Microsoft Planner: un rivale di Trello con Office 365 nel cuore

Teams, lo strumento di chat di gruppo di Microsoft, ha sicuramente attirato più attenzione quando è stato lanciato lo scorso anno lasciando nell’ombra Microsoft Planner, strumento volto ad aiutare i team di lavoro a coordinare progetti, condividere file e lavorare in modo più efficace.

Presentato come strumento di gestione delle attività leggero, collaborativo e altamente visivo, Planner si posiziona in questo settore come un rivale del popolare Trello (proprio come Teams è visto come una risposta a Slack). In un campo collaborativo così affollato come quello odierno Planner va però a competere anche con strumenti come Asana e Smartsheet, che offrono alternative a più complesse applicazioni di project management.

Come funziona Planner?

Ogni piano di progetto di Microsoft Planner ha una propria board contenente le schede attività organizzate in “bucket”. Ogni scheda contiene informazioni come una descrizione e una data di scadenza. Alle schede si possono allegare file e i membri del team possono lasciare commenti, mentre i leader possono assegnare un’attività a singoli o a più membri del team, che saranno informati via email.

I bucket vengono utilizzati per rappresentare lo stato di un progetto specifico. Ciò significa ad esempio che un’attività viene trascinata dal bucket “Da fare” a quello “Completato” mentre il lavoro viene completato. Coloro che hanno già utilizzato Trello troveranno familiare il modo in cui funziona Planner.

Grafici offre una panoramica di livello superiore del lavoro in corso, consentendo ai membri del team di vedere lo stato e l’avanzamento di vari progetti a colpo d’occhio. Ciò rende più facile vedere quando qualcuno può essere in ritardo rispetto al programma o se un determinato membro del team ha una scadenza incombente. La visualizzazione Grafici mostra anche quale attività è stata assegnata a un membro del team, offrendo una panoramica del carico di lavoro corrente e del lavoro completato.

Il supporto per dispositivi iOS e Android è stato annunciato a maggio e consente agli utenti di visualizzare e aggiornare i piani in mobilità una volta creati utilizzando la web app. Microsoft sta inoltre lavorando per aggiungere notifiche push per dispositivi mobile.

Uno dei punti di forza di Planner risiede nella sua integrazione con altri strumenti di Office 365 come Teams e Project. Ad esempio, è possibile collegare un’attività di Project Online a Planner e ciò consente a un project manager di affidare la gestione di un’attività a un collega utilizzando Planner. I file condivisi sono archiviati in SharePoint per un facile accesso e ciascuna scheda è connessa a un blocco appunti di OneNote per consentire ai membri del team di visualizzarli. Planner è inoltre integrato con i gruppi di Office 365, rendendo le conversazioni disponibili in Outlook.

Accanto alle integrazioni di Office 365, un altro punto di forza di Planner è la sua facilità d’uso. “Planner è un buono prodotto per gli utenti di Office 365 se non si è alla ricerca di uno strumento particolarmente approfondito” ha affermato Wayne Kurtzman, research director di IDC. “Le sfide arrivano se mai con flussi di lavoro più complessi e il reporting aziendale è ancora in evoluzione”.

Planner si può infatti considerare come una via di mezzo tra uno strumento per prendere appunti e applicazioni come Microsoft To-Do. “Gli utenti più esperti di Microsoft Project non vogliono o non possono rinunciare alla sua granularità per un flusso di lavoro giornaliero relativamente più semplice e visuale come quello offerto da Planner”, ha continuato Kurtzman.

Anche secondo l’analista di 451 Research Raul Castañón-Martínez Planner è più adatto a progetti meno complessi che richiedono un approccio collaborativo. “È però anche uno strumento più flessibile e quindi può affrontare una vasta gamma di casi d’uso”.

Planner è disponibile come parte dei seguenti abbonamenti di Office 365: E1-E5, Business Essentials, Business Premium ed Education. L’inclusione di un’app di gestione delle attività negli abbonamenti di Office 365 offre a Microsoft un punto di differenziazione rispetto alle opzioni autonome. “Microsoft è il fornitore leader in ambito enterprise e ha un’importanza tale che può permettersi di raggruppare i suoi prodotti per escludere potenziali concorrenti”, ha dichiarato Castañón-Martínez.

Detto questo, i concorrenti minori di Microsoft hanno i loro vantaggi. Gli strumenti freemium standalone come Trello e Asana hanno beneficiato dell’adozione diffusa da parte degli utenti aziendali piuttosto che dell’adozione spinta dagli amministratori IT. Secondo Castañón-Martínez i dipendenti hanno più influenza che mai quando si tratta di scegliere gli strumenti che utilizzano per svolgere il loro lavoro.

“In questo senso i produttori emergenti hanno il sopravvento. Microsoft non può facilmente replicare il vantaggio chiave che i più piccoli fornitori emergenti hanno in termini di adozione organica e virale; proprio come Slack, alcuni dei concorrenti di Planner traggono vantaggio da questo fatto. Se gli utenti preferiscono altri strumenti, sarà molto difficile trasferirli in Planner”.

Il futuro di Planner

Secondo la roadmap dei prodotti di Microsoft, le prossime funzionalità di Planner includono l’accesso guest che supporterà l’assegnazione delle attività e la collaborazione con i membri del team in organizzazioni separate. Previsto per il lancio all’inizio del 2018, l’accesso guest è progettato per aiutare i team a collaborare con fornitori e partner di canale in modo più efficace. Gli utenti di Planner inoltre saranno presto in grado di visualizzare tutte le attività assegnate direttamente dai team.

Sebbene l’ingresso di Microsoft nel mercato della gestione delle attività rappresenti una sfida per i fornitori emergenti, secondo Castañón-Martínez c’è spazio per i vari Trello, Asana e Basecamp. “Alcuni di questi potrebbero alla fine uscire di scena, ma mi aspetto che altri rimarranno e avranno successo. Inoltre, credo che il workplace del futuro vedrà un insieme più diversificato di strumenti di diversi. Microsoft e Google non hanno pienamente abbracciato questo concetto, ma mi aspetto che prima o poi lo faranno”.