Molte aziende stanno cercando di tagliare i costi mentre affrontano la recessione, ma alcune di esse potrebbero ignorare uno dei modi più efficaci per ridurre le spese aumentando al contempo la produttività: adottare una forza lavoro remota.

Il potere è nelle vostre mani

Sappiamo che Mac, iPhone e iPad hanno registrato un aumento dell’implementazione a livello aziendale. Sappiamo anche (perché IBM, SAP e tante altre aziende ce lo dicono) che le organizzazioni che adottano prodotti Apple lo fanno anche perché risparmiano sul costo complessivo di proprietà e sul supporto tecnico.

Sappiamo anche, perché i sondaggi sui dipendenti ce lo dicono, che il lavoro a distanza è popolare tra i lavoratori che apprezzano sia il miglioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata, sia l’abbandono del tanto odiato pendolarismo. Chi fa parte di una forza lavoro remota può infatti impiegare il tempo che prima passava negli spostamenti casa-lavoro per trascorrere più ore con amici e famiglia, il che lo lascia più motivato (e più emotivamente preparato) a concentrarsi durante il tempo dedicato al lavoro. Se viene data la scelta, la maggior parte dei lavoratori non vuole tornare in ufficio a tempo pieno. Ecco perché nel 2023 vedremo sempre più aziende accettare gli enormi vantaggi che aspettano di essere sbloccati abbracciando pienamente una forza lavoro remota e, in certi casi, anche ibrida.

Un nuovo paradigma di crescita

Pensate all’espansione, per esempio. Un’azienda che cerca di far crescere la propria forza lavoro deve sempre affrontare problemi nel trovare le giuste strutture per i dipendenti. E non finisce qui, visto che anche una volta scelti gli spazi per uffici, è quasi inevitabile che alcuni lavoratori esistenti possano trovare difficile o impossibile partecipare alla vita d’ufficio, cosa che aumenta il turnover del personale e il malcontento.

Per le aziende che cercano di ridurre i costi operativi, l’adozione del lavoro a distanza significa che è possibile tagliare le spese d’ufficio mantenendo un organico completo. Queste aziende riducono le spese immobiliari, ottengono l’accesso ai migliori lavoratori provenienti da un pool globale di talenti e possono contare su membri dello staff più produttivi perché godono di maggior autonomia e di più tempo da trascorrere con le loro famiglie.

La sfida della gestione

Negli ultimi due anni, abbiamo imparato che la gestione di team remoti richiede un certo grado di intenzionalità. Certo, è cosa buona e giusta riunire il personale per costruire responsabilità collettive, ma ci sono modi migliori per farlo che non costringere le persone a sedersi alle scrivanie nella stessa stanza tutto il giorno.

Lavoro a distanza

Ci sono diversi approcci per costruire una responsabilità collettiva all’interno di una forza lavoro remota o ibrida:

  • Alcune aziende offrono un accordo “office as a service”, in cui il personale è libero di lavorare in ufficio tutto il giorno se preferisce, o di andare in sede solo per usufruire di una sala riunioni e di una stampante migliore
  • I giorni in cui i lavoratori non lavorano in ufficio, alcune aziende organizzano degli incontri per costruire la coesione del team
  • Altre aziende ancora incoraggiano il personale a trascorrere del tempo informale insieme durante l’orario di lavoro, concentrandosi sulla costruzione di relazioni piuttosto che sul fare le cose
  • Se un membro del team che partecipa a una riunione lo fa tramite video, tutti i membri del team fanno lo stesso, anche se in quel momento si trovano in ufficio. In questo modo, le aziende tentano di spezzare la gerarchia tacita che a volte mina le riunioni ibride, in cui chi è in sede è in qualche modo favorito rispetto a chi partecipa da remoto.
  • Le riunioni devono però essere mirate, efficaci e fornire qualcosa di utile e valido a coloro che vi partecipano. Non ha senso insistere su riunioni di persona se tutti non hanno la possibilità di contribuire o se una riunione non ha alcuna rilevanza per loro. Se non serve che partecipiate a quella riunione, non dovreste nemmeno essere lì.

Nel frattempo, mentre il business si evolve in nuovi modelli, la battaglia tra la gestione basata sul presenzialismo e sull’osservazione e la gestione basata sugli obiettivi continua a imperversare. Un manager fermamente convinto della validità di un modello presenzialista potrebbe accorgersi di un dipendente che legge un giornale in ufficio e presumere che ciò significhi che non stia lavorando. Ma questo tipo di osservazione è fallace. Quel dipendente potrebbe infatti leggere un pezzo su un potenziale cliente, o semplicemente prendersi un po’ di tempo mentre cerca di concentrarsi sullo sviluppo di una nuova strategia per raggiungere un obiettivo aziendale.

Ecco perché anche nei tradizionali luoghi di lavoro d’ufficio, si dovrebbe optare per una gestione basata sugli obiettivi e non basarsi su una risposta guidata dalla mera osservazione. Inoltre, il passaggio a tecnologie basate sulla sorveglianza per gestire i lavoratori remoti è sia anacronistico, sia distruttivo. I dipendenti odiano questo tipo di controllo perché invade la loro privacy: è molto meglio fidarsi dei dipendenti e gestirli a seconda dei risultati che producono.

Non importa quante e-mail inviano al giorno o quante ore trascorrono con le dita sulla tastiera; ciò che conta davvero è quanti obiettivi concordati raggiungono. I dipendenti sono intelligenti e se volete mantenere le persone più motivate, non le spiate, vi fidate di loro e le giudicate dai risultati. Se non riuscito a farlo, se ne andranno.

L’eterna sfida alla sicurezza

Un’altra battaglia sempre in atto è quella per proteggere la sicurezza aziendale. La sfida quando si gestisce una forza lavoro remota è che gli attacchi alla sicurezza aziendale avvengono oltre i tradizionali perimetri di sicurezza. Sappiamo che le aziende del settore stanno lavorando per proteggere questi endpoint e sappiamo che i dispositivi gestiti offrono già un buon grado di sicurezza.

Tutto ciò è destinato a migliorare nel corso del prossimo anno, anche grazie al fatto che oggi persino una piccola azienda può iscriversi a un servizio di gestione dei dispositivi a costo zero (o quasi) per proteggere i propri dispositivi. Considerando poi che i device Apple (sebbene non perfetti) rimangono i più sicuri, il prossimo anno vedremo ancor più lavoro remoto e molti più dispositivi Apple implementati nelle aziende.