Il software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP, Enterprise Resource Planning) è un sistema di applicazioni che standardizza, semplifica e integra i processi aziendali in ambito finanziario, risorse umane, distribuzione e altri dipartimenti. In genere, i sistemi ERP operano su una piattaforma software integrata utilizzando definizioni comuni di dati archiviati su un unico database.

Gli ERP sono stati originariamente progettati per le aziende manifatturiere, ma nel tempo sono stati adottati anche in altri settori, quali servizi, istruzione superiore, ospitalità, assistenza sanitaria, finanziario e governativo. In ogni settore i sistemi ERP hanno caratteristiche specifiche: per esempio, in ambito governativo i sistemi ERP utilizzano la gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) anziché gli acquisti tradizionali e seguono le regole di contabilità del governo piuttosto che i parametri GAAP. Le banche hanno procedure di liquidazione nel back-office per riconciliare assegni, carte di credito, carte di debito e altri strumenti.

I vantaggi di un sistema ERP

I sistemi ERP migliorano l’efficienza e l’efficacia dell’azienda in diversi modi. Integrando le informazioni finanziarie in un unico sistema, i software ERP unificano i report finanziari dell’impresa. Inoltre, integrano la gestione degli ordini, rendendo l’acquisizione, la produzione, l’inventario, la contabilità e la distribuzione degli ordini un processo molto più semplice e meno soggetto a errori.

La maggior parte degli ERP include anche strumenti di Customer Relationship Management (CRM) per tenere traccia delle interazioni con i clienti, fornendo così insight più profondi sul loro comportamento e sulle loro esigenze. Possono anche standardizzare e automatizzare i processi di produzione e supporto e unificare gli acquisti nelle diverse unità aziendali.

Un sistema ERP può anche fornire una piattaforma HR standardizzata per time reporting, monitoraggio delle spese, formazione e confronto delle competenze, e migliorare notevolmente la capacità di un’azienda di presentare la documentazione necessaria per provare la conformità alle norme vigenti, in ambito finanziario, delle risorse umane e della supply chain.

Il corretto funzionamento dei sistemi ERP consente alle aziende di ridurre il tempo necessario per completare praticamente ogni processo aziendale. Promuove inoltre la collaborazione attraverso dati condivisi organizzati attorno a definizioni comuni di dati, con conseguente miglioramento del processo decisionale. La standardizzazione e la semplificazione offerte dai sistemi ERP comportano un minor numero di strutture rigide, facilitando la creazione di un’impresa più agile che può adattarsi rapidamente aumentando il potenziale di collaborazione. Un database centralizzato di sistemi ERP, pur essendo un obiettivo potenzialmente più interessante, è più facile da proteggere rispetto ai dati sparsi su centinaia di sistemi.

Quattro caratteristiche chiave dei sistemi ERP

La scala, l’ambito e le funzionalità dei sistemi ERP variano notevolmente. Tuttavia, la maggior parte dei software ERP presenta le seguenti caratteristiche.

• Integrazione a livello aziendale. I processi aziendali sono integrati end-to-end tra dipartimenti e unità aziendali. Per esempio, un nuovo ordine avvia automaticamente un controllo del credito, richiede la disponibilità del prodotto e aggiorna la pianificazione della distribuzione. Una volta spedito l’ordine, viene inviata la fattura.
• Operazioni in tempo reale (o quasi in tempo reale). Poiché i processi nell’esempio sopra si verificano entro pochi secondi dalla ricezione dell’ordine, i problemi vengono identificati rapidamente, dando al venditore più tempo per risolverli.
• Un database comune. Un database comune consente di definire i dati una sola volta per tutti i reparti che li utilizzano. Alcuni sistemi ERP suddividono il database fisico per migliorare le prestazioni.
• Interfaccia coerente. I primi fornitori ERP hanno capito che il software con un’interfaccia utente coerente riduce i costi di formazione e appare più professionale. Quando un altro software viene acquisito da un fornitore ERP, l’aspetto comune viene talvolta abbandonato a favore della velocità sul mercato. Quando le nuove versioni entrano nel mercato, la maggior parte dei fornitori di ERP ripristina l’interfaccia utente coerente.

Tipi di sistemi ERP

I sistemi ERP sono classificati in livelli in base alle dimensioni e alla complessità delle imprese per cui sono progettati. I livelli tipici includono:

• Tier I. Gli ERP di livello I supportano grandi aziende globali e gestiscono tutti i problemi di internazionalizzazione, inclusi valuta, lingua, alfabeto, codici postali, regole contabili e così via. Per decenni Oracle e SAP sono stati considerati Tier I. Più recentemente sono entrate sul mercato anche Microsoft e Infor, spesso classificate come Tier I.
• Tier I Government. Gli ERP governativi di livello I supportano agenzie governative di grandi dimensioni. I fornitori supportano le sfumature della contabilità governativa, delle risorse umane e degli appalti. Oracle, SAP e PRISM di CompuServe sono considerati Tier I Government, seguite da Infor e Momentum di CGI.
• Tier II. Gli ERP di livello II supportano le grandi imprese che operano in più Paesi, ma non hanno una portata globale. I clienti di livello II possono essere enti autonomi o business unit di grandi aziende globali. La maggior parte di questi ERP ha una certa internazionalizzazione, ma non ha l’ampio respiro del livello I. A seconda di come sono classificati i fornitori, ci sono da 25 a 45 venditori in questo livello.
• Tier II Government. Gli ERP governativi di livello II si concentrano principalmente sui governi statali e locali. Tra i fornitori di questa categoria ci sono Tyler Technologies e UNIT4.
• Tier III. Gli ERP di livello III supportano le imprese di livello intermedio. La maggior parte gestisce una decina di lingue e valute, ma solo un singolo alfabeto. A seconda della classificazione degli ERP, esistono da 75 a 100 soluzioni ERP di livello III.
• Tier IV. Gli ERP di livello IV sono progettati per piccole imprese e spesso si focalizzano sulla contabilità.

Negli ultimi anni, i fornitori ERP hanno creato nuovi sistemi progettati specificamente per il cloud, mentre i fornitori ERP di lunga data hanno creato versioni cloud del loro software. Le soluzioni ERP per il cloud stanno diventando sempre più popolari e si dividono in due tipi principali:

• ERP as-a-service. Con questi ERP, tutti i clienti operano sulla stessa base di codice e non hanno accesso al codice sorgente. Gli utenti possono configurare, ma non personalizzare, il codice.
• ERP IaaS. Le aziende che fanno affidamento sul codice personalizzato nel proprio ERP non possono utilizzare un ERP as-a-service. Se desiderano operare nel cloud, l’unica opzione è passare a un provider IaaS, che sposta i loro server in una posizione diversa.

Per la maggior parte delle aziende l’ERP as-a-service offre tre vantaggi: il costo iniziale è inferiore, gli aggiornamenti alle nuove versioni sono più facili e non servono competenze interne per personalizzare il codice.

La scelta di un sistema ERP è una delle decisioni più difficili che devono affrontare i leader IT. Oltre ai criteri di livello precedente, è necessario prendere in considerazione una vasta gamma di caratteristiche e capacità. In qualsiasi settore si trovi la vostra azienda, è importante scegliere un fornitore ERP che abbia già esperienza sul campo, perché educare un fornitore sulle sfumature di un nuovo settore richiede molto tempo.

Nell’approfondimento The best ERP systems:10 enterprise resource planning systems compared trovate le indicazioni per la scelta di un sistema ERP, con valutazioni e recensioni degli utenti di Acumatica Cloud ERP, Deltek ERP, Epicor ERP , Infor ERP, ERP Microsoft Dynamics, ERP NetSuite, Oracle E-Business Suite, ERP Oracle JD Edwards EnterpriseOne, Oracle Peoplesoft Financial Management e SAP ERP Solutions.

Implementazione del sistema ERP

Le implementazioni ERP di maggior successo sono guidate da uno “sponsor esecutivo” che illustra il business case e i benefici attesi, ottiene l’approvazione per procedere, monitora i progressi, presiede il comitato direttivo, rimuove gli ostacoli tecnici e culturali. Il CIO lavora a stretto contatto con lo sponsor esecutivo per garantire la corretta integrazione con i sistemi esistenti, la migrazione dei dati e gli aggiornamenti dell’infrastruttura. Il CIO fornisce inoltre consulenza allo sponsor esecutivo in merito alle sfide e collabora nella scelta del fornitore ERP.

Lo sponsor esecutivo dovrebbe inoltre essere consigliato da un esperto di change management, poiché le implementazioni ERP comportano nuovi processi aziendali, ruoli, interfacce utente e responsabilità lavorative. La gestione delle modifiche organizzative può aiutare tutti nell’azienda a comprendere l’impatto che l’ERP avrà sul loro lavoro. Se questa figura non è presente all’interno dell’azienda, è possibile rivolgersi a una società esterna che fornisce il supporto necessario.

I rapporti al team esecutivo che segue il programma dovrebbero essere fatti da un project manager aziendale e un project manager IT. Se l’impresa ha assunto una società di integrazione ERP o uno specialista di change management, i loro project manager dovrebbero far parte del team di gestione del programma principale.

Implementazione ERP: i 5 passaggi principali

La maggior parte dei professionisti ERP struttura la propria implementazione ERP come segue.

1. Approvazione del progetto

Lo sponsor esecutivo supervisiona la creazione di tutta la documentazione richiesta per l’approvazione. Questa documentazione, generalmente chiamata “business case”, include:

• definizione del problema
• descrizione degli obiettivi e della portata del programma
• ipotesi
• costi di attuazione
• calendario di attuazione
• rischi operativi e di sviluppo
• benefici previsti

Una volta che il business case è completo, lo sponsor esecutivo lo presenta al gruppo appropriato di dirigenti senior per l’approvazione formale, attraverso la quale vengono destinati il budget e il personale necessarie per attuare il programma.

2. Pianificazione

La sequenza temporale creata per il business case viene perfezionata in un piano di lavoro, che dovrebbe includere i seguenti passaggi.

• Scelta del team. I membri interni dovrebbero essere identificati per nome. Se è necessario altro personale, vanno identificati i ruoli mancanti. È necessario selezionare anche i partner esterni. quali specialisti dell’implementazione ERP, specialisti di change management e specialisti tecnici.
• Definizione dei contratti per il nuovo software, tecnologia e servizi.
• Pianificazione degli aggiornamenti dell’infrastruttura. I sistemi ERP in locale richiedono spesso processori più veloci, spazio di archiviazione aggiuntivo e comunicazioni migliorate. Alcune aziende possono ridurre al minimo gli aggiornamenti dell’infrastruttura utilizzando un ERP in cloud, ma anche questa opzione può richiedere aggiornamenti dell’infrastruttura.
• Creazione del piano di lavoro. Compiti, responsabilità, risorse e tempi devono essere definiti nel modo più specifico possibile.

3. Configurazione del software

Questa è la fase più difficile e impegnativa. I passaggi principali includono:

• Analisi delle lacune. Comprendere le lacune negli attuali processi aziendali e nelle applicazioni che li supportano aiuta il team di progetto a determinare come modificarli per conformarsi al software.
• Configurazione dei parametri. I parametri nel software ERP sono impostati per riflettere i nuovi processi aziendali.
• Completamento della programmazione. Idealmente, non sono necessarie modifiche al software ERP. Tuttavia, potrebbe essere necessaria una programmazione aggiuntiva per le interfacce con altri sistemi o per la migrazione dei dati.
• Migrazione dei dati. Il team standardizza le definizioni dei dati ed esamina i file esistenti in base a completezza, qualità e ridondanza dei dati. Infine, i dati esistenti vengono ripuliti e migrati al nuovo ERP.
• Test. Il sistema viene testato per verificare che offra le funzionalità richieste.
• Sistema documentale. Viene creata la documentazione funzionale e tecnica richiesta. In genere, il fornitore dispone di documentazione che può essere adattata agli standard aziendali.
• Aggiornamento dell’infrastruttura. In questa fase vengono completati tutti gli aggiornamenti richiesti.

4. Sviluppo del sistema

Prima della distribuzione finale è necessario completare alcune attività.

• Formazione del personale. Tutto il personale deve essere addestrato per far funzionare il sistema e ottenere i diritti di accesso.
• Pianificazione del supporto. E’ necessario un team di supporto per rispondere alle domande e risolvere i problemi dopo che l’ERP è operativo.
• Test del sistema. Il nuovo sistema deve essere accuratamente testato per garantire che sia sicuro, responsive e fornisca le funzionalità descritte nel caso aziendale.
• “Go live”. Una volta completata l’implementazione ERP, tutta l’impresa deve passare dal vecchio sistema al nuovo.

5. Stabilizzazione

Dopo l’implementazione del software ERP, la maggior parte delle aziende subisce un calo delle prestazioni aziendali, mentre il personale si confronta con nuovi ruoli, strumenti, processi aziendali e metriche. Inoltre, i colli di bottiglia di dati e infrastrutture scarsamente puliti causeranno interruzioni. Qui entrano in gioco i team di implementazione e supporto ERP, ma con una buona progettazione è possibile ridurre i disagi.

Costi nascosti dell’ERP

Durante la fase di pianificazione ci sono alcuni fattori che vengono comunemente sottovalutati. Ecco i quattro più importanti.

• Cambiamento dei processi aziendali. Molte persone sono contente di lavorare nell’ambiente attuale, a meno che non siano analisti di sistemi o consulenti di un’altra azienda con sistemi migliori. Una volta che i team vedono i risultati, si sentono incentivati a cercare ulteriori miglioramenti: il successo genera successo, ma spesso ci vuole più tempo di quanto inizialmente previsto.
• Gestione del cambiamento. Sebbene i miglioramenti dei processi rendano le aziende più efficienti, il cambiamento crea incertezza a tutti i livelli. Un programma formale di organizational change management rassicura i dipendenti e li aiuta ad accettare i cambiamenti. Molti dirigenti non hanno familiarità con le sfumature del change management, e per questo l’impegno è facilmente sottovalutato.
• Migrazione dei dati. Prima di un’implementazione ERP, le aziende hanno spesso database sovrapposti, che richiedono una attenta “pulitura” dei dati. E’ facile sottovalutare tempo necessario per questa operazione, in particolare se non è possibile identificare tutte le fonti di dati.
• Personalizzazione del codice. Sebbene le aziende abbiano personalizzato i softwareERP per anni, rimane una cattiva abitudine. La personalizzazione aumenta significativamente i costi di implementazione, in quanto gli utenti richiedono funzionalità aggiuntive. Annulla la garanzia; i problemi segnalati al venditore devono essere riprodotti su software non modificato. Rende difficili gli aggiornamenti; il codice personalizzato in genere richiede modifiche ogni volta che il fornitore rilascia una nuova versione. Infine, la maggior parte delle imprese sottovaluta i costi: anche le aziende che stimano il costo iniziale, raramente includono il costo della migrazione a nuove versioni.

Perché i progetti ERP falliscono

Ci sono molti fattori che possono portare al fallimento di un progetto. La causa più comune è uno sponsor esecutivo inefficace che non è grado di guidare il cambiamento, non è interessato al progetto o è assorbito da altre responsabilità. Altre ragioni sono obiettivi non ben definiti, gestione troppo debole del progetto, risorse inadeguate e scarsa pulizia dei dati.

Ma ci sono anche cause di errore strettamente legate ai sistemi ERP. In particolare:

Scelta inappropriata del software. Gli ERP, in particolare gli ERP Tier I, sono sistemi complessi. Molte aziende ritengono che un ERP di livello I sia, per definizione, “la scelta migliore”. In realtà, solo le grandi imprese globali potranno utilizzare più di una piccola percentuale delle funzionalità disponibili in un ERP di livello I. Le aziende che non sono abbastanza complesse da giustificare il livello I potrebbero riscontrare ritardi nell’implementazione a causa del sovraccarico di funzionalità. Al contrario, le grandi imprese globali potrebbero scoprire che gli ERP di livello II o III non dispongono di funzionalità sufficienti per sostenere le loro operazioni globali.

Resistenza interna. Qualsiasi nuovo programma può generare resistenza, ma questo è molto comune con gli ERP. Le business unit remote vedono spesso la standardizzazione finanziaria (o di altro tipo) imposta da un ERP come un tentativo della sede centrale di aumentare il controllo. Anche con una campagna attiva per spiegare i vantaggi del nuovo sistema, non è raro trovare persone che rallentano il più possibile l’implementazione.