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I fornitori di servizi di videoconferenze e collaborazione come Zoom hanno registrato quest’anno un forte calo di attività. Si tratta di un fenomeno ricorrente nel settore da decenni, ovvero un boom seguito da un crollo. Il primo picco si è verificato negli anni ’90, quando il CEO di Intel, Andy Grove, investì molto in questa tecnologia, per poi dichiarare che fu uno dei suoi più grandi errori. Un secondo picco si è verificato un decennio dopo quando HP lanciò le “Halo rooms” (chi le ricorda più?) e, anche in questo caso, ci fu un crollo poco dopo.

Più di recente, l’interesse per il video è aumentato (per necessità) durante la pandemia, ma con l’affievolirsi dell’emergenza sanitaria e dei lockdown è diminuita anche la corsa alle videoconferenze. È possibile che questa volta il mercato non subisca una flessione così forte come in passato, ma finché l’industria non interverrà per risolvere i problemi che conosce da decenni e che potrebbero rendere la tecnologia sostenibile, le videoconferenze non raggiungeranno mai il loro pieno potenziale. Per avere successo, i fornitori di videoconferenze devono rispondere a diversi requisiti, ma invece di soddisfarli tutti si accontentano di prenderne in esame solo qualcuno.

Il vantaggio principale dell’utilizzo di questi strumenti non è tanto la collaborazione; abbiamo collaborato con successo utilizzando l’e-mail, il telefono e le riunioni di persona molto prima che arrivasse la videoconferenza. Potreste tranquillamente saltare la maggior parte delle sessioni video e inviare semplicemente una copia cartacea della proposta, dire alle persone di guardarla e otterreste un risultato quasi identico. Inoltre, la maggior parte delle riunioni non è particolarmente collaborativa, ma si tratta più che altro di sessioni di comunicazione con domande e risposte. Le riunioni del personale, le riunioni aziendali, le presentazioni dei fornitori, gli aggiornamenti sulle risorse umane e persino le riunioni sui cambiamenti organizzativi e sui risultati finanziari non richiedono di fatto video in tempo reale.

Anzi, a ben vedere uno dei vantaggi di una telefonata è che non dovete preoccuparvi del vostro aspetto. Questo è stato uno dei due motivi per cui le comunicazioni video via desktop hanno fallito negli anni ’80 (l’altro motivo è che i dipendenti temevano che il loro capo li osservasse di nascosto). Il miglior argomento a favore delle videoconferenze è quello di evitare i viaggi e gli spostamenti, che sono costosi e a volte comportano rischi per la sicurezza e la salute, senza contare che la produttività ne risente quando i lavoratori sono in viaggio. I vantaggi economici, di sicurezza, di salute e di opportunità offerti dalle videoconferenze avrebbero dovuto rendere quasi obsoleti i viaggi per lavoro. Ecco cinque motivi per cui non è ancora così.

La tecnologia non è ancora facile da usare

In origine il video era visto come una funzione del telefono. Chiamavate qualcuno al telefono e poi attivavate il video. Questa era la visione che AT&T aveva decenni fa perché, naturalmente, vedeva il mondo attraverso la lente dei telefoni. E sebbene la tecnologia sia migliorata, anche negli anni ’90 e 2000 era spesso necessario un tecnico per far funzionare le apparecchiature. Inoltre, pochi sistemi erano interoperabili e c’era una buona probabilità di non riuscire a far funzionare il proprio sistema con altri.

Oggi, per fortuna, non abbiamo più bisogno di un tecnico dedicato per il video, ma molti sistemi non funzionano ancora in modo affidabile. La facilità d’uso e l’interoperabilità hanno portato al successo l’industria delle telecomunicazioni, ma sembrano essere entrambe un aspetto secondario quando si tratta di videoconferenze.

zoomtopia 2022

Le conversazioni nelle riunioni sono importanti

Quando vi incontrate di persona, potete fare un commento alla persona accanto a voi, confrontarvi con qualcun altro di fronte a voi e farvi ascoltare. Nelle riunioni a distanza, invece, spesso rimanete in silenzio finché qualcuno non vi lascia parlare e se volete parlare con un’altra persona, dovete scrivere un messaggio diretto (che l’altra persona potrebbe non vedere) o chiamarla al telefono.

Questo fa sì che i partecipanti remoti si sentano cittadini di seconda classe rispetto a quelli che si incontrano di persona. Non hanno il tempo necessario per guardarsi in faccia, potrebbero non essere ascoltati, non possono sviluppare relazioni professionali o avere la possibilità di interagire con gli altri. Consentire le “chat laterali”, che molti responsabili delle riunioni disapprovano, sarebbe d’aiuto. In una sessione di videoconferenza, infatti, è possibile isolare completamente queste chat, consentendo la condivisione di informazioni che sarebbero invece dirompenti in un incontro di persona.

Anche gli impegni dopo la riunione sono importanti

Le persone che si recano alle riunioni spesso si fermano dopo la fine della riunione per chiacchierare in compagnia. Può capitare di trovarsi in corridoio, durante il pranzo o la cena, oppure di trovare uno spazio per lavorare a un progetto secondario. Partecipare a una riunione di persona ha un elemento di team-building che apre ulteriori strade per l’avanzamento del lavoro e permette ai progetti di collaborazione di avanzare più rapidamente.

Ma la natura sociale delle videoconferenze, che potrebbe essere affrontata con strumenti simili ai videogiochi, con il metaverso o persino con un pranzo condiviso attraverso il video, non viene realizzata su larga scala. Per questo motivo, i dipendenti remoti ritengono giustamente che, non recandosi a una riunione, si trovino in una posizione di svantaggio.

Le riunioni ibride non funzionano

Quando si tiene una riunione in cui alcuni dipendenti sono remoti, è spesso qualcosa di negativo. Le telecamere raramente mostrano la persona remota e non è raro che i partecipanti in loco ridicolizzino di nascosto chi non è presente o ignorino chi è stato silenziato. I partecipanti remoti finiscono spesso col sentirsi degli intrusi. E se per caso fate un errore? Di persona potreste essere in grado di correggere la situazione, ma se siete a distanza, è più difficile farlo, soprattutto se non vi rendete conto di aver detto la cosa sbagliata. Ecco perché, quando si tratta di riunioni ibride, c’è quasi sempre una chiara disparità tra chi partecipa da remoto e che in presenza.

La migliore tecnologia video non è ancora disponibile

Un problema della partecipazione a una riunione di persona è che potreste apparire stanchi, spettinati o fuori forma. Ma con il video, la tecnologia odierna può farvi apparire al meglio, con l’intelligenza artificiale generativa che potrebbe essere utilizzata per perfezionare il vostro discorso e persino per farlo al posto vostro. Potreste anche utilizzare l’intelligenza artificiale generativa per rispondere alle domande mentre parlate e modificare i vostri commenti in tempo reale in base ai commenti e alle domande che arrivano. Potreste persino utilizzare sfruttare l’IA per far partecipare una versione digitale di voi stessi a una riunione al vostro posto o per partecipare a riunioni in cui i fusi orari diversi sono un problema.

I vantaggi delle videoconferenze sono insomma evidenti tra riduzione dei costi di viaggio, dipendenti più sicuri, maggiore produttività, dipendenti più felici e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. E anche se la continua necessità di collegare i lavoratori remoti alle loro aziende eviterà probabilmente un crollo catastrofico del settore, questo non potrà esprimere tutto il suo potenziale finché non verranno affrontati questi cinque problemi.