Software di Collaborazione
Software di collaboration e smart working
Applicazioni e strumenti cloud per gestire progetti, task, comunicazioni e condivisione di documenti aziendali nel gruppo di lavoro
TECH SPOTLIGHT: Videoconferenze
Nel senso più ampio del termine, i software di collaborazione (più comunemente collaboration tools) comprendono diverse funzioni che aiutano i dipendenti a lavorare insieme anche se si trovano in luoghi diversi. Questa collaborazione può essere focalizzata su un particolare task o estendersi alle attività quotidiane dell’impresa, può riguardare solo dipendenti oppure coinvolgere anche eventuale personale esterno all’azienda. Si tratta quindi di una categoria molto ampia di soluzioni: anche un semplice programma per la gestione delle agende condivise è uno strumento di collaboration, sebbene non sia a soluzioni così limitate che si pensa quando si cita il termine.
Le piattaforme di collaboration si possono dividere in due macro-ambiti che, peraltro, sono sempre più in sovrapposizione: la collaborazione in tempo reale e quello che negli anni Novanta andava sotto la denominazione di groupware, ossia strumenti software che facilitano lo svolgimento di attività comuni ma asincrone.
Oggi di solito si pretende che un sistema di collaborazione copra entrambi gli ambiti, permettendo la condivisione delle informazioni e anche qualche forma di comunicazione in tempo reale. Parallelamente, molti strumenti di produttività personale hanno aggiunto alla loro dotazione funzioni per la collaborazione tra colleghi, ad esempio le suite office permettono quasi tutte di intervenire su un medesimo documento contemporaneamente, con anche funzioni di chat testuale, e qualsiasi piattaforma anche consumer di storage cloud permette di condividere file tra più persone.
La differenza tra queste funzioni sporadiche e una piattaforma vera e propria di collaboration sta soprattutto nella completezza delle funzioni offerte, nell’apertura verso altri sistemi (in particolare quelli di Unified Communications) e nelle possibilità di controllo centralizzato delle sessioni di collaborazione. Quest’ultimo è un elemento sempre più critico perché la condivisione delle informazioni e dei documenti è la base della collaboration ma deve essere rapportata alle esigenze di confidenzialità e protezione delle informazioni aziendali.
Lo scopo principale dei software di collaboration è aumentare la produttività di un gruppo di lavoro ottimizzando e automatizzando alcune funzioni che possono facilmente essere delegate a una piattaforma software. Principalmente sono le seguenti:
- tenere traccia dell’andamento di singoli task
- inviare automaticamente aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei task agli interessati
- gestire flussi di operazioni in cascata
- offrire spazi virtuali comuni in cui condividere documenti
- abilitare forme di discussione online tenendone traccia
Le soluzioni di questo tipo sono sempre più spesso offerte in cloud in modo da essere sempre raggiungibili con vari tipi di dispositivi (PC, smartphone, tablet) e da qualsiasi luogo, ma possono anche essere ospitate sui server aziendali per avere un maggiore controllo sulla gestione dei documenti. Esistono anche piattaforme ibride in cui parte delle attività sono svolte in cloud ma i documenti più critici non escono dalla rete aziendale.
I principali software di collaboration
I software di collaborazione di stampo enterprise stanno trasformando il modo in cui i singoli utenti e i gruppi di lavoro comunicano tra loro. Non bisogna quindi stupirsi se il loro numero continua ad aumentare e se la scelta va molto oltre realtà già ben affermate come Slack e Yammer.
Abbiamo così deciso di scegliere i 9 migliori strumenti collaborativi per le aziende, indicando per ognuno le feature essenziali e i prezzi.
Slack
La messaggistica in tempo reale di Slack è diventata una scelta ideale e diffusissima nell’ambiente di lavoro, anche grazie all’interfaccia user-friendly e all’integrazione con applicazioni già molto utilizzate come Skype, Google Drive e Twitter.
Slack ha recentemente aggiunto la funzione di videochiamata alle versioni per Mac, Windows e Chrome, oltre a offrire un’esperienza più profonda per chi utilizza Google Cloud. La partnership con la grande G permette infatti di integrare il processo dei permessi di Google Drive, l’anteprima dei documenti e un nuovo bot per gestire notifiche e commenti.
Slack costa 6,67 dollari al mese per singolo utente per la versione Standard, mentre il pacchetto Plus ha un costo di 12,50 dollari al mese (sempre per singolo utente). È disponibile anche una versione gratuita, che però è priva di diverse funzioni come lo storage illimitato per i messaggi e le chiamate (video e voce) di gruppo.
Altre informazioni su Slack
Sito web: https://slack.com/
Facebook Workplace
Il gigante social ha recentemente fatto un grande passo verso l’utenza professionale con il lancio definitivo e globale di Workplace. Si tratta di un servizio che combina la familiare interfaccia di Facebook, la chat di Messenger e il news feed con nuovi strumenti tra cui una dashboard dedicata agli analytics.
Facebook ha aggiunto a Workplace una nuova piattaforma di collaborazione che consente alle aziende di creare applicazioni e che include integrazioni con prodotti di terze parti come Box e Gmail.
Workplace, che offre comunque una versione di prova gratuita della durata di 90 giorni, costa 3 dollari al mese per singolo utente fino a un massimo di 1000 utenti, ma il prezzo scende a 2 dollari al mese (da 1001 a 10.000 utenti) e a 1 dollaro al mese per ogni utente al di sopra del 10.000.
Sito web: https://workplace.fb.com/
Microsoft Yammer
Quando Microsoft è entrata nel mercato della collaborazione enterprise, lo ha fatto nel 2012 con l’acquisizione di Yammer per 1,2 miliardi di dollari.
Questo servizio permette alle aziende di compilare messaggi, file e aggiornamenti in una singola posizione e incrementa la condivisione di informazioni attraverso gruppi di conversazione. Gli utenti di Yammer possono interagire sia all’interno di gruppi pubblici e aperti, sia in gruppi privati nel caso si debbano condividere informazioni sensibili.
Yammer è perfettamente integrato con Office 365 e dal primo gennaio di quest’anno il piano Yammer Enterprise non è più attivo. Per iscriversi come nuovi utenti a partire da questa data e per chi vorrà rinnovare il proprio piano sottoscritto in precedenza, è necessario il passaggio a uno dei piani di Office 365 Enterprise a partire dal livello K1, che per 3,40 euro al mese per utente include Yammer, email Outlook, accesso alle app Office online (anche per editing e creazione) e molto altro.
Sito web: https://www.yammer.com/
Cisco Spark
Il servizio di messaggistica offerto da Cisco Spark include testo, voce, video e opzioni per la condivisione dei contenuti che possono essere divise in singole “stanze” per ogni conversazione. Spark offre anche l’integrazione con i prodotti Cisco e supporto gratuito.
Al momento si può utilizzare Spark gratuitamente in una versione che include messaggi illimitati e chiamate in-app, condivisione del display, fino a 5 GB per la condivisione dei file, crittografia end-to-end e integrazione con un massimo di 10 app.
La versione Premium da 12 dollari al mese per singolo utente aggiunge l’integrazione con Outlook ed Exchange, con le directory corporate e con un numero illimitato di app. Inoltre questa versione integra controlli di amministrazione e un supporto live più avanzato.
Spark può essere fornito in cloud, on-premise o all’interno di servizi ibridi e, attraverso Spark Depot, permette ai suoi utenti di trovare app di terze parti (come Salesforce) che si integrino con Spark.
Sito web: https://www.ciscospark.com/
Microsoft Teams
Microsoft ha lanciato lo scorso novembre Teams, un serio contendente a Slack definito come “uno spazio di lavoro basato su chat” all’interno di Office 365. Gli utenti possono inviare messaggi diretti o essere raggruppati in un team per discutere di un argomento e condividere documenti.
Contrariamente alla piattaforma di messaggistica di Skype for Business, Teams è fornito di un set completo di emoji, gif e meme e, a differenza di Slack, le cui chat possono diventare confuse e disorganizzate, Teams integra le cosiddette Threaded Conversations, funzione con cui la piattaforma tiene traccia dei thread di conversazione e permette di rispondere in blocco a tutti i partecipanti di quel thread.
Il principale vantaggio di Teams è che si integra alla perfezione con i più comuni prodotti di Office 365 come Word, Excel e PowerPoint, oltre che con le videoconferenze di Skype e con la condivisione dei file tramite SharePoint.
Da luglio 2018 è disponibile una versione gratuita di Microsoft Teams con un limite di 2 GB per utente.
Sito web: https://products.office.com/it-it/microsoft-teams/group-chat-software
Jive
Il software intranet di Jive mette a disposizione comunicazioni e strumenti di collaborazione in tempo reale attraverso stream di attività, gruppi, discussioni e blog.
I documenti possono essere modificati e visionati in tempo reale da più utenti e le interazioni possono essere valutate attraverso strumenti analitici integrati. Jive inoltre si integra alla perfezione con Office 365, SharePoint, Salesforce e Google Docs/G Suite.
Tra i punti di forza dell’hub collaborativo di Jive spiccano anche il Recommender Engine, che utilizza il machine learning per personalizzare e arricchire un contenuto, una funzione di ricerca Open Search) che copre lo storage di OneDrive e le comunità Jive.
Sito web: https://www.jivesoftware.com/
Prysm Software Platform
Le aree di lavoro, basate su cloud, sono accessibili ai partecipanti da un massimo di 25 postazioni contemporaneamente e offrono una varietà di strumenti di collaborazione, tra cui annotazioni su schermo, lavagne digitali, condivisione di dispositivi e supporto per applicazioni basate sul web
Un vantaggio chiave di Prysm è che può integrare software di più fornitori terze parti. Ciò consente a un dipendente che utilizza Google Docs, per esempio, di collaborare con un collega che utilizza MS Word nella stessa schermata della riunione gestita dalla piattaforma Prysm.
Il software è disponibile a 29 dollari per utente al mese (per più di 25 utenti), o a 39 dollari per utente al mese (da 5 a 25 utenti).
Sito web: https://www.prysm.com/software/
LoopUp
La startup londinese LoopUp sta diventando una delle piattaforme di conferenze audio e video più interessanti del momento. Gli utenti possono vedere in tempo reale con chi stanno parlando senza il bisogno di entrare a tutti gli effetti nella videoconferenza, i cui partecipanti possono essere silenziati all’occorrenza dai gestori.
LoopUp promette un’esperienza utente molto intuitiva, unendo un’efficace integrazione con strumenti come Outlook a un’attenzione particolare alla sicurezza.
LoopUp è disponibile in tre versioni a pagamento. Il piano Professional da 22 dollari al mese, una versione Power da 44 dollari al mese e un’opzione Enterprise di tipo pay-as-you-go con prezzi che dipendono dal tipo di utilizzo.
Sito web: https://loopup.com/
Stride
Gli strumenti includono Focus Mode, una modalità progettata per eliminare le distrazioni disattivando temporaneamente tutte le notifiche e i messaggi, eccetto quelli inviati direttamente all’utente. Tornando alla modalità normale l’utente riceve tutte le notifiche arrivate nel frattempo.
Un’altra nuova funzionalità è “Actions and Decisions”, che consente di salvare, assegnare e categorizzare specifici messaggi e attività. La piattaforma offre anche notifiche personalizzabili, editing di testo avanzato, annotazione di immagini, incorporamento di file ed emoji personalizzati.
Stride è disponibile in una versione gratuita e in una versione standard che costa 3 per utente al mese. Atlassian offre anche una prova gratuita di 30 giorni.
Sito web: http://www.stride.com/
Huddle
La gestione dei file è uno dei principali punti di forza di Huddle, strumento con cui gli utenti possono controllare le approvazioni per un documento, condividere file, collaborare e gestire i progetti di lavoro. Huddle è inoltre apprezzato per la sua interoperabilità grazie all’integrazione con software come Outlook e altri, ma anche la particolare attenzione sulla sicurezza è un pregio da non sottovalutare.
I prezzi di Huddle non sono tra i più bassi, ma bisogna ammettere che i piani di abbonamento includono molte funzionalità. I prezzi partono infatti dai 18 euro mensili per il piano Essential, che incluso la condivisione sicura dei file, strumenti di collaborazione e la gestione di progetti per piccoli team.
Le opzioni più complete e costose sono quelle Plus e Premier, che offrono in più feature di sicurezza extra, personalizzazioni e controlli amministrativi. C’è infine una versione speciale rivolta in modo specifico al settore pubblico e governativo.
Sito web: https://www.huddle.com/
Salesforce Chatter
Una delle prime soluzioni per il mercato della collaborazione enterprise è stata Chatter, che Salesforce ha lanciato addirittura nel 2010. Questa soluzione improntata al mobile organizza le discussioni attorno a gruppi di utenti, dove file, video e immagini possono essere condivisi. Per aderire un gruppo è necessario un invito.
Chatter supporta l’integrazione con app custom e di terze parti e offre consigli su persone, file e informazioni da seguire basandosi sull’attività del singolo utente per creare feed personalizzati.
Chatter è un servizio gratuito per chi è già un utente Salesforce, ma è disponibile anche per chiunque a 15 dollari al mese per singolo utente. Il prezzo include la libreria di contenuti di Salesfoce, alcune funzionalità di Salesforce CRM, l’accesso read-only ad account e contatti e alla piattaforma Firce.com.
Altre informazioni su Salesforce
Sito web: http://www.salesforce.com/it/chatter/overview/
