Onlyoffice lancia DocSpace 3.0 con le Virtual Data Room
Onlyoffice ha rilasciato nei giorni scorsi la nuova versione 3.0 di Onlyoffice DocSpace, con 25 nuove funzionalità e miglioramenti in tutta la soluzione.
Onlyoffice come noto è un editor online per documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli digitali e PDF, e DocSpace è una soluzione di collaborazione basata su stanze virtuali, lanciata nel 2023 a supporto della suite principale.
Contatti, utenti e ruoli, la gestione è più semplice
La novità più importante su cui Ascensio System, la società che sviluppa Onlyoffice, ha lavorato per DocSpace 3.0 è la riorganizzazione dei vari tipi di ruoli, per semplificare la gestione degli utenti.
La sezione Account è ora denominata Contatti e contiene tre schede: Membri (che in precedenza si chiamava Persone), Gruppi, e Ospiti (nuova).
Le tipologie di utenti sono: Proprietario, Amministratore, Amministratore stanza, Utente (che prima si chiamava power user) e Ospite (che prima si chiamava utente). Sia la tipologia utente che quella ospite sono gratuiti, cioè inseribili in numero illimitato senza costi. Ogni utente ha un proprio elenco di ospiti invitati. Gli ospiti possono essere invitati tramite le stanze e hanno accesso solo a quelle stanze.
All’interno delle stanze, i proprietari e gli amministratori di DocSpace sono ora in grado di eseguire solo azioni in base al ruolo per cui sono stati invitati.
Le stanze sono di diverso tipo (public, form filling, collaboration, virtual data, e custom) e ciascuno di questi tipi comprende diversi livelli di autorizzazione (ruoli) che possono essere assegnati ai suoi membri dagli amministratori: room manager (nuovo ruolo), content creator (nuovo ruolo), editore, compilatore di moduli, revisore, commentatore, e visualizzatore.
In funzione del ruolo assegnato, gli utenti possono eseguire varie azioni, come specificato nella tabella seguente.
Virtual Data Rooms (VDR), l’ideale per le due diligence
Altra novità molto importante di Onlyoffice DocSpace 3.0 è la prima versione di Virtual Data Rooms (VDR), funzione pensata per l’archiviazione e la condivisione sicura di informazioni aziendali riservate.
La VDR permette di indicizzare e tracciare automaticamente tutti i contenuti, e generare un report di riepilogo sulla struttura dei file della stanza. Per proteggere i propri dati più sensibili si possono abilitare le filigrane, impostare la durata dei file, limitare il download e la copia.
Un classico utilizzo delle VDR è per il processo di due diligence, in caso di fusioni, progetti o altre joint venture che richiedono l’accesso condiviso a dati particolarmente sensibili.
Le altre novità
Per quanto riguarda le stanze pubbliche invece ora gli utenti esterni ammessi ad accedervi possono non solo visualizzare i contenuti della stanza, ma anche eseguire le azioni corrispondenti al livello di autorizzazione, per esempio modifiche, revisioni e commenti. Inoltre si può impostare un logo personalizzato per ogni stanza.
Altre novità da segnalare per DocSpace 3.0 sono poi il miglioramento della gestione dei file – si può decidere se visualizzare o meno le estensioni dei file accanto al loro nome configurando l’impostazione corrispondente, e convertire file XML in DOCX o XLSX per la visualizzazione e la modifica -, DocSpace Developer per integrare facilmente DocSpace nella propria applicazione web o in un’altra soluzione, e il supporto per OAuth2.0 per autorizzare gli utenti e per ulteriori azioni come l’accesso ai file.
Provare tutte queste novità è facile: basta accedere al proprio DocSpace, oppure creare un account gratuito al seguente link.
