Messaggistica video asincrona: un’altra strada per un lavoro remoto produttivo

Le riunioni video si sono rivelate fondamentali per connettere i lavoratori remoti durante la pandemia di Covid-19, replicando le conversazioni faccia a faccia anche quando gli uffici erano chiusi. Ma queste comunicazioni in tempo reale hanno anche degli svantaggi, con i lavoratori remoti che affrontano programmi giornalieri pieni zeppi di riunioni video back-to-back e faticano a comunicare con colleghi che potrebbero essere a diversi fusi orari di distanza.

Di conseguenza, un numero crescente di fornitori di software di collaborazione sta promuovendo la messaggistica video asincrona come opzione per rendere meno impegnativa la comunicazione sul posto di lavoro. L’idea è che invece di programmare una videochiamata, i colleghi possono preregistrare un breve messaggio video (o audio) da inviare ai colleghi, che possono così guardare la clip quando possono. Ciò è particolarmente utile per i team distribuiti che devono confrontarsi con diversi fusi orari e che, in questo modo, evitano la necessità di organizzare riunioni in orari impossibili.

I fornitori di messaggistica video citano diversi modi in cui i messaggi asincroni possono essere utilizzati: è possibile richiedere feedback su un progetto, celebrare le “vincite” del team o condividere aggiornamenti di stato senza che tutti siano presenti contemporaneamente. I messaggi video possono anche fungere da “repository di contenuti di conoscenza”, consentendo, ad esempio, ai nuovi assunti di visualizzare i video di formazione.

Già in uso a livello consumer, le funzionalità video asincrone sono sempre più frequenti anche in ambito lavorativo. Il mese scorso Slack ha lanciato la funzione Clips, che consente agli utenti di inviare brevi registrazioni video, audio e di condivisione dello schermo ai colleghi. E Cisco ha recentemente presentato VidCast, che fornisce funzionalità simili.

L’elenco sta crescendo: Zoom, GoToMeeting e Dropbox hanno annunciato feature di messaggistica video asincrona nelle ultime settimane e le app di gestione del lavoro Asana e Trello hanno aggiunto funzionalità simili alle loro piattaforme tramite app di terze parti all’inizio di quest’anno. Anche numerose startup stanno offrendo strumenti e funzioni per video asincroni. Si pensi ad esempio a Loom, startup di messaggistica video con già 12 milioni di utenti che ha ricevuto oltre 200 milioni di dollari di finanziamenti dal lancio nel 2016, o a Claap, easyUp, Supernormal e Weet, solo per citarne alcune.

Il recente interesse per i video asincroni sul posto di lavoro può essere visto, in parte, come una reazione al boom dei video in tempo reale durante la pandemia. Molte organizzazioni si sono spostate in modo massiccio verso la collaborazione real-time con le videoconferenze, cosa ha avuto effetti negativi su molti lavoratori secondo Angela Ashenden, analista di CCS Insight. “La crescita dell’asincrono dimostra la consapevolezza che dobbiamo gestire meglio i nostri carichi di lavoro”.

Cosa sono le comunicazioni asincrone?

La comunicazione asincrona non è qualcosa di nuovo; il termine descrive semplicemente le comunicazioni tra due o più persone che non richiedono una risposta immediata da parte del destinatario. “Il mercato della collaborazione va e viene in termini di passaggio dalla collaborazione di gruppo a quella social a quella di persona, dal tempo reale al tempo non reale; è successo spesso nel corso degli anni”, ha detto la Ashenden.

L’e-mail è un esempio banale, mentre app per la gestione del lavoro, lavagne digitali, wiki e social network aziendali supportano tutti lo stesso approccio. I videomessaggi sono diventati l’approccio più recente, aggiungendo un livello di espressività che manca, ad esempio, nella posta elettronica.

Le comunicazioni asincrone sono il contrappunto alle comunicazioni “sincrone” in tempo reale come una videochiamata, una telefonata o persino una conversazione di messaggi istantanei. Ci sono vantaggi e svantaggi in ogni approccio, sebbene alcune aziende siano diventate sostenitrici delle comunicazioni asincrone per i knowledge worker a distanza.

“La comunicazione asincrona è un elemento di differenziazione significativo in un mondo in cui le aziende sono sempre più remote”, afferma la società di software Gitlab in un manuale che descrive la sua iniziativa Async 3.0. Per GitLab, che privilegia la comunicazione asincrona ove possibile per la sua forza lavoro tutta remota di 1.300 dipendenti, ci sono numerosi vantaggi nella messaggistica video asincrona tra i quali comunicazioni più ponderate e ben documentate, una riduzione dello stress e una maggiore autonomia per i lavoratori.

“In GitLab misuriamo i risultati, non le ore. Ciò significa che le persone sono libere di ottenere risultati quando è meglio per loro”. Le comunicazioni asincrone si adattano anche ai diversi stili di comunicazione degli individui all’interno di un team, ha affermato la Ashenden. “Alcune persone sono più preparate a parlare in ambienti di gruppo, e altre no. Se ci sono persone introverse a cui non piace troppo parlare, uno strumento asincrono dà loro lo spazio per offrire la loro opinione senza doverla dire di fronte a tutti; basta crearla e condividerla con il gruppo.”

Questo non vuol dire che la comunicazione asincrona sia sempre un approccio migliore per i team remoti. Le comunicazioni in tempo reale possono essere più adatte a conversazioni frenetiche, come la gestione degli incidenti in cui è necessaria una risposta urgente. È anche più facile creare rapporti tra colleghi quando si comunica in tempo reale. I problemi vengono generalmente risolti più rapidamente, senza sovraccaricare gli utenti di e-mail o messaggi video da visualizzare e a cui potenzialmente rispondere. E per i ruoli rivolti al cliente in cui ci si aspetta una risposta immediata, la comunicazione sincrona è praticamente una necessità.

Il rovescio della medaglia

I videomessaggi asincroni presentano però anche degli svantaggi, in particolare se le aziende devono adottare queste funzionalità ampiamente nella loro attività. “Avere decine di videoclip nella mia casella di posta da guadare non è proprio il massimo”, ha affermato la Ashenden.

Per i team IT, un’altra modalità di interazione crea maggiore complessità nelle comunicazioni dei dipendenti e nella condivisione dei dati. Allo stesso tempo, il confine tra la sincronizzazione e le comunicazioni asincrone si è notevolmente offuscato. Questo vale soprattutto per le applicazioni di chat di gruppo come Slack e Teams, che possono essere utilizzate in modi diversi, ma anche per gli strumenti di comunicazione video tradizionali che si sono evoluti per funzionare in una certa misura in modo asincrono.

Ad esempio, le trascrizioni automatiche delle videochiamate consentono ai colleghi assenti di recuperare in seguito le conversazioni in tempo reale perse. “C’è un sacco di materiale collaterale che viene creato intorno a una videoconferenza e molto di questo viene offerto in modo asincrono dopo l’incontro stesso” ha dichiarato Christopher Trueman, analista di Gartner.

In definitiva, ciò che è importante per la maggior parte delle organizzazioni è consentire a team e individui di comunicare nel loro stile preferito, qualunque sia l’approccio o la combinazione di approcci. Sebbene abbia dei limiti, la messaggistica video asincrona offre semplicemente un’altra strada per raggiungere questo obiettivo.