Con la rapida adozione di soluzioni per riunioni virtuali di livello enterprise e soluzioni di collaborazione a livello di flusso di lavoro in risposta alla pandemia di coronavirus, Gartner ha identificato tre passaggi rivolti ai leader IT per migliorare le operazioni correnti. I leader aziendali che desiderano supportare una nuova forza lavoro remota si affidano a strumenti di collaborazione per garantire la produttività e mitigare le interruzioni dell’attività.

“L’aumento delle riunioni virtuali dall’inizio della pandemia di COVID-19 sta facendo pressione sui leader aziendali affinché i dipendenti abbiano le giuste capacità tecnologiche per mantenere connessioni coerenti e di alta qualità con colleghi, clienti e partner mentre lavorano in remoto” ha affermato Mike Fasciani, direttore senior della ricerca presso Gartner. Man mano che i lavoratori diventano più dipendenti da questi strumenti virtuali di riunione e collaborazione, i responsabili IT dovrebbero seguire questi tre passaggi per fornire un’esperienza utente migliorata e sicura.

Consentire esperienze di meeting virtuali affidabili e coerenti

La maggior parte dei leader aziendali i cui dipendenti sono costretti a lavorare da casa a causa di COVID-19 ha già procurato e implementato una soluzione di collaborazione video e riunioni di lavoro di livello enterprise. Una volta implementate queste soluzioni, la larghezza di banda e l’affidabilità della rete sufficienti sono fondamentali per consentire la produttività e un’esperienza utente coerente. Le videochiamate di gruppo di alta qualità richiedono un servizio Internet in grado di fornire velocità di download e upload di almeno 1,5 Mbps.

riunioni virtuali

Sebbene oggi molte sedi dispongano di una larghezza di banda Internet a banda larga sufficiente per ospitare videoconferenze, altre non rispondono a questi requisiti. I dipendenti che risiedono in questi punti morti di Internet, che possono includere aree altamente rurali, possono sfruttare le capacità di messaggistica di collaborazione del flusso di lavoro per lavorare in modo asincrono con i colleghi o partecipare a riunioni utilizzando le opzioni audio dial-in sul proprio dispositivo di telefonia. I lavoratori remoti possono anche utilizzare smartphone abilitati per 4G, anziché PC, per connettersi a riunioni online.

“Molte videoconferenze e applicazioni di collaborazione in ambito worktream sono state realizzate con un intento progettuale mobile first”, ha affermato Fasciani. “Spesso, queste applicazioni funzionano sia su dispositivi mobili che su desktop o client Web.”

Rendete sicuri gli incontri

I problemi di sicurezza sono di primaria importanza per i leader aziendali che desiderano consentire riunioni online produttive. “Le organizzazioni possono contribuire a esperienze di riunioni più sicure, tenendo conto delle impostazioni dell’amministratore IT, rispettando i controlli degli host e il comportamento degli utenti finali”, ha affermato Fasciani. “Semplici passaggi, come l’utilizzo di un passcode host separato, la randomizzazione degli ID di riunione e la richiesta che i partecipanti si registrino al servizio prima di unirsi alla chiamata, possono fare molto per garantire che le riunioni online rimangano private.”

Rimodellare la cultura dell’incontro per promuovere la produttività

“Il sovraccarico da riunioni, che è già un problema in molte organizzazioni, potrebbe essere esacerbato in questo periodo di diffuso lavoro da remoto”, conclude Fasciani. “I manager dovrebbero sondare il proprio team per determinare il grado di sovraccarico da riunioni che sta vivendo e quindi sperimentare uno o due interventi incentrati su tipo, qualità o cadenza per migliorare le esperienze di riunione.”