IT Manager: il passaggio di consegne
I tempi in cui si entrava in un’azienda, magari pubblica, e vi si restava sino alla pensione in un ruolo spesso immutato sono ormai definitivamente tramontati. Ed è giusto che sia così: da una parte c’è la ricerca di soddisfazioni e di crescita personale, dall’altra non a caso si parla di mercato del lavoro.
Oggi un IT Manager cambia azienda in media anche ogni due–tre anni e conseguentemente, tra le tante sfide, nel corso della sua vita lavorativa è chiamato più volte ad affrontarne una decisamente insidiosa: il passaggio di consegne.
E, poiché si trova a viverla solitamente da entrambi i lati della barricata, visto che lascia una situazione per iniziarne un’altra, la regola d’oro, di evangelica memoria, è: “Fai agli altri quello che vorresti fosse fatto a te”.
Un fattore chiave di un passaggio di consegne è quello temporale: ci sono passaggi a medio/lungo termine (mesi se non anni) e quelli a breve termine (settimane se non giorni). E ci sono i non–passaggi, quando chi subentra arriva dopo che avete lasciato il vostro incarico.
Avete un’opportunità e decidete di coglierla. Magari questa opportunità impone una rapidità incompatibile con il tempo di preavviso. Oppure lo rispettate, ma avete così tante ferie arretrate da ridurlo drasticamente. Oppure la criticità del vostro ruolo viene sottovalutata. O ancora, più semplicemente, la difficoltà di trovare la figura giusta (siamo o non siamo in pieno skill shortage?) è tale da richiedere tempi ben superiori.
Un altro fattore determinante è dato proprio dalla scelta di chi vi sostituirà: può essere stato acquisito all’esterno dell’azienda o si può aver deciso di far crescere una persona che già faceva parte dello staff. O magari quest’ultima, specie nel caso dei non–passaggi, può fare da ponte in attesa del vostro sostituito. Inoltre, può avere competenze analoghe alle vostre, o completamente diverse.
Condividere per creare un ponte tra passato e futuro
In generale, i passaggi a medio/lungo termine si hanno, e neanche sempre, in corrispondenza con il vostro ultimo incarico lavorativo, che poi è forse l’unica occasione di pianificare tale evento riducendo al minimo l’impatto per l’azienda, specie se negli anni avete avuto tempo e modo di dare una profonda impronta ai processi. E’ importante convincere l’azienda dell’importanza di sapere cogliere e gestire al meglio questa occasione, e che i costi dell’inazione sono ben superiori a quelli della duplicazione per un certo periodo.
In questo caso, il mantra è: CONDIVIDERE. Spiegate la vostra visione e come si è determinata, chiedete pareri sui prossimi obiettivi da raggiungere e siate pronti ad accettare il punto di vista altrui, specie se non collima con il vostro. Lasciate le briglie piuttosto sciolte, e se ritenete di intervenire, fatelo serenamente e argomentando il motivo del disaccordo. State lasciando un’eredità, e non può e non deve essere un’eredità scomoda o ingestibile. Ricordate che l’informatica corre veloce, ma che certe scelte (come un ERP, un MES o il passaggio al cloud) sono fatte per durare e per imprimere una direzione ben precisa.
Due galli in un pollaio possono essere difficili da gestire, ma questa non è una gara a mostrare i muscoli. La persona che vi succederà è il futuro, ma voi siete il passato che lo ha reso possibile. Scelte condivise portano a meno recriminazioni e a meno fastidi postumi alla vostra uscita di scena (vedi oltre).
Documentare e superare l’abitudine del “faccio prima a dirtelo a voce”
Più è corto il tempo a disposizione per il passaggio di consegne e più il mantra diventa: DOCUMENTARE.
Rivedete (o create, se non c’è stato mai il tempo di farlo prima) checklist, moduli e flussi dei processi operativi. E se finora vi siete fidati della vostra memoria e dei vostri rapporti interpersonali è il caso ora di formalizzare una matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) di tutti i processi che coinvolgono l’IT e renderla nota a tutti gli attori.
Riordinate (che siano in archivi, nelle mail o in cartelle condivise) tutta la documentazione dei fornitori esterni (contratti, livelli di SLA, rapportini, manualistica e così via), in particolare per la sicurezza IT, per la Business Continuity e per il GDPR, se di vostra competenza.
Incoraggiate ancora di più l’utilizzo di informazioni condivise.
Evitate di iniziare progetti ed attività che non potranno essere completati in tempo utile.
Se non lo avete ancora fatto probabilmente è giunto il momento di implementare un sistema di Help Desk. Lo si mette in piedi in pochissimo tempo, e per piccoli staff IT è spesso gratuito, o comunque ha un costo ridottissimo; dovrete affrontare le resistenze degli utenti a cambiare le cattive abitudini del tipo “faccio prima a dirtelo a voce” (e in questi casi non c’è nulla di più educativo di vedersi comunque comparire e aprire i ticket del tipo “faccio prima” solo diverse ore dopo), ma i vantaggi per voi e soprattutto per chi verrà dopo di voi sono innumerevoli. Ne ricordo solo qualcuno:
- rimane traccia dei compiti da svolgere
- si crea una knowledge base dei compiti svolti per casi analoghi futuri
- si gestiscono le escalation di competenze
- si riescono a misurare le performance dello staff
- si riescono a documentare (es. società di revisione, due diligence) i processi e le attività svolte
Specie in caso di non–passaggi, il ruolo ponte di un’altra persona del vostro staff sarà prezioso. Riconoscete pubblicamente tale ruolo, sia con la figura cui riportate sia con un messaggio per chi vi sostituirà. Motivate questa persona e aiutatela a crescere, soprattutto se, più o meno legittimamente, aveva qualche aspirazione a ricoprire l’incarico.
Come e quando annunciare la conclusione di un rapporto di lavoro
Parallelamente al passaggio di consegne sorge il problema di quando e come potrete comunicarlo agli utenti che si affidano a voi. Concordatelo con la figura cui riportate, e se si sono decisi tempi più a ridosso con la chiusura del rapporto, informate il vostro staff (che necessariamente deve essere invece aggiornato quanto prima) della riservatezza di tale informazione.
Deontologicamente questa comunicazione, così come eventuali post su social tipo Linkedin, non può e non deve essere l’occasione per togliersi qualche “sassolino dalla scarpa”; meglio, nel caso, un confronto diretto alla macchinetta del caffè. Probabilmente il risultato finale sarà abbastanza edulcorato, tutti abbiamo visto innumerevoli messaggi del tipo “Ringrazio dell’opportunità ricevuta sinora e sono pronto a nuove sfide”; ma in fondo è giusto così.
E se qualcosa rimane in sospeso…
Per quanto sia stato fatto bene il passaggio di consegne, qualcosa alla fine sfuggirà inevitabilmente. E qua scatta il dualismo tra il voler essere corretti sino in fondo e il dovere rispetto al nuovo datore di lavoro o semplicemente al meritato riposo.
Chi può contattarvi? Quando? Come? Per quali motivi? Per che arco di tempo?
Purtroppo non è infrequente nel nostro lavoro che qualche utente sia venuto a conoscenza di un indirizzo mail o di un numero di telefono personale, a volte per eventi extra-lavorativi, a volte proprio per aver inconsciamente superato la divisione lavoro/vita. E poi ci sono gli onnipresenti social. E le cattive abitudini di cui sopra, ossia “faccio prima a chiamare lui tanto non mi dirà di no”.
Se ormai la frittata è fatta (e io sono il primo a recitare il mea culpa), avete la scelta tra accettare per un po’ di tempo questa spada di Damocle o cambiare utenza (il vantaggio delle mail è quello di poterle semplicemente ignorare). Ricordatevi che lo fate non solo per rispetto a voi o al vostro nuovo datore di lavoro, ma anche verso chi vi ha sostituito.
Molto meglio quindi definire il tutto prima. Un compromesso ragionevole è che possano contattarvi, magari solo a mezzo mail o in determinati momenti, la persona cui rispondevate gerarchicamente e chi vi ha sostituito, e chiedere che tale norma sia condivisa in azienda. E con l’occasione definire bene il sottile confine tra “chiarimento” e “consulenza”.
Ad ogni modo, forse sarà superfluo dirlo, ma in questo caso il mio mantra è: mai mantenere accessi dall’esterno ai dati dell’azienda precedente, men che meno con diritti amministrativi. Anche nel caso vi troviate a ricoprire occasionalmente il ruolo di “padre nobile”.
