Workday Rising 2018: l’intelligenza artificiale al servizio del cliente

Difficile riassumere in poche righe gli incredibili successi collezionati da Workday negli ultimi mesi. La piattaforma cloud per la gestione di tutti i servizi collegati a HR, operazioni finanziarie e pianificazione si è aggiudicata il primo posto del prestigioso Future 50, annovera numerose aziende Fortune 500 nel proprio portfolio e, secondo un’indagine esterna e indipendente, ha collezionato addirittura il 98 percento di soddisfazione tra i propri clienti. Inoltre, è stata riconosciuta come la “migliore azienda per cui lavorare” in diversi Paesi del mondo. Ma la celebrazione di questi risultati ha occupato solo una piccolissima parte dell’evento annuale Workday Rising, tenutosi quest’anno a Vienna con oltre 2.500 partecipanti. Il resto del tempo è stato dedicato completamente alle aziende che utilizzano la piattaforma, a cui è stato lasciato il palco fin dal primo giorno per raccontare e condividere le proprie esperienze, e alle numerose innovazioni aggiunte recentemente al servizio.

Adaptive Insights e l’integrazione in Workday

Tra le tante novità annunciate, che dimostrano un costante impegno a migliorare sempre di più la piattaforma, spicca l’acquisizione di Adaptive Insights, conclusasi a inizio agosto. La soluzione di Adaptive Insights è all’avanguardia per quanto riguarda la pianificazione, con la possibilità di valutare scenari multipli con diverse variabili nel proprio piano economico e in tutte le fasi della gestione operativa dell’azienda. La scelta di compiere questo importante passo è nata dalla consapevolezza di Workday di dover offrire ai propri clienti un sistema di pianificazione di alto livello, operazione che avrebbe richiesto almeno cinque anni per lo sviluppo interno. Visti i numerosi punti di contatto con la piattaforma di Adaptive Insights, a cominciare dalla visione generale del business, è stato facile trovare un punto di incontro tra le due aziende. Adaptive Insights continuerà a offrire la propria soluzione anche come piattaforma separata, soprattutto per i numerosi clienti già attivi, ma è facile immaginare che molti di questi passeranno alla soluzione più completa integrata in Workday. Saranno necessari probabilmente 12 mesi per completare la prima fase di fusione delle due soluzioni.

Un cervello artificiale per Workday

L’aspetto che abbiamo trovato più interessante nell’evoluzione della piattaforma Workday è l’integrazione profonda dell’intelligenza artificiale e del machine learning. Ne abbiamo parlato a lungo con David Clarke, Senior Vice President, Technology Infrastructure, e con David Sohigian, Chief Technology Officer.
In virtù della natura del lavoro svolto, il sistema elabora un numero incredibile di dati per conto delle aziende che lo utilizzano, e si tratta di informazioni verificate e attendibili. L’intelligenza artificiale è quindi in grado di svolgere due compiti essenziali: individuare le anomalie, quando si verificano picchi positivi o negativi in qualsiasi campo, e suggerire proattivamente soluzioni atte a migliorare l’efficienza del business. Ai clienti di Workday verrà chiesto se desiderano alimentare il machine learning con i dati della propria azienda, che ovviamente verranno gestiti in maniera anonima e sicura. In questo modo, l’intelligenza artificiale potrà crescere e migliorare rapidamente nel tempo. Tutti comunque, a prescindere dal fatto che partecipino o meno a questa fase, usufruiranno dei vantaggi offerti dall’IA di Workday.

Un esempio concreto di come l’intelligenza artificiale potrà fornire un contributo utile viene dallo sviluppo dei talenti interni: analizzando i dati HR di ciascun dipendente, il sistema suggerirà come potrebbe essere messo in condizione di sfruttare al meglio le proprie capacità, per esempio con uno spostamento oppure un avanzamento. Al tempo stesso, Workday suggerirà anche ai dipendenti come potrebbero far evolvere la propria carriera, mostrando persino quali skill dovrebbero essere affinate e proponendo corsi online per migliorare in aree specifiche.

Le potenzialità di questo sviluppo sono enormi. Ovviamente una simile implementazione dell’intelligenza artificiale fa nascere anche delle preoccupazioni, relative soprattutto alla possibilità che i manager con il tempo imparino ad affidarsi troppo al sistema, perdendo le proprie capacità critiche e analitiche, ma dobbiamo dire che parlando con i responsabili dello sviluppo tecnologico di Workday è emersa una percezione molto chiara del problema e la consapevolezza di dover lavorare per far sì che questo resti uno strumento utile e non penalizzante, sia dal punto di vista del business, sia da quello etico e morale.

Per Workday, l’implementazione dell’intelligenza artificiale deve infatti seguire quattro principi basilari nei confronti dei clienti:

• rispetto della privacy
• innovazione responsabile
• salvaguardia finanziaria
• rispetto della fiducia

Il segreto di Workday: Power of One

Un’unica piattaforma, uguale per tutti, aggiornata centralmente: è questo forse l’ingrediente più importante nella miscela che ha decretato il successo di Workday. Tutti i clienti hanno accesso allo stesso identico sistema, del quale poi possono decidere di attivare tutte le funzioni o solo alcune. Ogni azienda è libera di configurare il proprio accesso in base alle esigenze, ma non ci sono personalizzazioni sul software. E ogni singola funzione è costruita sullo stesso motore, non si tratta di applicazioni diverse collegate tra loro.

Il concetto di Power of One si applica anche alla raccolta dei dati. Per esempio, tutte le aziende possono confrontare i propri risultati con i benchmark del settore raccolti da Workday, in modo assolutamente anonimo, tra i propri clienti. E, con l’intelligenza artificiale, come precedentemente detto, le società che accettano di partecipare contribuiranno a rendere più efficiente il sistema per tutti.

Tra i piani di sviluppo futuro per la piattaforma condivisa troviamo particolarmente interessante l’apertura di un marketplace, all’interno del quale saranno disponibili applicativi in grado di aggiungere funzioni specifiche. Il sistema è molto simile a quello usato da Apple per iOS. In una fase iniziale, saranno solo clienti e partner selezionati a poter proporre nuovi applicativi, ma in futuro il marketplace dovrebbe diventare uno spazio aperto a tutte le aziende, ovviamente con il rigoroso controllo di Workday in termini di sicurezza e corretto funzionamento.

Cosa pensano i clienti di Workday

Abbiamo parlato con Minje De Lasson, Director, HR Effectiveness & HRIS, dell’azienda danese ALK, che opera nel settore farmaceutico e utilizza Workday dal 2015, principalmente per gestire i propri 2.500 dipendenti in diversi Paesi. Le abbiamo chiesto il suo punto di vista rispetto alla collaborazione con Workday e ne è emerso un quadro molto positivo. Innanzitutto, soddisfazione per l’implementazione, che ha rispettato perfettamente tempistiche e previsioni di budget. Questo è un mantra che nel corso dell’evento si è sentito molto spesso e sembra che mantenere le promesse in termini di tempi e costi sia uno dei punti saldi di Workday nel rapporto con i clienti. Sul motivo della scelta di questa soluzione rispetto a quelle proposte dai concorrenti, Minje ha spiegato che Workday era l’unica di cui si percepisse fin da subito la reale integrazione di tutti gli elementi. Un sistema unico capace di gestire le esigenze di diversi Paesi, con un’interfaccia chiara e piacevole, facilmente adattabile a sviluppi e cambiamenti futuri. Inoltre, per ALK era importante trovare una piattaforma che potesse essere gestita direttamente dalle risorse interne, senza doversi affidare a costosi consulenti esterni.

Workday viene abitualmente usato anche dai dipendenti dell’azienda ALK, non solo da chi si occupa di HR: in media sono 1.700 le persone che ogni mese accedono al sistema, di cui circa 100 tramite l’app installabile su smartphone e gli altri da desktop. Da qui possono chiedere i giorni di ferie, controllare eventuali posizioni aperte e molto altro ancora.

Adesso anche su Amazon Web Services

Durante lo svolgimento del Workday Rising, l’azienda ha annunciato che i primi clienti negli Stati Uniti hanno cominciato a utilizzare la piattaforma sul cloud pubblico di Amazon. Per adesso questa opzione viene resa disponibile solo negli USA e in Canada, ma nella prima metà del 2019 dovrebbe essere estesa anche alla Germania e, a seguire, ad altri Paesi.

I vantaggi di adottare questa soluzione sono molteplici:

• Massima scalabilità, per poter affrontare tranquillamente picchi di utilizzo senza rallentamenti.
• Zero downtime, ovvero servizio attivo sempre garantito.
• Massima flessibilità rispetto ai regolamenti nazionali sulla gestione dei dati, per aziende che operano in diversi mercati.

Workday Rising: benvenuta a Milano

Per concludere l’evento, una notizia molto positiva: la prossima edizione del Workday Rising si terrà a Milano. Un riconoscimento del fatto che l’Italia, mercato nuovo per l’azienda, rappresenti un target di grande interesse e anche un riconoscimento delle potenzialità del nostro Paese. Possiamo già dirvi che il Workday Rising 2019 si terrà dal 12 al 14 novembre nel capoluogo lombardo.