Gli ultimi dodici mesi hanno stravolto alcune delle routine aziendali più radicate. La combinazione di distanziamento sociale e lockdown ha trasformato le pratiche di lavoro e il loro impatto ha ridotto i profitti, il che a sua volta ha determinato l’esigenza di migliorare la competitività. Nessuna area aziendale è immune da queste pressioni, nemmeno le funzioni IT.

Sulle spalle dei CIO ricade quindi la responsabilità di risolvere il conflitto: ridurre le spese IT proteggendo allo stesso tempo lo stato attuale e futuro della loro attività. Alcuni cerchi sono particolarmente resistenti alla quadratura, e questo è uno dei casi. Gartner ha quindi esaminato i problemi da affrontare e ha creato una guida per CIO e leader IT per ottenere risparmi significativi senza compromettere la continuità aziendale.

Le 10 regole per una rapida riduzione dei costi IT

Per aiutare CIO e leader IT sotto pressione, Gartner ha appositamente elaborato un piano in 10 punti per supportare un percorso rapido ma efficace verso una riduzione sostenibile dei costi IT.

  1. Obiettivo impatto immediato: la velocità necessaria per identificare i risparmi aumenta quando c’è una richiesta urgente di ridurre la spesa, quindi partite dai costi che possono essere individuati rapidamente. Idealmente, cercate di eliminare, ridurre o sospendere gli elementi che avranno un impatto più vicino nel tempo, ma entro mesi e non anni. Gli esempi includono le spese sostenute e pagate mensilmente o trimestralmente, anziché annualmente, o su base “pay as you go”.
  2. Ridurre, non sospendere: per un impatto duraturo l’obiettivo dovrebbe essere quello di ridurre le spese, non solo di congelarle. L’attenzione dovrebbe quindi essere sui costi che possono essere minimizzati o eliminati, non solo rimandati a un periodo successivo.
  3. Il denaro detta legge: scegliete gli elementi che avranno un impatto sul flusso di cassa alla voce profitti e perdite. I risparmi sul noleggio di software e infrastruttura possono avere un impatto reale, al contrario della riduzione delle licenze software on-premise o delle risorse hardware di proprietà.
  4. Individuare il budget non speso e non vincolato: cercate i budget non spesi o non vincolati, in quanto possono avere un impatto immediato, e valutate i contratti e gli impegni per la rinegoziazione e le clausole di risoluzione.
  5. Affrontare in modo olistico i costi operativi totali e in conto capitale: in genere, le spese operative (opex) sono più facili da controllare, ma anche le spese in conto capitale (capex) vanno monitorate. Gartner ha affermato che il 23% del budget IT medio viene speso in capitale, quindi assicuratevi di avere sotto controllo l’intera gamma di spesa IT quando cercate riduzioni rapide. Inoltre, ricordate che ritardare o eliminare le spese in conto capitale può influire sulle spese operative correlate.
  6. Agire una volta sola: la maggior parte delle aziende non taglia abbastanza in profondità la prima volta, quindi deve eseguire ulteriori analisi e tagli. Questo crea un ciclo distruttivo e improduttivo di incertezza, sforzo e perdita di produttività. Ecco perché è meglio tagliare “abbastanza forte” la prima volta e non dover ripetere l’operazione.
  7. I costi irrecuperabili sono irrilevanti: si dice comunemente che “i costi irrecuperabili sono irrilevanti”, ma le spese attuali o future dovrebbero davvero essere considerate senza relazione con le spese passate? Da un punto di vista di una rapida riduzione la risposta è sì, ma si dovrebbe comunque pensare al vantaggio in termini di costi dell’interruzione dei progetti in corso.
  8. Affrontare i costi discrezionali e non discrezionali: la spesa discrezionale può spesso sembrare l’opzione più facile da “tagliare”. Potrebbero tuttavia esserci opportunità per ridurre l’utilizzo, i livelli di servizio e persino i livelli di consumo delle spese non discrezionali di gestione aziendale, come le infrastrutture e le operazioni (I&O).
  9. Considerare sia i costi variabili che quelli fissi: i costi fissi, come l’affitto dell’ufficio e gli abbonamenti, rimangono costanti indipendentemente dall’attività o dal volume, quindi concentratevi sull’eliminazione. I costi variabili, come comunicazioni, fornitori e materiali di consumo, variano in base all’attività o al volume. Qui, l’attenzione dovrebbe essere sia sulla riduzione che sull’eliminazione.
  10. Ispezionare i conti: definite la base dei costi, sia il profitto che la perdita, e lo stato patrimoniale. Collaborate con il vostro partner finanziario per avere una visione solida dei dettagli e utilizzateli per identificare le riduzioni dei costi operativi e in conto capitale, che avranno un impatto immediato sui dati finanziari riportati.

Non duplicare le spese

È importante ricordare che un risparmio non è tale se ci si limita a spostare i costi da un’altra parte. Spostare i costi dal bilancio IT a un’altra unità aziendale non solo non permette di raggiungere l’obiettivo principale, ovvero ridurre la spesa complessiva, ma rischia anche di creare un sistema IT “gemello” fuori dalla portata del CIO. Il risultato: duplicazione degli sforzi e controllo gestionale carente, che possono entrambi far aumentare i costi.

È altrettanto importante non tagliare i budget su progetti che possono fornire valore e crescita a lungo termine, non importa quanto i risparmi possano sembrare a prima vista. Tagliare i germogli della ripresa è contrario a favorire stabilità e crescita: ci sono budget che dovrebbero restare sacrosanti. Tenete presente che molte idee di riduzione dei costi richiedono qualche investimento per essere realizzate, il che può oscurare la differenza tra i costi giusti da tagliare e i costi facili da tagliare.

Infine, monitorate l’impatto delle vostre decisioni. Quella che un tempo sembrava una buona idea può avere conseguenze impreviste su tutta la linea. Il taglio dei costi può essere un esercizio difficile per i CIO, ma un approccio gestito, monitorato e sostenibile nel tempo darà i suoi frutti.

*Chris Ganly è vice presidente alla ricerca presso Gartner