Meno della metà delle imprese italiane ha un software di gestione della contabilità e degli adempimenti fiscali, 2 su 3 hanno un sistema di gestione documentale, una su 3 ha un CRM, e poco più di una su 5 ha un sistema ERP.

Insomma c’è ancora molto lavoro da fare per digitalizzare il tessuto industriale italiano. Lo certificano i dati del report “Digitalizzazione e tecnologia nelle imprese italiane” dell’Istat, basato su un’indagine effettuata come parte delle attività di censimento permanente delle imprese su un campione estremamente ampio: oltre 280mila aziende con 3 e più addetti, che producono oltre l’84% del valore aggiunto nazionale.

Abbiamo già parlato in questo articolo delle conclusioni generali di questo rapporto, che traccia uno scenario a luci e ombre della digitalizzazione in Italia. Oggi approfondiamo in particolare il tema dei software gestionali che Istat tratta in modo piuttosto ampio, andando ben oltre le classiche analisi d’adozione di ERP e CRM, visto che approfondisce altri cinque tipi di applicazioni: gestione documentale (DMS), supply chain management (SCM), gestione della contabilità, Manufacturing Execution Systems (MES), e PLM.

L’adozione dei software gestionali da parte delle imprese, spiega Istat, può essere vista come un indicatore “orizzontale” del grado di digitalizzazione di un’impresa. Ogni impresa ha tipicamente processi di input, gestione interna dei flussi materiali e immateriali, di trasformazione e di output. Ciascuna fase si può digitalizzare grazie a soluzioni software specifiche, ma solo con l’automazione – possibilmente integrata – di più fasi si raggiunge un livello di maturità digitale che garantisce significativi guadagni di produttività.

Il document management è il livello base di automazione

In particolare il software di gestione della documentazione aziendale (Document Management Systems, DMS), utilizzato in Italia dal 67,2% delle imprese (66,8% per le imprese con 10-19 addetti e 78,9% per quelle con 500 e più addetti), è considerato dai ricercatori Istat il punto di partenza, cioè il livello base di automazione, a causa di un contesto economico dove i partner dell’impresa – inclusa la Pubblica Amministrazione – richiedono sempre più di interagire in modalità digitale. “La necessità di archiviare efficacemente grandi quantità di documenti, ma anche la possibilità di gestire tali informazioni da remoto (ad esempio, con modalità di telelavoro), rendono spesso questi software i primi gestionali a cui accedono le imprese, anche piccole e medie”.

Altra esigenza chiave delle imprese, soprattutto manifatturiere e di alcuni settori dei servizi, è la gestione del magazzino e dei flussi materiali in entrata e uscita dall’impresa. Quest’area è digitalizzabile attraverso i software di Supply Chain Management (SCM), che secondo Istat sono utilizzati in media da poco più di metà (50,7%) delle imprese italiane: quota che scende al 45,4% per le imprese tra 10 e 19 addetti, e sale al 72,7% tra quelle con almeno 500 addetti.

La terza categoria di software gestionali in ordine di diffusione è secondo l’Istat quella della gestione della contabilità (e degli adempimenti fiscali), utilizzata dal 47,9% delle imprese italiane (41,4% nella fascia 10-19 addetti, 76,3% tra le grandi).

Il grado di adozione di queste applicazioni diminuisce con l’aumentare della complessità dei software gestionali, ma soprattutto con la necessità di riorganizzare l’intera struttura dell’impresa per garantire che essi siano alimentati da corretti e costanti flussi informativi.

Software di gestione della produzione, solo una impresa su 3 ne ha uno

Passando alla gestione della produzione, questa fase, sottolinea il report, non è facilmente automatizzabile, anche adottando sofisticate soluzioni digitali come i sistemi MES, in quanto richiede che sia predisposta una complessa rete di sensori per consentire il monitoraggio in tempo reale di tutte le funzioni produttive. Infatti accede a queste tecnologie solo il 33,7% delle imprese (26,7% delle piccole, 51% delle grandi e 58,5% delle imprese manifatturiere).

Più o meno le stesse percentuali di diffusione – 33% di tutte le imprese italiane, 31,4% tra le piccole, 51,5% tra le grandi – si registrano per le soluzioni CRM, che gestiscono sistematicamente le relazioni con la clientela. Su questi software gestionali, osserva Istat, investono solo le imprese che superano determinate soglie in termini di numero di clienti, complessità dei beni e servizi offerti e intensità delle transazioni, e che operano su mercati fortemente competitivi.

Meno diffuse ancora sono le applicazioni per la pianificazione della progettazione di prodotto e della produzione (PLM), e quelle per la vera e propria gestione operativa dell’impresa (ERP), che in realtà spesso incorporano diverse funzioni tipiche dei software “specializzati” citati in precedenza. Il software per la pianificazione della produzione è presente nel 23,1% delle imprese (16,1% nelle piccole, 48,2% nelle grandi), l’ERP nel 21,7% (17% nelle piccole, 54,5% nelle grandi).

Le 4 fasi della digitalizzazione con i software gestionali

Riguardo all’integrazione “orizzontale” dei diversi software gestionali, indice del grado di maturità digitale delle imprese, il rapporto Istat fa riferimento alla figura riportata in fondo all’articolo, a dire il vero di non immediata interpretazione. Il concetto è che la digitalizzazione avviene in varie fasi. Nella prima ci sono le imprese con un solo tipo di software gestionale, che di solito è un applicativo di gestione documentale o di contabilità industriale, cioè le esigenze percepite come più pressanti. In una fase ulteriore emerge la necessità di aumentare l’efficienza nella gestione della supply chain, ovvero delle relazioni con i fornitori e del magazzino.

La gestione del processo produttivo e delle relazioni con la clientela (CRM) si affiancano ai precedenti solo a un livello di integrazione più alto, perché si tratta già di applicazioni interconnesse con il sistema informativo aziendale e che non ha senso utilizzare come sistemi isolati (stand-alone). L’ultima fase di integrazione attraverso i software gestionali riguarda la pianificazione della produzione e della gestione aziendale (ERP): soluzioni che sono efficacemente adottate solo nel contesto di un’impresa digitalmente “matura” o, comunque, con una gestione avanzata dei flussi informativi interni.

grafico Istat - software gestionali imprese italiane

Fonte: Digitalizzazione e tecnologia nelle imprese italiane, Istat 2020