Power-Up e sulle dimensioni dei file allegati.

Asana

Asana raggruppa i lavori in progetti e permette di allegare commenti o file alle conversazioni. File che possono essere caricati da un PC o legati a servizi come Dropbox, Box, OneDrive e Google Drive. La versione gratuita di questo servizio offre progetti, conversazioni e task illimitati ma solo fino a un massimo di 15 membri.

Se si supera questa soglia, bisogna pagare 9,99 dollari al mese per utente o sottoscrivere un piano enterprise. Le versioni a pagamento di Asana includono anche dashboard avanzate e funzioni di ricerca, report e gestione utente.

Google

È possibile mettere in piedi un ambiente di lavoro collaborativo per un piccolo team di utenti utilizzando gli strumenti gratuiti di Google. Iniziando con un un account Gmail per ogni utente, fino a 10 persone possono condividere una videochiamata e fino a 100 persone possono partecipare a una chat utilizzando Hangouts.

I team possono coordinarsi con Google Calendar, collaborare o modificare testi, fogli di calcolo o presentazioni con Google Docs e condividere file con Google Drive. È anche possibile pagare 5 dollari al mese per utente per utilizzare G Suite, una combinazione di Gmail, Docs, Drive, Hangouts e Calendar rivolta alle aziende, grazie a un ampio range di strumenti per la gestione sicura di utenti, dispositivi e dati.

FarmaCloud

Farmasoft mette a disposizione una suite collaborativa molto completa, con strumenti gratuiti da utilizzare senza registrazione. FarmaCloud include un editor di testi (Framapad), un foglio di calcolo (Framacalc), uno strumento di survey (Framaforms), un calendario condiviso (Framagenda), due pianificatori di progetti (Framaboard, Framaestro), un tool per creare e condividere presentazioni (Framaslides), una chat room di gruppo (Framateam), un manager di mailing list (Framalistes), un tool di videoconferenza (Framatalk) e un servizio di storage per i file condivisi (Framadrop).

Servizi completamente gratuiti ma che in alcuni casi sono solo in lingua francese, sebbene l’intuitività dell’interfaccia aiuti a destreggiarsi tra i vari comandi. In ogni caso, se pensate che Framasoft stia inseguendo il modello collaborativo di Google soprattutto come varietà di funzioni e strumenti, avete ragione.

InvisionApp

InvisionApp è uno strumento collaborativo per designer. Permette infatti di creare design wire-frame per pagine web e app, visualizzando il loro funzionamento e condividendoli con clienti e colleghi per ricevere feedback e commenti.

La collaborazione in questo caso avviene sotto forma di webcast in cui tutti i partecipanti possono disegnare o scrivere i loro commenti in una finestra della chat. Le modifiche al design originale possono essere fatte però solo da chi ha creato il documento.

La versione gratuita è limitata a una scheda o a un prototipo, mentre quella a pagamento (9,99 dollari al mese per utente) permette a un team di al massimo cinque persone di collaborare su un progetto senza alcun limite di prototipi o schede.

Slack

Slack è ormai diventato un hub per gli strumenti di collaborazione online. Molti dei tool appena descritti offrono infatti l’integrazione con Slack come feature e a sua volta Slack propone l’integrazione con molti altri servizi.

Slack si compone di una serie di chat room di gruppo con strumenti per controllare chi può accedere alle varie “stanze” e per cercare e gestire la cronologia delle chat e i documenti allegati. Utilizzando la stessa applicazione (app mobile o interfaccia web), è possibile partecipare a chat di gruppo create e gestite da diverse organizzazioni. Slack inoltre non si limita alle chat, ma offre anche strumenti di chiamate audio e video e lo storage di un massimo di 5GB di file allegati alle conversazioni.

La versione gratuita limita a 10 il numero di servizi di terze parti che è possibile integrare e a 10.000 i messaggi che possono essere cercati. I piani a pagamento permettono alle aziende di invitare utenti ospiti nelle loro chat, di usare strumenti per l’autenticazione a due fattori e di eseguire videochat con un massimo di 15 partecipanti. Lo storage dei file viene inoltre aumentato fino a 10GB per singolo utente.