Quando si verifica un focolaio di malattia contagiosa, un disastro naturale o qualsiasi altro tipo di emergenza diffusa, ai membri del team IT potrebbe essere richiesto di lavorare da casa o in un altro luogo sicuro fino a quando le normali attività aziendali possono riprendere. Mantenere la produttività e garantire che i servizi IT essenziali continuino a funzionare ininterrottamente durante il periodo di emergenza può essere una sfida sia per i leader IT che per il personale. Ecco sette suggerimenti che possono aiutarvi a mantenere attive operazioni e attività chiave anche durante i periodi peggiori.

Organizzatevi

La maggior parte del lavoro IT può essere gestita in remoto purché le attività non comportino interazioni pratiche con le risorse fisiche aziendali. “Le riunioni di progettazione e pianificazione sono sempre preferibili da svolgere di persona, ma anche queste riunioni possono essere svolte adeguatamente da casa con strumenti di condivisione dello schermo” afferma Joe Wilson, proprietario di Volare Systems, una società di sviluppo di software personalizzato con sede a Denver con un personale in gran parte remoto.

Qualsiasi organizzazione in possesso di un solido insieme di norme e procedure operative dovrebbe essere in grado di assemblare rapidamente un team IT remoto competente o passare a uno, afferma Anita Williams Woolley, professore associato di comportamento organizzativo e teoria presso la Tepper School of Business della Carnegie Mellon University.

Patrick Costa, direttore dell’IT presso il fornitore del programma di condivisione dei costi medici OneShareHealth, afferma che la sfida di organizzare un team remoto di successo è più una questione di leadership che di tecnologia. Ricorda un’occasione in cui un problema di corruzione dei dati lo ha costretto a ottenere input rapidi da membri dello staff in tre posizioni separate. Costa decise che una teleconferenza era il modo migliore per gestire la situazione. “Una volta presa la decisione, ci sono voluti meno di cinque minuti”, ricorda. “Se siete un leader IT che ha buoni rapporti con il personale, potete assemblare il vostro team remoto con la stessa rapidità che ci vuole per un team in loco.”

Selezionate un leader forte

A seconda del reparto IT uno staff remoto può avere un solo leader o più responsabili di unità specifiche che fanno capo a un CIO o a un responsabile IT superiore. Un caposquadra, indipendentemente dalla portata o dalle dimensioni della sua squadra, non dovrebbe mai essere selezionato esclusivamente sulla base di competenze tecniche, ammonisce Allison St. John, co-fondatrice e responsabile dell’apprendimento presso The Remote Leader Project, un fornitore di istruzione e supporto a distanza.

Qualsiasi capo squadra dovrebbe possedere un alto livello di intelligenza sociale e forti capacità di collaborazione, osserva Woolley, ma ciò raddoppia quando tutto o la maggior parte dei membri del team lavora in remoto. “La ricerca mostra che i maggiori problemi si presentano quando una squadra è divisa tra alcuni membri che lavorano in remoto e alcuni che sono co-localizzati”, afferma Woolley. “Quei leader che si trovano in una posizione fisica spesso dimenticano di inserire i membri remoti nei dettagli chiave o non riescono a capire ciò che i membri remoti sanno o non sanno.”

Creare una strategia funzionale

Woolley confronta un’organizzazione IT che sta affrontando una minaccia esistenziale con uno staff ospedaliero che risponde a un codice rosso. “Quando il team dell’ospedale entra nella stanza, ha una serie di regole preesistenti su chi sarà responsabile, quali altri ruoli devono essere ricoperti e quali passaggi critici devono essere eseguiti”, spiega. Allo stesso modo, i leader IT devono avere qualcuno che possa fare un passo avanti per coordinare e facilitare una forza lavoro remota.

Meetesh Karia, CTO dell’operatore del sito Web di comparazione dei piani assicurativi Zebra, sottolinea la necessità per il team remoto di disporre del contesto, dell’autonomia e dell’autorità necessari per eseguire le attività in modo rapido ed efficace. “Dovreste renderli responsabili nel modo in cui ritenete responsabile il resto della vostra squadra”, afferma. “Concordare portata, tempo e qualità con il team e assicuratevi di ricevere aggiornamenti settimanali”.

Un team remoto ben costruito dovrebbe essere in grado di gestire praticamente qualsiasi attività. Il successo viene generalmente misurato determinando quali tipi di lavoro devono essere eseguiti in modo sincrono con un alto grado di collaborazione e quali possono essere suddivisi e svolti in modo più indipendente e asincrono. In entrambi i casi, è importante che tutte le parti si uniscano sugli stessi obiettivi. Quando questi sono poco chiari o contrastanti, sarà difficile raggiungere un lavoro collaborativo produttivo.

Costruite uno stretto coordinamento

Durante la creazione del team remoto, è possibile ridurre al minimo la disruption creando una struttura gerarchica che ricorda da vicino la sua controparte in loco. “Assicuratevi di avere le persone giuste con la giusta esperienza nel team e assicuratevi che il team sappia chi ha quali competenze”, consiglia Woolley.

Inoltre, al team remoto dovrebbe essere presentato un chiaro insieme di obiettivi che tutte le parti possono comprendere e supportare. “Se i membri operano con una diversa comprensione degli obiettivi e delle priorità, o forse hanno obiettivi contrastanti perché il caposquadra vuole che facciano una cosa, ma il loro capo vuole che facciano un’altra, allora sarà un problema”, afferma Woolley.

I team remoti devono coordinare la loro attenzione, determinare su cosa stanno lavorando insieme, cosa stanno dividendo e facendo separatamente e come fare gruppo quando necessario per affrontare problemi imprevisti. Diversi studi hanno dimostrato che i team più produttivi sono caratterizzati da “burstiness”, un periodo durante il quale i partecipanti lavorano in modo indipendente, punteggiato da periodi di lavoro condiviso. Tali team mostrano spesso un livello più elevato di reattività. “Quando qualcuno invia un messaggio, altri rispondono immediatamente”, osserva Wooley. “Al contrario, i team meno produttivi potrebbero scambiare lo stesso numero di messaggi, ma con ritardi maggiori nel mezzo.”

mondo del lavoro

Utilizzare una piattaforma di collaborazione comune

Per la maggior parte dei membri dello staff IT, il processo di lavorare da remoto è in genere semplice come collegare un desktop domestico o un computer portatile a una connessione Internet affidabile. “Potreste aver bisogno di una VPN in esecuzione per accedere alla vostra rete aziendale, ma per il resto dovreste essere a posto”, afferma Wilson.

La sfida più grande sta nella selezione di una piattaforma di collaborazione che soddisfi le esigenze dei membri del team e incoraggi interazioni energiche. Zoom e Slack sono gli strumenti di collaborazione remota più popolari, osserva Wilson. Ci sono anche una serie di task board online e strumenti di gestione dei progetti tra cui scegliere. “Per gli sviluppatori, il codice viene solitamente archiviato in GitHub, GitLab o Bitbucket”, osserva.

La buona notizia è che molte, se non la maggior parte, le organizzazioni IT utilizzano già regolarmente diversi strumenti di collaborazione all’interno dell’ufficio. “Probabilmente non dovrete cambiare strumenti quando lavorate da casa”, afferma Wilson.

Non trascurate la sicurezza

Quando si sposta il personale al lavoro remoto a tempo pieno, è necessario garantire che ogni individuo abbia la capacità di accedere in modo affidabile e sicuro ai sistemi e alle risorse aziendali di cui ha bisogno per rimanere produttivo. Un primo passo importante è l’implementazione di garanzie di accesso remoto di buon senso, come il posizionamento di sistemi e dati critici dietro una VPN, consiglia Kevin Ruthen, CTO di Support.com, un call center in outsourcing e un fornitore di supporto tecnico diretto al consumatore.

Ruthen suggerisce inoltre di utilizzare l’autenticazione a più fattori per convalidare le identità dei dipendenti e prevenire accessi non autorizzati. “È anche importante richiedere che qualsiasi dispositivo che si connette alla rete aziendale disponga della più recente protezione antivirus, antispyware e malware”, afferma. “Ciò include tutti i dispositivi personali che i dipendenti possono utilizzare quando lavorano in remoto.”

Ottimizzate la comunicazione

Quando i membri del team lavorano in modo isolato, c’è sempre il rischio che malintesi e incomprensioni sfuggano al controllo nella misura in cui incidono sulle prestazioni e sulla produttività. Le persone che lavorano a casa perdono l’accesso alle osservazioni, agli approfondimenti e agli aggiornamenti che il personale scambia abitualmente nella sala da pranzo o intorno al dispositivo di raffreddamento dell’acqua. È comune per i lavoratori remoti sopravvalutare ciò che i colleghi di un’altra sede sanno, o supporre che vedano le cose esattamente allo stesso modo, spiega Wooley. “Cercare di fare le cose da remoto senza comunicare abbastanza è destinato a lasciare molte lacune nella comprensione”, aggiunge.

Le teleconferenze in diretta, benché lungi dall’essere un sostituto perfetto per le normali battute d’ufficio, possono ancora fare molto per spremere le voci e aiutare i membri del team a rimanere in cima ai progetti e agli sviluppi attuali. “L’errore più grande commesso dai team remoti è quello di lasciare le loro telecamere Web spente”, afferma Wilson.

Eppure Woolley minimizza la capacità del video di rafforzare il lavoro di squadra. “A quanto pare, la videoconferenza è meno importante di quanto alcuni credano”, osserva. “I miei colleghi e io abbiamo condotto uno studio in cui abbiamo scoperto che i team che comunicavano solo tramite audio erano altrettanto intelligenti collettivamente dei team che utilizzavano la videoconferenza e, in un certo senso, il video ha compromesso la qualità della collaborazione.”