Google ha lanciato questa settimana un piano gratuito per la sua offerta Workspace Essentials, attiva già da metà 2020 e che include alcuni servizi di Workspace non legati alla casella email, come Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Meet (con lavagna digitale Jamboard), Chat con possibilità di assegnare Task agli altri membri, note di Keep e Calendario.

Il nuovo Workspace Essentials Starter include 15 GB di spazio complessivo e prevede un massimo di 25 utenti all’interno dello stesso team. Tutti gli utenti dovranno avere un indirizzo email sullo stesso dominio aziendale, che è un requisito per poter aprire un account (non è possibile registrarsi usando un indirizzo Gmail, Yahoo o, verosimilmente, quelli generici degli internet provider).

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Non si tratta quindi di un’offerta in grado di sopperire alla chiusura dei piani gratuiti di Google Workspace, nati nel 2006 come Google Apps per il tuo dominio e che verranno definitivamente dismessi dal prossimo 1 luglio, proprio perché non includono Gmail e perché richiedono di avere già una casella email con dominio personalizzato.

Per chi desidera usare questi strumenti di collaborazione, può però rappresentare un’alternativa all’utilizzo delle versioni gratuite di Workspace, legate a un indirizzo Gmail personale, permettendo di mantenere il tutto legato all’indirizzo email di lavoro.

Il fatto che tutti i membri del team debbano avere un indirizzo email sullo stesso dominio aziendale sarà un limite alla collaborazione con fornitori, collaboratori o dipendenti di aziende diverse all’interno di uno stesso gruppo, situazione questa molto diffusa nella frammentata morfologia dell’imprenditoria italiana.

Qualsiasi dipendente può aprire e gestire un proprio team

Come dicevamo, l’unico requisito per la creazione di un gruppo di lavoro è una casella email con dominio aziendale. Non servono carta di credito o altre formalità. Qualsiasi dipendente che registri un account ne è l’amministratore e può invitare fino a 24 altri colleghi a far parte del team, ma non c’è limite al numero di team che si possono aprire sullo stesso dominio aziendale.

Nella versione Starter, le funzioni di amministrazione sono molto rudimentali: praticamente si limitano agli inviti e alla gestione degli utenti. Le funzionalità per stabilire i criteri di condivisione, sicurezza del login o archiviazione e ricerca dei dati ai fini di compliance normativa (eDiscovery su Google Vault) sono disponibili solo nei piani Enteprise Essentials (oltre che ovviamente nei più completi Workspace Business).

Un cavallo di troia per l’IT aziendale

A questo punto, se lavorate nelle funzioni IT, security o governance dei dati aziendali, potreste essere un pochino preoccupati e ne avete tutte le ragioni. Una grande azienda potrebbe ritrovarsi con decine di gruppi di lavoro che condividono documenti e informazioni fuori da qualsiasi controllo e governance. È il fenomeno chiamato Shadow IT, l’informatica-ombra, fatta di servizi e archivi di cui l’azienda non è consapevole.

Il fatto che si tratti di applicazioni business legate alla propria email di lavoro potrebbe indurre molti dipendenti a pensare che non ci sia nulla di male nel condividere informazioni e documenti che mai penserebbero di mettere sul proprio Google Drive personale.

Il messaggio di Google ai dipendenti di tutto il mondo è un invito a bypassare le scelte dell’azienda sul software e le piattaforme di condivisione in cloud, ed è un invito molto esplicito. “Con Essentials Starter, stiamo semplificando la scelta degli strumenti di produttività per i dipendenti dando così vita ad una collaborazione al passo con i tempi”, scrive Kelly Waldher, Vice President of Marketing di Google Workspace nel blog post che annuncia il servizio. E ancora: “Essentials Starter incoraggia i dipendenti e i team ad abbandonare una modalità di lavoro in silos e a lavorare insieme in modi inediti, anche se la loro organizzazione si affida ancora a strumenti di produttività tradizionali non progettati per l’era ibrida del lavoro”.

Quali opzioni  per contrastare la Shadow IT

Ora, è senz’altro vero che molte aziende ancora usano strumenti e processi arretrati, non adeguati al momento e ai metodi di lavoro attuali. Tante, tantissime hanno però fatto di necessità virtù e negli ultimi due anni hanno fatto passi da gigante nella modernizzazione delle proprie applicazioni e infrastrutture. Altre stanno ancora facendo valutazioni nelle quali – oltre alla soddisfazione dei dipendenti – entrano in gioco considerazioni sulla governance, sull’integrazione con processi e applicazioni già esistenti, sui prezzi e sui livelli di servizio. Metterle davanti al fatto compiuto autonomamente dai dipendenti, pare un po’ brutto, ecco.

Cosa possono fare quindi gli amministratori IT per limitare o governare l’adozione di strumenti non autorizzati? La prima e più ovvia azione è quella di ricordare le policy aziendali sull’utilizzo di applicazioni in cloud, magari facendo esplicito riferimento ai nuovi servizi offerti al pubblico.

L’altra possibilità è quella di attivare un abbonamento Workspace Essentials Enterprise per il tuo dominio al solo scopo di poter governare o limitare la possibilità per i dipendenti di creare e gestire autonomamente dei propri team nascosti.

Solo così, si apprende dalla pagina di supporto di Workspace, per chi gli amministratori del dominio sarà possibile gestire account e identità, attivare funzionalità di sicurezza come la verifica in due passaggi, il monitoraggio e l’applicazione forzata delle password, gestire i dispositivi mobili, avere accesso amministrativo con delega in base al ruolo, fare la conservazione dei dati e eDiscovery con Google Vault e assumere la gestione di tutti gli utenti di Essentials presenti nell’intera azienda.