Abbiamo parlato poche settimane fa di Tableau, una delle piattaforme più diffuse di data analytics e visualization, e del fatto che in Italia l’azienda – che è stata acquisita da Salesforce nel 2019 – è presente con una struttura diretta da meno di due anni, ma ha clienti da molto più tempo.

Sara Assicurazioni agri 26 cwi

Photo credit: Matteo Gebbia, 2022

Un esempio è Sara Assicurazioni, che ha adottato Tableau Analytics nel 2018 per produrre report per il top management e gli utenti di direzione (circa 300), e successivamente lo scorso ottobre ha esteso l’uso della piattaforma a tutta la forza vendita (circa 2000 utenti di agenzia distribuiti sul territorio).

Nella prima fase l’obiettivo era produrre report riguardanti KPI come la nuova produzione (giornaliera, settimanale, mensile), le iniziative commerciali, i trend di portafoglio (con focus su garanzie e prodotti), e il monitoraggio di claim e retention, mentre l’estensione successiva riguarda tutti i principali KPI in ambito vendite e agenzie, tra cui Piano commerciale, Incentivazione sinistri e Reportistica operativa.

Il Gruppo Sara Assicurazioni si rivolge a famiglie, professionisti e PMI con una gamma di prodotti che coprono gli ambiti sicurezza personale, patrimoniale e tenore di vita. Ha oltre un milione di clienti, più di 600 dipendenti e oltre 600 agenzie su tutto il territorio italiano.

Con Amir El Saidi, Direttore Business Factory di Sara Assicurazioni (nella foto), abbiamo approfondito le esigenze da cui è nata l’idea di adottare Tableau, le motivazioni della scelta, l’accoglienza del sistema da parte degli utenti finali, i costi del progetto, i suoi ritorni e i suoi sviluppi nel futuro.

Prima di tutto cosa significa “Business factory” nel suo job title?

In Sara Assicurazioni la Business Factory è l’interfaccia tra il business e l’IT per lo sviluppo del software. Tutte le applicazioni sono responsabilità della Business Factory. È una struttura da circa 20 persone interne più 50 consulenti, in tutto una settantina di persone.

Da quali esigenze è nata l’idea di adottare Tableau?

Abbiamo scelto Tableau nel 2018, e all’epoca non c’erano sistemi paragonabili. Avevamo i classici problemi che hanno tutte le aziende quando decidono di rivedere la parte di reporting. Avevamo un sistema datato e non intuitivo, con report online basati su enormi tabelle di dati, non aggiornati in tempo reale, e graficamente insufficienti per gli utenti di direzione. E quindi abbiamo scelto quello che in quel momento abbiamo valutato essere il sistema best in class.

La piattaforma su cui era basato il sistema precedente poi nel tempo ha avuto un’evoluzione, ha recuperato il gap. Ma comunque Tableau alla fine si è rivelata la scelta migliore, sia per la facilità di integrazione con tutti gli altri sistemi, sia alla luce della successiva acquisizione da parte di Salesforce, perché poi nel tempo siamo diventati utenti anche di Salesforce.

Perché la nuova piattaforma è stata adottata in due fasi?

Abbiamo iniziato con un progetto pilota che ci ha permesso di far capire al business, soprattutto alla direzione, che è possibile creare della reportistica evoluta che dà un valore aggiunto, nel senso che non comunica solo il dato, ma lo inserisce in un contesto e lo spiega in tutte le sue forme.

Una volta che abbiamo convinto quella che noi chiamiamo la direzione assicurativa, che è il nostro principale sponsor in questo progetto, abbiamo fatto la scelta del fornitore, e quindi di sostituire con Tableau il sistema precedente, che era utilizzato da tutte le agenzie. Questo è stato il passaggio più complesso: convincere tutti a passare a un nuovo strumento al posto di quello che tutte le agenzie ormai erano abituate a usare. Quindi si è trattato di convincere prima la direzione, e poi la parte commerciale e gli agenti.

Quale è stata la reazione dei vari tipi di utenti?

L’accoglienza della parte commerciale è stata molto buona, anche perché Tableau ha un look and feel accattivante fin dal primo impatto. L’apprezzamento è alto perché i venditori riescono a valutare meglio le performance delle agenzie, visualizzare meglio gli andamenti sul territorio, cosa che nel vecchio non era possibile fare, anche perché a un certo punto avevamo smesso di investirci.

Quanto agli agenti, erano abituati al vecchio sistema che apprezzavano anche per l’immediatezza della consultazione di alcuni elementi come le loro provvigioni, gli incassi, i titoli emessi. Siamo andati loro incontro rifacendo nel nuovo sistema tutti i report del vecchio, poi semplicemente abbiamo affiancato i due sistemi per due mesi, e infine abbiamo spento il vecchio.

Quale impegno ha richiesto questo progetto, sia da parte di Sara Assicurazioni che di partner esterni?

Su questi aspetti siamo una realtà un po’ atipica, perché facciamo molto in casa. Abbiamo fatto questo progetto con 4 persone, non impegnate a tempo pieno, di cui due interne e due esterne di Visualitics, che è uno dei principali partner di Tableau in Italia. I due esterni sono esperti di Tableau, sono stati in grado di creare un insieme di dashboard molto efficaci sia dal punto di vista funzionale che grafico, perché comprendono tutti i principali dati, e infatti le chiamiamo business monitoring. Ma d’altra parte l’aspetto grafico e l’esperienza utente sono altrettanto importanti, anzi spesso in questo tipo di progetti sono decisivi.

Quanto è durato il progetto?

La fase di convincimento è stata fortemente allungata dal Covid, in pratica è durata dal 2018 al 2021. Poi la fase di porting è durata un anno, dal 2021 al 2022. Ma abbiamo fatto con calma, non c’erano particolari pressioni. Rispetto ai progetti IT di un’azienda come la nostra è stato un investimento piccolo: due persone per 200 giorni, quindi siamo nell’ordine di 100-150mila euro.

Con quali altri sistemi di Sara Assicurazioni è stato integrato Tableau?

Come accennavo prima la facilità di integrazione di Tableau è uno dei motivi per cui l’abbiamo scelto, e infatti è stato integrato praticamente con tutto: con la parte danni, con la parte sinistri, con la parte vita, con Salesforce. Prende dati da tutti i nostri sistemi gestionali, cosa che ci ha permesso di costruire un sistema di monitoring efficace.

Avete fatto valutazioni quantitative dei ritorni del progetto?

Non abbiamo fatto valutazioni quantitative di ROI. La piattaforma Tableau è leggermente più costosa di quella che avevamo prima. Non è stato facile portare a bordo pianificazione e controllo e l’ufficio acquisti circa i benefici di pagare di più per una cosa che potenzialmente avevamo già. Ma d’altra parte adesso il business lo apprezza molto.

Il ritorno principale è che oggi il dato viene visto in tutte le sue forme, può essere rappresentato in diversi modi, e ci guida quando dobbiamo prendere una decisione. Cosa che prima non accadeva perché ciascuno portava il suo dato e occorreva sempre integrare nel processo decisionale una componente di “sentimento”. Adesso invece quando si apre una questione ciascuno va sul sistema e fa le sue analisi, ma almeno la fonte dati è unica per tutti.

Altro beneficio concreto è che il sistema, una volta che è costruito bene, è molto semplice da utilizzare, e ci permette di rendere le persone operative e produttive su di esso senza dover investire per la formazione e altri processi di avviamento.

Prevedete altre fasi del progetto nel futuro?

Sì, l’obiettivo ideale è rendere il business più indipendente nel fare reportistica. Oggi è l’IT che fa le dashboard per il business sulla base delle loro richieste. Vorrei che questo diventasse un’eccezione solo per i casi più complessi, i casi in cui configurare la parte grafica è importante. Vorrei insomma che il sistema diventasse uno strumento che permetta di costruire dei report in autonomia, senza dover chiedere all’IT. Bisogna capire come farlo, ma è la missione di quest’anno.