Sono sempre più preoccupato dall’enorme attenzione odierna agli strumenti di collaborazione senza che ci sia un’attenzione comparabile alla comprensione di come i dipendenti possano lavorare insieme con successo o del perché non collaborino affatto. La maggior parte dei consigli sulla collaborazione parte dal presupposto che le persone vogliono o hanno bisogno di collaborare e non sanno come farlo. Sono anche preoccupato del fatto che, nel tempo, abbiamo reso sempre più difficile per le persone lavorare insieme, credendo che qualche nuovo strumento risolverà questo problema.

La migliore pratica tipica per qualsiasi acquisto di hardware e software è definire e classificare gli elementi del problema che deve essere risolto, quindi trovare la soluzione. Invece, le persone spesso saltano alla soluzione prima ancora di cercare di capire il problema. Non tutti hanno bisogno di collaborare con i colleghi, e nemmeno tutti lo vogliono. E ora, alcune aziende hanno iniziato a misurare la collaborazione senza prima valutare se la collaborazione sia davvero necessaria per uno scopo, un lavoro o un’attività specifici.

Ma allora come possiamo migliorare il processo di collaborazione?

Primo compito: valutare il problema

Prima di migliorare qualcosa, dovete prima capirlo. Innanzitutto, fatevi un’idea di come i dipendenti stanno collaborando in questo momento. Alcuni lavori specifici sono collaborativi per natura, come la creazione di un prodotto complesso o qualsiasi cosa per cui le persone hanno bisogno di lavorare insieme.

Sebbene possa sembrare ragionevole iniziare con un sondaggio, questo si limita a evidenziare la distribuzione delle diverse pratiche collaborative. È meglio iniziare con i dipendenti che superano costantemente i loro colleghi e sono riconosciuti come leader. Cercate di capire i motivi delle loro prestazioni così elevate e, al tempo stesso, esaminate i dipendenti con scarse prestazioni per valutare il motivo per cui non sono all’altezza.

Quando mettete a confronto i risultati ad alto rendimento e quelli a basso rendimento, classificate le ragioni di ciascuno e cercate una correlazione. Potrebbe essere il modo in cui i dipendenti sono attrezzati, il loro livello di istruzione, il modo in cui sono incentivati, la forza della loro rete o se collaborano efficacemente o meno. A questo punto determinate se il problema è il dipendente, il suo manager o la mancanza di qualche strumento o capacità che hanno invece i migliori. Cercate però anche altri elementi più “umani” come la discriminazione o il trattamento ingiusto.

Se eseguite la valutazione in modo approfondito, dovreste arrivare a capire il problema che deve essere risolto. Potreste anche scoprire che non avete bisogno di uno strumento di collaborazione, bensì di formazione per la collaborazione e incentivi che premino la collaborazione. Ricordate però che i sistemi di classificazione forzata tendono a scoraggiare la collaborazione perché mettono i dipendenti l’uno contro l’altro.

ruolo del CIO

Pianificare di conseguenza

Il prossimo passo è pianificare un’azione correttiva che applichi ai dipendenti interessati ciò che avete appreso. In alcuni casi, potrebbero dover incontrarsi di persona per collaborare efficacemente. In altri, gli incontri di persona potrebbero essere controproducenti a causa della distanza geografica. Assicuratevi di mettere in atto misurazioni oggettive che dicano se questi vostri sforzi hanno successo, in modo da non finire per raccomandare qualcosa che farà più male che bene.

Il piano dovrebbe anche considerare formazione e incentivi che portino a cambiamenti comportamentali. Senza uno sforzo significativo, i dipendenti tenderanno a tornare a ciò che stavano già facendo; dopotutto il boom delle videoconferenze non ci sarebbe mai stato senza la pandemia, o per lo meno non con i numeri che abbiamo visto negli ultimi due anni.

È ora di agire

Infine, una volta che siete sicuri delle modifiche necessarie, agite. Implementerei qualsiasi nuova politica a ondate graduali in modo che l’effetto di ciascuna fase possa essere valutato prima che qualsiasi problema imprevisto raggiunga un punto tale da danneggiare la produttività.

Parte di qualsiasi piano di implementazione dovrebbe consistere nel modificare le linee guida per la selezione delle assunzioni, in modo da favorire i dipendenti che hanno dimostrato il livello di collaborazione di cui la vostra azienda ha bisogno. Poche aziende valutano la disponibilità di una persona a collaborare come un elemento significativo della selezione dei dipendenti per un lavoro in cui è importante lavorare con i colleghi.

Troppo spesso, i responsabili delle decisioni sentono di dover fare qualcosa per migliorare un processo e quindi agiscono prima di definire il problema o anche di valutare a fondo la soluzione migliore. Supponete di trasformare la vostra sede esistente piena di uffici tradizionali in un sito di collaborazione per poi scoprire che i dipendenti non sono disposti a entrarvi per usarla. A questo punto cosa fate? Il risultato di agire in modo arbitrario è che molte delle implementazioni nel nome della collaborazione falliscono.

Potreste infatti non aver bisogno per nulla di un nuovo strumento di collaborazione. Invece, vi servirebbe capire perché le persone rimangono isolate nel loro lavoro e potreste scoprire che, magari, la loro mansione non richiede una collaborazione, i dipendenti non sanno come collaborare in modo efficace o non vogliono farlo affatto. Se vi prendete del tempo per valutare il problema, usate ciò che avete imparato per creare la soluzione e quindi sviluppate un piano d’azione per valutare l’efficacia e apportare miglioramenti mentre procedete, dovreste essere ben posizionati per riuscire nel vostro intento