Sappiamo che il lavoro a distanza può farci sentire soli a volte. Sappiamo però anche che la collaborazione online può far emergere talenti organizzativi che non stavate sfruttando in precedenza, dal momento che alcune persone di talento ma timide e introverse durante le riunioni di persona possono invece brillare quando lavorano virtualmente.

Sheela Subramanian, vicepresidente di Future Forum, sottolinea la necessità di gestire gli eventi virtuali in modo adeguato al modo in cui lavoriamo ora, non al modo in cui lavoravamo un tempo. Alcune aziende sono state costrette dalla pandemia a una nuova concezione di lavoro per quanto riguarda la gestione di uffici e del lavoro remoto, ma rimangono ancorate a schemi vecchi e superati

“I manager dovrebbero concentrarsi sui risultati rispetto all’attività e al presenzialismo”, afferma Subramanian. Cosa significa questo per la gestione delle riunioni a distanza?

Usate una tecnologia affidabile e usatela bene

Quanti incontri virtuali sono segnati da difetti tecnici causati da partecipanti che non sanno come utilizzare la tecnologia? Quanti minuti sono stati sprecati mentre le persone tentavano di condividere il proprio schermo?

È opportuno che il management dedichi tutto il tempo necessario all’apprendimento del funzionamento dello strumento di collaborazione prescelto e alla condivisione di tali informazioni con i lavoratori. Tale conoscenza non solo rende il tempo più produttivo, ma consente a tutti di apprendere nel tempo. Le migliori scelte tecnologiche saranno sempre quelle che già utilizzano i dipendenti: Zoom, Teams e Webex.

Considerate il contenuto

“Non tutti gli incontri sono uguali. Ogni tipo di incontro richiede un approccio diverso”, afferma Gartner. È vero. La concentrazione è difficile da mantenere nei momenti migliori e ancora più difficile quando si lavora da remoto. Se le vostre riunioni richiedono l’uso massiccio di slide, ha senso fare tutto il necessario per semplificare la presentazione.

Aprite i canali

Il pensiero si estende anche a ciò che fate prima e dopo le riunioni. Alcune aziende creano canali Slack che i partecipanti possono utilizzare per segnalare idee, problemi e preoccupazioni prima delle riunioni e per evidenziare eventuali considerazioni che potrebbero emergere in seguito.

Qualcuno deve essere responsabile dell’acquisizione e della scrematura di idee utili emerse in quel canale per rivelare ulteriori insight. Non dimenticate inoltre di registrare i punti di azione così come sono concordati durante le riunioni. Molte organizzazioni pensano che la memoria sarà sufficiente e quindi si chiedono cosa sia andato storto quando la memoria inevitabilmente fa cilecca. Riconoscere, concordare e raggiungere obiettivi concreti è fondamentale per la gestione del lavoro a distanza.

Chi c’è nella lista dei partecipanti?

Le riunioni di collaborazione remota asincrone funzionano meglio se sono ben focalizzate. Quando si decide chi deve partecipare a una riunione, considerate anche il ruolo e il contributo di ogni persona e assicuratevi che ciò sia noto prima dell’evento e che i contributi forniti siano riconosciuti.

È ancora più produttivo condurre una serie di riunioni più piccole e più brevi rispetto a una lunga e con tantissimi partecipanti. Non solo il contenuto della riunione può essere ridotto alle competenze di ciascun gruppo, ma il coinvolgimento potrebbe migliorare.

Il rapporto Future of Time di Adobe ha evidenziato che metà dei lavoratori intervistati si sentiva sotto pressione per dover essere sempre raggiungibile e la maggior parte trovava difficile mantenere i confini tra lavoro e tempo personale. Gartner rileva inoltre la necessità di eliminare le riunioni in cui tutti discutono ampiamente di un problema, ma non riescono effettivamente a concordare una soluzione positiva.

Trovate il tempo per le questioni personali

Se qualcuno si è appena ripreso da una malattia, lasciate che ne parli in riunione. Fate spazio alle persone, non solo alla loro funzione in quel contesto. Le soft skill sono ancora più importanti quando si interagisce in video e alcuni momenti in cui si discutono cose personali possono aiutare a tenere unito il vostro team.

Cambiate il programma

Il lavoro a distanza significa che i team lavorano spesso in modo asincrono. Ma quello che non volete che accada è perdere la coesione del team quando alcune persone regolarmente non possono trovare un orario per le riunioni a causa del lavoro o degli impegni personali in un mondo asincrono.

Piuttosto che insistere su riunioni a orari regolari, cambiate gli orari per consentire a più membri del vostro team di partecipare almeno una parte del tempo. “Il 93% dei lavoratori desidera flessibilità quando lavora”, afferma Subramanian. Gartner consiglia inoltre di optare per lunghezze delle riunioni non convenzionali.

strategie ibride

Non siate troppo rigidi

In Orange Business Services, i dipendenti hanno avuto la possibilità di utilizzare gli strumenti di collaborazione aziendale per l’interazione personale durante la pandemia. Sebbene questo tipo di interazione ad hoc possa finire per rivelare problemi all’interno della vostra azienda, dovrebbe idealmente aiutare a costruire la coesione del team e mantenere alto il morale. Un leader aziendale attivo vuole risolvere i problemi delle risorse umane, non sopprimerli.

Date importanza al tempo

Ogni riunione virtuale ha partecipanti che parlano sempre e altri che dicono solo due parole in un’ora. I primi tendono a dominare la scena, mentre i secondi partecipano molto meno ma devono comunque essere ascoltati.

Esistono diversi approcci a questo, ma una cosa che funziona è garantire che gli obiettivi della riunione siano chiaramente definiti prima dell’evento e presiedere l’interazione per garantire che tutti abbiano la possibilità di parlare e che il processo decisionale venga preso entro un tot di tempo definito.

Avete tre decisioni da prendere in una riunione di un’ora? La discussione massima per ciascuna sarà di 20 minuti. Se non è possibile prendere una decisione in quel momento, passate all’argomento successivo per tornare a quella discussione alla fine della riunione. La collaborazione remota basata su video può essere per certi versi estenuante, quindi ha senso gestire il tempo in modo efficace.

Le buone maniere contano

È anche importante concordare in modo chiaro un codice di comportamento per dare a tutte le parti una possibilità di esprimersi, applicando alcuni vincoli a coloro a cui piace dominare la discussione. Ho lavorato con alcune organizzazioni di volontariato che impongono una sorta di “budget di tempo” per raggiungere questo obiettivo. Queste assegnazioni, per esempio, potrebbero essere un requisito per limitare i contributi a, diciamo, 30 secondi ciascuno.

Rendete il tempo meno importante

C’è anche un secondo approccio che può funzionare: alcune organizzazioni mantengono una sorta di chat aperta, preferendo così lunghe riunioni video non strutturate senza un’agenda degli obiettivi precisa e stabilita in precedenza. Questi incontri possono diventare sessioni virtuali durante le quali i vostri team possono continuare a impegnarsi nel lavoro che devono fare e occasionalmente fare un salto in questa chat sempre aperta per chiedere aiuto, consigli o solo per qualche interazione umana. Anche applicazioni come Teamflow o Asana possono aiutare a creare questo tipo di spazio virtuale.

Il lavoro ibrido non deve essere discriminante

Lo stigma contro il lavoro a distanza continua a prevalere ostinatamente, mentre il management aziendale è alle prese con una nuova realtà nella quale il lavoro si basa sui risultati piuttosto che sulla presenza.

Ciò significa in pratica che chi si presenta di persona alle riunioni in ambienti di lavoro ibridi finisce per ottenere vantaggi rispetto a chi partecipa da remoto. Un modo per aggirare questa discriminazione è concordare che quando un membro del team deve collegarsi alla riunione, anche tutti gli altri membri dovrebbero farlo. Ciò mette i partecipanti su un piano di parità.

Mantenete le cose semplici

Quante applicazioni chiedete ai dipendenti di utilizzare per la collaborazione? Il report di Adobe rivela che l’utilizzo di troppe app può generare stress e burnout. “Possiamo facilmente sentirci sommersi dal numero di canali e piattaforme con cui dovremmo interagire in un mondo remoto” ha detto Naomi Ionita, partner di Menlo Ventures.