I 10 migliori servizi di condivisione file, da Amazon Drive a Tresorit

Oggi sono disponibili molte opzioni per i servizi di condivisione dei file. Dropbox, Box, Google Drive, Microsoft OneDrive e Hightail – precedentemente YouSendIt – sono tra i servizi che consentono di condividere facilmente file di grandi dimensioni, nonché archiviarli in cloud, sincronizzarli su più dispositivi e collaborare con colleghi e clienti. Ma ce ne sono molti altri, che vanno dalle offerte di base per singoli utenti (Amazon Drive) ai servizi di livello aziendale attenti alla sicurezza (Tresorit). Abbiamo scelto i dieci più interessanti, che sono presentati qui in ordine alfabetico.

Amazon Drive

amazon drive Amazon Drive è un’opzione interessante soprattutto per gli iscritti ad Amazon Prime. Gli abbonati hanno a disposizione 5GB di spazio di archiviazione gratuito e spazio illimitato per foto e video. Lo spazio può essere aumentato a 100GB per 20 euro all’anno, a 1TB per 100 euro all’anno e a scaglioni successivi fino a 30TB.

Esistono le app desktop e mobili necessarie per accedere e condividere i file, ma nel complesso Amazon Drive offre solo funzionalità di base. E’ possibile sincronizzare l’intera cartella Documenti dal proprioPC, ad esempio, ma non è possibile scegliere cartelle specifiche all’interno della cartella da sincronizzare. Amazon Drive è adatto per il backup di foto per i membri Prime, ma per tutti gli altri utenti non è la migliore opzione disponibile.

Box

box È quasi impossibile parlare di Box senza menzionare Dropbox (e viceversa), poiché i due servizi sono spesso messi a confronto. Box è sempre stato orientato verso utenti business e grandi imprese, mentre Dropbox si concentrava soprattutto su utenti singoli e PMI. Nell’ultimo anno, tuttavia, entrambi i servizi sono stati aggiornati puntando su collaborazione aziendale e gestione dei contenuti cloud tramite integrazioni con G Suite e altri servizi.

Box offre un piano gratuito per utenti privati con 10 GB di spazio di archiviazione, un limite di upload di file di 250 MB e non molto altro, ma 10 GB non sono male per un piano gratuito.

A volte Box è stato criticato per non essere intuitivo. Un recente aggiornamento ha migliorato l’interfaccia, ma sono stati mantenuti client desktop separati per l’accesso ai file e la creazione di note condivise.

Citrix ShareFile

citrix share file ShareFile, che Citrix ha acquisito nel 2011, crea un sito di condivisione file personalizzato per la vostra azienda, in modo da poter condividere facilmente i file con clienti, partner e colleghi. Per esempio, il vostro commercialista potrebbe utilizzare ShareFile per condividere in modo sicuro documenti fiscali. Il servizio offre molte funzionalità e strumenti interessanti per gli utenti aziendali, tra cui la gestione dei flussi di lavoro, la collaborazione sui documenti, le firme elettroniche e l’integrazione con Microsoft Outlook e Gmail.

Anche la sicurezza è solida, con impostazioni personalizzabili delle autorizzazioni. La dashboard di ShareFile semplifica l’aggiunta di nuovi utenti e il passaggio da cartelle personali a cartelle condivise. Sono disponibili app con funzionalità complete per Android, iOS e Windows.

ShareFile non offre alcun piano gratuito, ma è’ possibile provarlo gratuitamente per 30 giorni e non è richiesta la carta di credito.

Dropbox

dropbox Come accennato in precedenza, Dropbox e Box sono ora concorrenti acerrimi, in quanto entrambi stanno corteggiando il mercato aziendale. Entrambi offrono un solido ecosistema di app di terze parti integrate che rendono i servizi più robusti. Si sono continuamente evoluti e migliorati al punto che, per la maggior parte delle aziende, entrambi rappresentano un’ottima opzione.

La scelta può dipendere dal costo: Dropbox è più conveniente per gli utenti singoli, mentre Box può essere più conveniente per le aziende.

Per gli utenti singoli, il piano Dropbox Plus (9,99 euro al mese) offre 2 TB di spazio di archiviazione, mentre un piano Box Personal Pro per 9 euro offre solo 100 GB di spazio di archiviazione.
Per i team, il piano Dropbox Advanced offre spazio di archiviazione illimitato per 15 euro/mese/utente, mentre il piano Box Business offre spazio di archiviazione illimitato per 13,50 euro/mese/utente.

All’inizio di quest’anno, Dropbox ha aggiornato il suo client desktop. Utilizzando il client Dropbox, è possibile creare e organizzare file di Documenti, Fogli e Presentazioni Google, con collegamenti a quei documenti incorporati nelle cartelle Dropbox desiderate; condividere file e inviare messaggi in Slack; scrivere commenti sui file e altro ancora. È un aggiornamento interessante che aumenta la produttività, soprattutto per chi usa Office e G Suite.

Google Drive

google drive Per chi utilizza l’ecosistema di Google la scelta di Google Drive è abbastanza naturale, poiché il servizio si integra facilmente con la suite di produttività e altre app di Google. Vale la pena considerare Google Drive anche per le tariffe competitive: tutti gli utenti hanno a disposizione 15 GB di spazio di archiviazione gratuito (condiviso con altri servizi Google), mentre i piani a pagamento offrono 100 GB a 19,99 euro l’anno o 200 GB a 29,99 euro l’anno.

Con il client desktop Backup and Sync è possibile scegliere quale cartella del proprio computer Windows o macOS sincronizzare continuamente con Google Drive: non è necessario conservare i file in una cartella designata, come con alcuni servizi. L’organizzazione dei file di Google Drive non è così intuitiva come potrebbe essere, ma una volta presa confidenza è semplice collaborare su documenti in tempo reale, tramite Google Drive e le app di produttività di Google.

Hightail

hightail Precedentemente YouSendIt, Hightail presenta un’interfaccia costruita attorno a spazi condivisi (Space), che il servizio adatto per la collaborazione di gruppo. Quando l’utente crea un nuovo Space, assegna un nome e definisce l’obiettivo del progetto. Nel proprio spazio può richiedere approvazioni ad altri utenti su video, foto e file, tracciare tutte le attività recenti, mantenere le bozze private ma condividerle comunque con codici di accesso.

Hightail funziona bene anche con altri servizi di condivisione di file. E’ possibile trascinare e rilasciare i file in uno spazio da PC, Dropbox, Google Drive e OneDrive. Hightail è versatile, con integrazione di app di terze parti, app per iOS e Android e app macOS e Windows, con sincronizzazione automatica delle cartelle del desktop.

Esistono due tipi di piani: condivisione dei file (intesa per singoli utenti) e collaborazione creativa, che include la condivisione dei file e funzionalità aggiuntive pensate per i team. Recentemente Hightail ha aumentato le tariffe e ridotto il limite delle dimensioni dei file che possono essere condivisi da 250 MB a 100 MB per il suo piano “Lite” gratuito.

MediaFire

mediafire MediaFire è un servizio di condivisione/archiviazione di file meno conosciuto rispetto ad altri. Ma con tariffe competitive e un piano gratuito che offre 10 GB di spazio di archiviazione (paragonabile al piano gratuito di Box), può valere la pena provarlo. Il servizio gratuito (supportato dalla pubblicità) consente di caricare file di dimensioni fino a 4 GB e scansiona automaticamente i file alla ricerca di virus, una funzionalità che non offrono tutti i servizi di sincronizzazione dei file.

E’ possibile condividere collegamenti a file su Facebook, Twitter, Pinterest, Tumblr e Blogger e generare un collegamento per il download one-time. MediaFire è anche facile da usare, con un’interfaccia intuitiva. Ma attenzione: mentre ci sono app mobili compatibili per Android e iOS, MediaFire non offre un client Windows o macOS.

Microsoft OneDrive

onedrive OneDrive di Microsoft ha avuto un inizio in salita, passando da un nome all’altro: Windows Live Folders, Windows Live SkyDrive, SkyDrive e ora OneDrive. E come spesso accade con Microsoft, le funzionalità e le capacità di OneDrive (come account personali e aziendali) possono variare da una versione a un’altra.

Tuttavia, OneDrive si integra perfettamente (e senza sorprese) con Microsoft Office 365 e le app mobili di Microsoft e offre collaborazione in tempo reale sui documenti di Office. Un piano gratuito offre 5 GB di spazio di archiviazione, più di Dropbox, ma notevolmente meno di Google Drive.

Gli abbonati a Office 365 Personal ricevono 1 TB di spazio di archiviazione OneDrive incluso, mentre gli abbonati a Office 365 Home ottengono 6 TB di spazio di archiviazione – un notevole passo avanti rispetto a 1 TB dell’offerta precedente. Recentemente OneDrive ha aggiunto anche il rilevamento e il recupero di ransomware.

SugarSync

SugarSync SugarSync ha un modello di utilizzo leggermente confuso. E’ possibile designare qualsiasi cartella di file sul disco rigido da sincronizzare con il cloud – non è necessario conservare tutto in una cartella designata, come Dropbox. Per sincronizzare le cartelle, basta cliccarci sopra con il pulsante destro del mouse (dopo aver installato il client desktop SugarSync). Ma nel caso in cui desideriate una cartella designata, il servizio crea automaticamente sul computer una cartella di sincronizzazione chiamata My SugarSync (precedentemente Magic Briefcase).

Oltre a Microsoft Outlook, non esistono strumenti di terze parti integrati o addirittura l’autenticazione a due fattori, che potrebbe essere un fattore penalizzante per gli utenti aziendali. Non esiste un piano gratuito, ma è possibile effettuare una prova gratuita con 5 GB di spazio di archiviazione.

SugarSync offre la maggior parte delle funzioni tipiche dei servizi di condivisione/archiviazione/sincronizzazione dei file, tuttavia ne mancano alcune davvero importanti. Il punto a favore del servizio è che è molto intuitivo da usare.

Tresorit

Tresorit La società europea di archiviazione cloud Tresorit ha ottenuto consenso con il suo concorso di hacking qualche anno fa, offrendo 50.000 dollari a chiunque riuscisse ad hackerare i suoi server. Tresorit afferma che nessuno è riuscito nell’impresa. Chiaramente, la società punta alla sicurezza, con crittografia end-to-end, conformità HIPAA e GDPR, protezione delle leggi svizzere sulla privacy, crittografia non convergente e altre misure. Più di recente, Tresorit ha aggiunto opzioni di residenza dei dati disponibili su richiesta ai clienti di Regno Unito, Irlanda, Germania, Canada, Virginia e California.

Tresorit offre una varietà di piani personali, business e aziendali. È abbastanza facile da usare e permette di designare qualsiasi cartella (chiamata “Tresor”) sul disco rigido per la sincronizzazione.

Tresorit offre un piano gratuito (Basic), che permette anche di archivare i documenti (3 GB), non solo di inviarli. L’inserimento dei dati della carta di credito non è più richiesta per ottenere una prova gratuita del servizio.

Slack ha introdotto nuove funzionalità di sicurezza per i clienti di Enterprise Grid, tra cui controlli più rigorosi per l’accesso dai dispositivi mobili. Lanciata nel 2017 come servizio per le grandi aziende, Enterprise Grid offre funzionalità aggiuntive per supportare implementazioni su larga scala. Tra le 150 imprese che oggi utilizzano Slack Enterprise Grid ci sono Capital One, IBM e Target.

Slack ha continuato a sviluppare funzionalità di sicurezza e conformità per il software sin dalla sua introduzione, inclusa l’aggiunta di funzioni di key management lo scorso settembre. La prima serie di aggiornamenti annunciati oggi si concentra sull’accesso tramite dispositivi mobili.

Gli amministratori di Enterprise Grid potranno richiedere ulteriori processi di autenticazione oltre al single sign-on, inclusi Face ID, Touch ID e “la generazione di codici di accesso”. Gli amministratori possono anche impostare un periodo di tempo dopo il quale gli utenti devono eseguire nuovamente l’autenticazione.

I nuovi strumenti di gestione delle sessioni consentono agli amministratori di cancellare in remoto le sessioni mobili o desktop associate a un utente specifico quando un dispositivo viene smarrito o rubato. In futuro, verranno aggiunti alla dashboard dell’amministratore ulteriori controlli di gestione, che consentiranno all’IT di impostare il numero massimo di dispositivi a cui un dipendente può accedere contemporaneamente.

Altre funzionalità di gestione della sicurezza mobile pianificate sono la capacità di rilevare quando un dispositivo è stato sottoposto a jailbreak e quindi bloccarne l’accesso, nonché la possibilità di richiedere aggiornamenti delle app sui dispositivi degli utenti.

Slack ha inoltre annunciato nuove funzionalità per gestire l’accesso e la condivisione dei dati.

Gli strumenti di whitelisting del dominio consentiranno agli amministratori di determinare a quali aree di lavoro della rete aziendale i dipendenti possono accedere, disabilitando l’accesso ad aree di lavoro non approvate. “Questo non solo aiuta a proteggere le informazioni sensibili dalla condivisione in aree di lavoro non gestite, ma permette anche i team a concentrarsi sul loro lavoro più importante”, spiega la società in un post.

Slack consentirà inoltre agli amministratori di bloccare i download di file da computer desktop al di fuori di indirizzi IP approvati, mentre una funzione di controllo del browser mobile consente di richiedere che tutti i collegamenti condivisi in Slack si aprano in browser specifici gestiti all’interno di un container MAM (Mobile Application Management).

“Queste funzioni offrono ulteriore flessibilità per proteggere le app mobili Slack, soprattutto in situazioni in cui un cliente aziendale Slack non è in grado di gestire i dispositivi mobili che accedono all’account Slack, come nei casi di dispositivi partner o BYOD”, ha commentato Larry Cannell, direttore di ricerca di Gartner. “Consentono anche più criteri applicativi incentrati su Slack, come gli spazi di lavoro autorizzati”.

“Inoltre queste funzionalità sono disponibili solo tramite Slack Enterprise Grid”, ha sottolineato l’analista, “e rafforzano così il posizionamento di Grid come soluzione aziendale”.

Il mese scorso Slack – che ha recentemente completato la sua quotazione in borsa – ha annunciato che avrebbe ripristinato le password per migliaia di clienti a seguito di una violazione della sicurezza subita nel 2015.

Redazione DigitalWorld Italia