Microsoft Outlook e Gmail di Google sono i due servizi di posta elettronica oggi più diffusi, sia per uso aziendale che personale.

Sebbene offrano funzionalità simili, entrambi hanno i loro promotori e detrattori. Qui confrontiamo le caratteristiche più importanti di Outlook e Gmail per aiutarvi a scegliere il servizio di posta elettronica più adatto per la vostra azienda.

Nel confronto esaminiamo Outlook come parte della suite cloud Office 365 di Microsoft, anziché come prodotto standalone di Exchange, e Gmail come parte dell’offerta di software aziendali G Suite.

L’esperienza utente

Sia Outlook che Gmail offrono un’interfaccia utente semplice, con design unici che rendono facile la navigazione.

Nel 2018 Microsoft ha lanciato una nuova funzione di barra multifunzione progettata per allinearsi meglio con altri software Office e ridurre il “disordine” nella parte superiore della casella di posta in arrivo. Gli utenti possono personalizzare o rimuovere i comandi in base ai propri stili ed esigenze di lavoro.

Sono stati apportati aggiornamenti anche all’elenco dei messaggi ricevuti. Gli utenti possono identificare i messaggi importanti mettendoli in grassetto o contrassegnandoli con chiari marcatori visivi.

Il pannello di lettura di Outlook è disattivato per impostazione predefinita, ma gli utenti possono attivarlo in qualsiasi momento. Anche il riquadro delle cartelle è stato aggiornato per includere icone di preferiti, cartelle personali e gruppi.

Nel complesso, nell’esperienza utente di Outlook per Windows sono state semplificate la navigazione e la personalizzazione in base alle esigenze individuali.

Gmail si è sempre vantata di offrire una vista inbox pulita e semplice, completa di funzionalità personalizzabili.

La caratteristica principale che cattura l’interesse degli utenti è la visualizzazione delle email per “conversazione”, che rende più facile e immediato l’invio dei messaggi.

Gmail include filtri ed etichette per la gestione della posta elettronica, con la possibilità di filtrare i messaggi in base a mittente, destinatario, presenza di allegati.

Con l’ultimo aggiornamento del 2018 Google ha introdotto una nuova interfaccia utente, che integra calendario e attività nella posta in arrivo e nuove funzionalità per posticipare un’email, inviare promemoria, utilizzare risposte automatiche, oltre a una migliorata funzionalità offline. Google applica l’esperienza di machine learning in Gmail per rendere le email più “intelligenti”, per esempio con l’opzione di ordinarle per importanza.

Spazio di archiviazione

Microsoft e Google offrono entrambi 15 GB di spazio di archiviazione gratuito per i loro servizi di posta elettronica. Tuttavia, l’offerta di archiviazione di Gmail è distribuita anche su Google Drive e Google Foto, il che significa che lo spazio effettivo per la posta elettronica è inferiore. È comunque improbabile che un utente aziendale opti per il servizio gratuito.

Google offre spazio di archiviazione cloud illimitato sia per i piani Business che per quelli Enterprise, oppure fino a 1 TB per le aziende con meno di cinque utenti.

Un tempo Microsoft non era chiara sullo spazio di archiviazione fornito agli utenti. Tuttavia, nel corso degli anni, ha confermato che fornisce 15 GB di spazio di archiviazione per ogni account Outlook, che può essere aumentato utilizzando il servizio a pagamento.

Gli abbonati aziendali di Microsoft Office 365 dispongono di 50/100 GB di spazio per la posta elettronica, a seconda del piano sottoscritto, e di 1 TB di spazio di archiviazione totale come standard.

Integrazioni e componenti aggiuntivi

Sia Gmail che Outlook fanno parte di suite per ufficio più ampie, che comprendono archiviazione di file, programmi di elaborazione testi, fogli elettronici e strumenti di presentazione.

Gli utenti di Google Doc, Fogli e Presentazioni possono invitare altri a modificare documenti e collaborare in tempo reale, suggerendo modifiche, apportando cambiamenti o esaminando la cronologia completa delle modifiche del documento.

Inoltre, con Gmail è possibile aprire un allegato email che verrà avviato nell’integrazione pertinente, pronto per essere revisionato, modificato e così via.

Allo stesso modo, Outlook offre facile accesso a Word, Excel, PowerPoint e OneNote dal client di posta elettronica.

Entrambi i servizi sono dotati di calendari e contatti perfettamente integrati, nonché di pianificazione della posta elettronica, filtri, flag e ricerche intelligenti. Outlook ospita anche una buona varietà di add-ons (o “add-ins”, come li chiama Microsoft), incluse piattaforme di pagamento online come PayPal e altri componenti aggiuntivi come GitHub, Twitter e Trello.

Dimensioni degli allegati

In genere gli utenti aziendali possono superare il limite predefinito di dimensioni dei file, se il server di posta lo consente. Ciò include la compressione o il salvataggio dei file in un servizio cloud come OneDrive, Dropbox, iCloud o Google Drive e la condivisione di un link.

Per le email aziendali, il limite massimo degli allegati di posta elettronica in Outlook è di 20 MB.

In Gmail il limite è di 25 MB e, se gli allegati superano questo limite, il servizio aggiunge automaticamente un link di Google Drive. Il destinatario potrà aprire il file cliccando sul link.

Videoconferenze

Entrambi i client offrono solide funzionalità di videoconferenza integrate. Google Hangouts è molto intuitivo e le sue funzioni per le riunioni sono eleganti e facili da usare. Gli utenti Microsoft possono integrare Skype con il loro client di posta elettronica.

Gli utenti Gmail Business possono creare una videoconferenza Hangouts con un massimo di 25 partecipanti o fino a 50 utenti aziendali Gmail. Gli utenti di Outlook hanno accesso a Skype come standard, e gli abbonati al piano Business Premium di Office 365 hanno accesso anche a Microsoft Teams, dove possono creare videoconferenze con un massimo di 250 persone (anche se, ovviamente, non saranno mostrate contemporaneamente tutte le schermate video).

Sia Outlook che Gmail semplificano l’invio di una richiesta di videoconferenza via email, tramite Hangouts o Teams. Tutto ciò che il destinatario deve fare è cliccare sul link e seguire le istruzioni, impiegando in genere pochi minuti per accedere alla videoconferenza.

Sicurezza

Esistono poche differenze tra le funzionalità di sicurezza di Outlook e Gmail. Entrambi forniscono autenticazione in due passaggi e filtri antispam.

Inoltre, entrambi offrono un’opzione di “mittente verificato”, per assicurarvi che solo gli indirizzi attendibili possano contattarvi.

È interessante notare che Google ha lavorato con algoritmi di apprendimento automatico per ridurre la quantità di attacchi di phishing ricevuti dagli utenti. Le email vengono etichettate con un sistema di avviso basato sul colore: se un messaggio è ritenuto dannoso, viene contrassegnato in rosso, mentre i rischi minori sono contrassegnati in giallo.

Come per la maggior parte delle preoccupazioni per la sicurezza, la più grande minaccia per un’azienda sono le persone. Al di là della delle caratteristiche del servizio, quindi, è opportuno investire sulla formazione dei dipendenti.

Prezzi

Attualmente Gmail può essere acquistato come parte di G Suite a 8 € per utente/mese per il piano Standard o 23 € per utente/mese per il piano Enterprise. Entrambi offrono storage cloud illimitato, email aziendale, calendari condivisi, videoconferenze e messaggistica istantanea protetta, oltre all’accesso all’intera suite di produttività di Google.

Google ha annunciato che il 2 aprile 2019 aumenteranno i prezzi di G Suite Basic e G Suite Business: è il primo aumento in 10 anni. Gli aumenti previsti sono di 1 dollaro per l’edizione Basic e 2 dollari per l’edizione Business, con i dovuti aggiustamenti di valuta.

Outlook, come parte di Office 365, è disponibile in due piani aziendali: Office 365 Business costa 8,50 € per utente/mese, mentre Office 365 Business Premium costa 10,50 €.

I due piani includono l’accesso all’intera suite di produttività online di Microsoft, oltre a OneDrive, mentre Microsoft Teams è disponibile solo con il piano Business Premium.

Per i clienti Office 365 Enterprise ci sono tre livelli di pagamento: E1, E3 ed E5. Outlook non è disponibile su E1 (6,70 € per utente/mese), mentre è compreso in E3 (19,70 € per utente/mese) ed E5 (34,40 € per utente/mese).

I clienti Enterprise hanno accesso a Outlook, all’intera suite di produttività, Exchange, SharePoint, Stream, Yammer, oltre a Power BI Pro per i clienti E5.

Conclusione

Dal confronto generale su prezzi, esperienza utente, storage e sicurezza emerge che i due servizi di posta elettronica sono molto simili tra loro.

La scelta dipende quindi dalle esigenze aziendali e da una più ampia valutazione sulla suite di produttività a cui l’azienda vuole affidarsi.

Sia Google che Microsoft offrono piani gratuiti per testare le rispettive suite, che possono essere provate prima dell’acquisto.