A fronte del trend di crescita globale del remote working, l’Italia ha ancora molta strada da fare a livello organizzativo. Sebbene questa forma di lavoro a distanza si pratichi nel 67% delle aziende, solo il 5% ha infatti già adottato una soluzione mobile per rilevare dati di presenza dei collaboratori. In circa 4 casi su 10 è necessario possedere fisicamente un badge o un cartellino cartaceo per segnalare la propria presenza al lavoro, oppure non viene effettuato nessun tracciamento. Un limite considerevole, a fronte di uno scenario occupazionale sempre più liquido, in cui spesso il personale non opera dalla sede aziendale o non ha a disposizione un PC nel luogo in cui sta lavorando.

È quanto emerge dal Fluida Digital Workforce Report 2019, un’indagine effettuata da Fluida su oltre 150 aziende italiane nel periodo Dicembre 2018 – Marzo 2019. Lo studio ha coinvolto imprenditori, manager e responsabili HR di realtà fino a 5000 dipendenti e ha permesso di tracciare un quadro ancora acerbo in termini di digitalizzazione nella gestione del personale.

Gestione presenze

Mentre il lavoro remoto gioca un ruolo via via più incisivo nell’organizzazione delle aziende, emerge il gap esistente tra le reali esigenze d’uso e interazione degli utenti finali, che si connettono da mobile per il 71% del tempo (fonte Comscore, 2018), e gli attuali sistemi per la gestione delle risorse umane nella maggior parte della realtà italiane, prevalentemente basati su accesso da desktop, device di rilevazione locale, conteggi manuali o assenza totale di tracciamento.

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In buona parte dei casi, infatti, è necessario possedere fisicamente un badge (+31%) o un cartellino cartaceo (7%) per segnalare la propria presenza al lavoro. In una piccola porzione di aziende si utilizzano sistemi accessibili solo da PC (8%) o basati sulla lettura di impronte digitali (3%), mentre solo nel 5% delle aziende oggetto dello studio si sfruttano le potenzialità dello smartphone.

Monitoraggio in tempo reale

Le imprese sono in grado di sapere in tempo reale chi è operativo in un preciso momento e da quale luogo? Lo studio ha evidenziato che nel 60% circa dei casi non è possibile accedere a questa informazione in pochi istanti. Del resto, nel 39% delle imprese analizzate le presenze non vengono tracciate in alcun modo o ci si basa su strumenti “analogici”. Nei casi in cui si utilizzino strumenti digitali, inoltre, non è sempre possibile ottenere l’informazione in tempo reale, a causa della minor accessibilità ai dati nei sistemi che non usufruiscono di infrastrutture cloud.

Gestione assenze

2 aziende su 3 non usano software per registrare e gestire assenze di dipendenti e collaboratori in modo automatizzato. Non solo: la comunicazione di ferie, permessi o malattie avviene ancora compilando un modulo cartaceo addirittura nel 14% delle imprese.

Solo il 17% si appoggia a software accessibili anche da mobile. Analogamente, a fronte di sistemi poco user friendly o procedure complesse, dall’indagine emerge che quasi 1 dipendente su 3 non usa regolarmente gli strumenti forniti per richiedere ferie/permessi e per tracciare le attività svolte (timesheet), generando problemi di rendicontazione a fine mese che nella maggior parte dei casi ricadono sul personale amministrativo o sui capi area, nonché sugli stessi collaboratori.

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Rendicontazione mensile

In circa 9 aziende su 10 è necessario che una persona in azienda investa il suo tempo a controllare i dati sulle presenze e assenze mensili, per comunicarli a chi elabora le paghe. Nel 55% dei casi questo compito è in carico all’amministrazione, nel 26% se ne occupa un capo reparto e in alcuni casi (6%) anche lo stesso titolare. Un’attività a basso valore aggiunto che potrebbe essere facilmente ottimizzata con l’impiego di strumenti digitali.

Freelance e collaboratori esterni

La situazione non è migliore per quanto riguarda il monitoraggio di freelance e collaboratori esterni, con più di 2 aziende su 3 che non usano sistemi digitali di tracciamento e analisi per gestire al meglio la relazione con lo staff che opera sotto una forma contrattuale adottata da circa 4 milioni e mezzo di persone nel nostro Paese.

Nel 69% dei casi non viene eseguito alcun tracciamento con sistemi digitali; il controllo è infatti affidato manualmente a un responsabile (27%) o basato su modalità di inserimento dati facilmente soggette ad errore umano (fogli excel 6%, calendari condivisi 10%). In molti casi è addirittura lasciato alla fiducia (13%) o sostituito da accordi “a cottimo” (13%). Una situazione che espone a rischi non solo le aziende, ma anche gli stessi freelance.

“L’ecosistema aziendale italiano ha ancora molto da fare per giungere a una gestione digitale ed efficiente del personale. Il quadro tracciato mette in luce l’inadeguatezza degli strumenti utilizzati da moltissime imprese, rispetto all’uso che ne fa un utente finale”, ha commentato Andrea Burocco, CEO e cofounder di Fluida. “Che si tratti di grandi realtà o PMI, in Fluida abbiamo deciso di spostare il focus proprio sul lavoratore, per facilitarlo nell’interazione con l’azienda. Il tutto senza dimenticare i requisiti di efficienza e rapidità di analisi e rendicontazione che ogni mese portano via tempo prezioso ad amministrativi e responsabili di reparto. Digitalizzare l’intero processo, inoltre, permette di raccogliere dati preziosi sulla forza lavoro che è possibile integrare ad altri strumenti – dai software di elaborazione paghe a piattaforme di analytics, fino a sistemi che incentivano la meritocrazia – e allo stesso tempo consente di snellire la burocrazia legata a queste attività.”