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Ascom UMS ha annunciato i risultati di uno studio sull’utilizzo dei sistemi digitali per la gestione degli interventi chirurgici presso l’Ospedale San Filippo Neri, uno dei presidi di ASL Roma 1. Lo studio è stato condotto dalla Milano School of Management dell’Università degli Studi di Milano con il supporto di Ascom UMS e della direzione sanitaria.

Lo studio mirava a rilevare e misurare i benefici derivanti dall’introduzione di un sistema digitale per la gestione del blocco operatorio (Operating Room Management Software – ORMS) sia sull’operatività quotidiana, sia per la pianificazione strategica, grazie alla raccolta e analisi dei dati.

Dopo aver affrontato una prima fase di mappatura della struttura organizzativa dell’ASL Roma 1 e del presidio San Filippo Neri, il team di ricerca ha ricostruito la pianificazione dell’attività operatoria, della logistica del paziente e dei servizi all’interno dell’unità, che aveva adottato la piattaforma tecnologica Ascom UMS Digistat per sostituire il registro operatorio cartaceo.

Attraverso osservazioni sul campo, interviste e indagini sul personale clinico e amministrativo grazie alla collaborazione con la Direzione ospedaliera, è stato identificato un set di indicatori a partire dai flussi di dati che la piattaforma software permette di raccogliere. I Kpi includono i parametri previsti dalle linee di indirizzo per il governo del percorso chirurgico definite dal Ministero della Salute e sintetizzate nell’Accordo Stato-Regioni e includendo indicatori di performance aggiuntivi definiti con alla Direzione ospedaliera.

Il set definitivo si compone di 21 indicatori, dei quali nove caratterizzano il percorso fisico-logistico del paziente nel blocco e dodici misurano i volumi di attività e l’efficienza di utilizzo degli asset del blocco e dei tempi. I valori sono stati inseriti in una dashboard di monitoraggio che, attraverso report periodici e di sintesi, sono stati messi a disposizione della direzione aziendale e degli operatori del blocco C.

Ottimizzazione dei processi e gestione data-driven

Le conclusioni e gli effetti osservati nell’uso della piattaforma Digistat nell’Ospedale San Filippo Neri, hanno messo in luce due risultati significativi.

Da un lato si è ottenuto un accorciamento dei tempi di apertura delle sale operatorie e dell’induzione dell’anestesia per il primo intervento della giornata. Per gli interventi elettivi si è arrivati ad avere quasi un dimezzamento dei tempi di attesa (meno 46 percento). Anche i ritardi iniziali degli interventi programmati sono migliorati del 30%.

Il secondo aspetto è la digitalizzazione e raccolta dei dati, attività intrinseca all’adozione di una piattaforma software e che ha permesso un miglioramento dell’efficienza complessiva delle operazioni. Gli indicatori di prestazioni hanno consentito direzione aziendale di prendere decisioni più informate e strategiche, unendo al feedback empirico del personale anche informazioni basate sui dati.

Cambiamenti ai workflow e prospettive future

Lo studio ha permesso di evidenziare alcune difficoltà derivanti da una riduzione del 22 percento dei posti letto spinta da motivi di governance, ma che ha portato a un aumento degli interventi in urgenza che hanno un impatto negativo sull’efficienza e sui tempi, passati dal 7 al 29 percento rispetto al semestre precedente e a parità di numero di interventi.

Gli interventi urgenti richiedono una gestione più flessibile nell’adattarsi agli imprevisti, cosa che può avere conseguenze negative per l’efficienza operativa e sui tempi di turnover (il tempo tra l’uscita di un paziente dalla sala e l’ingresso del successivo).

Oltre ai miglioramenti immediati nella gestione della sala, quindi, l’analisi dei dati puntuali ottenuti con l’utilizzo di una piattaforma software permette alle direzioni sanitarie di indirizzare cambiamenti strategici che migliorano la pianificazione strategica per migliorare l’efficienza operativa e il livello di prestazioni, contribuendo a una migliore qualità dei servizi sanitari.