La definizione di ERP (Enterprise Resource Planning) è stata coniata da Gartner nel 1990 per estendere il concetto di MRP (Manufacturing Resource Planning) a tutte quelle funzionalità aggiuntive a cui qualsiasi media e grande azienda di produzione non poteva più rinunciare.
In origine il sistema comprendeva il supporto ai principali aspetti di management interni all’azienda, dalla pianificazione dei prodotti alla gestione di acquisti e vendite, dai costi alla produzione, dall’inventario ai flussi di cassa.

Il software centralizzava e accorpava funzioni in precedenza separate, ma per i primi dieci anni della sua storia è rimasto confinato entro il perimetro dell’azienda, concentrandosi sul back office, incidendo solo marginalmente sui fornitori e senza minimamente influenzare il rapporto con i clienti, di cui si occupava una suite dedicata, il CRM (Customer Relationship Management).

Le cose sono cambiate all’inizio del 2000, quando l’eccessiva rigidità degli ERP di prima generazione si è scontrata con la necessità di inglobare nei processi decisionali il rapporto con altre aziende e quello con i clienti e fornitori.
Inoltre l’avvento dell’e-commerce in quegli anni ha intensificato il rapporto diretto delle aziende di produzione con gli utenti finali, costringendo il gestionale a uscire dal suo guscio per evitare l’obsolescenza.

Investimenti in Italia

Nel nostro Paese, come nel resto del mondo, gli investimenti relativi agli ERP restano tra i più importanti nell’IT per gran parte delle imprese, malgrado la crisi e l’introduzione sul mercato di diverse innovazioni, capaci di distrarre parte del budget solitamente destinato al gestionale principale. Secondo il campione della ricerca Nextvalue, inclusa nel rapporto Assintel 2014, il 34% delle imprese top e medio-grandi italiane ha già inserito gli ERP nel portfolio dei progetti di innovazione del 2014-2015. Il 71% di queste aziende si affiderà a fornitori già presenti in azienda, il che testimonia la fiducia nelle soluzioni attuali. A far registrare maggiore interesse ci sono solo Big Data e processi di digitalizzazione.
Percentuali analoghe interessano anche le imprese medie e piccole, che quest’anno si occuperanno di implementare i loro ERP nel 38% dei casi affidandosi per il 90% a fornitori storici.

Cosa sanno fare

Negli ultimi tre lustri i sistemi ERP hanno saputo evolversi egregiamente, e oggi coprono una moltitudine di aree funzionali, che possono essere o meno implementate attraverso una struttura modulare che li rende spesso adattabili anche a imprese non molto grandi, garantendo un’interfaccia, un database e logiche di gestione comuni tra i vari reparti. Inoltre alcuni moduli sono cross-industry, ovvero compatibili con le soluzioni di altre aziende con cui è necessario che l’ERP possa dialogare.

Tra i moduli disponibili ci sono quelli che si occupano della gestione finanziaria e della contabilità, della gestione del personale, del magazzino, di acquisti e vendite, della distribuzione e degli asset. All’ERP è affidata l’intera supply chain delle aziende di produzione, e anche il CRM è ormai quasi sempre un modulo integrato, piuttosto che un’applicazione indipendente. Inoltre l’ERP è il riferimento per il Project Management, consentendo la pianificazione, la valutazione delle risorse e dei costi, la gestione dei tempi e delle attività necessarie a dare vita a ogni nuovo progetto di business.

I vantaggi dell’integrazione

Adottare o sostituire un ERP rappresenta un grosso impegno per qualsiasi azienda, malgrado le soluzioni moderne si siano per molti versi ‘alleggerite’ rispetto al passato. Ciò nondimeno anche nell’era del Cloud computing e dei servizi IT on-demand, i vantaggi di una struttura omogenea e centralizzata restano fondamentali quantomeno per le grandi aziende.

La possibilità che uffici remoti e diversi usino i medesimi campi e unità di misura per i dati e sistemi di reporting altrettanto coerenti è fondamentale per una gestione centralizzata efficace, e diventa l’unico mezzo possibile per affrontare con successo operazioni di integrazione di acquisizioni, oltre all’apertura di filiali distanti.

Il secondo vantaggio dell’ERP è la semplificazione delle attività IT, i cui servizi possono essere replicati riducendo le applicazioni necessarie e concentrando sforzi e costi nella customizzazione di un solo sistema.

La proliferazione di soluzioni diverse in azienda rappresenta anche un rischio per la sicurezza dei dati, che un buon ERP riesce a contenere più efficacemente, poiché le politiche di gestione sicura delle informazioni sono più facilmente applicabili all’intera organizzazione in un contesto omogeneo.

Il pericolo di un’implementazione sbagliata

I sistemi ERP hanno però anche i loro detrattori, che più volte in passato ne hanno decretato la fine, senza peraltro trovarne conferma. Alcune delle critiche sono effettivamente condivisibili e riguardano la rigidità strutturale che un sistema molto standardizzato impone alle aziende, rendendole meno pronte ai repentini cambiamenti del mercato di quanto non siano quelle dotate di infrastrutture tecnologiche meno monolitiche.

In effetti la scelta di un ERP e la sua implementazione coinvolge talmente tanti aspetti del business che una volta adottata una suite è traumatico sostituirla.
Esistono anche casi in cui un’implementazione sbagliata ha causato all’impresa più danni che vantaggi, poiché il pericolo di impantanarsi in tempi lunghissimi e interminabili contenziosi tra i diversi reparti è dietro l’angolo. Per questo ogni implementazione di un ERP richiede il coinvolgimento di tutto il management per fronteggiare quello che viene definito Business Process Reengineering (BPR).

Anche la suite più flessibile ha infatti una propria logica di funzionamento e impone grandi cambiamenti ai processi di business, che non possono essere superati con un semplice percorso di customizzazione. Per questo i CIO non dovrebbero mai commettere l’errore di considerare solo gli aspetti di sfida tecnologica nell’implementazione di un nuovo sistema, ma anche, e soprattutto, la preparazione dell’azienda ad affrontare un percorso di BPR, che implica di trovare un punto d’incontro tra le modalità di lavoro tradizionali dell’azienda e le logiche nuove introdotte dal software, spesso frutto dell’analisi delle migliori pratiche di business.

ERP VS Cloud computing

In ragione di questi pericoli e complessità, le nuove aziende non sono più così disponibili ad affrontare l’adozione di un nuovo ERP onnicomprensivo, specie adesso che esistono soluzioni SaaS poco impegnative e decisamente user friendly, in grado di svolgere molte delle funzioni di un complesso sistema on premises a una frazione del costo di un gestionale tradizionale e con un modello a consumo meno vincolante.

Per contro la gestione dei dati aziendali più importanti in un contesto Cloud based presenta altri rischi e criticità. Quello che ne viene fuori è uno scenario ibrido, in cui una soluzione tradizionale basata su ERP on premises convive con la gestione on demand di molti dei suoi servizi aggiuntivi. Sono gli stessi fornitori del gestionale a poter spesso offrire soluzioni di questo tipo, venendo incontro alle esigenze di flessibilità e decentramento delle aziende moderne, e garantendo agli ERP, così trasformati e alleggeriti, una vita ancora lunghissima.