Alla società di servizi di mobilità Bolt, c’è un detto: “Se non sei su Slack, non stai lavorando”. Fondata nel 2013 in Estonia, l’azienda, che offre servizi di ridesharing, noleggio scooter e biciclette e servizi di consegna di cibo e generi alimentari in 45 paesi, ha oltre 3.000 dipendenti che comunicano esclusivamente attraverso Slack.

Parlando all’evento Frontier di Slack a Londra all’inizio dello scorso anno, Mathis Bogens, responsabile delle comunicazioni interne di Bolt, ha spiegato che la piattaforma di messaggistica è così radicata nella cultura aziendale di Bolt che l’organizzazione ha essenzialmente eliminato le e-mail interne.

Nel 2017, Bolt aveva circa 250 dipendenti e tutti comunicavano su Skype. All’epoca, Skype aveva sede proprio in Estonia e poteva contare su un team di sviluppatori locali che lavoravano allo sviluppo del prodotto, rendendolo una scelta ovvia per Bolt. Tuttavia, mentre la società cercava di espandersi, divenne presto chiaro che Skype non era in grado di tenere il passo con le esigenze di Bolt e fu cercata una piattaforma di collaborazione alternativa.

Bogens ha spiegato che nel frattempo Slack stava iniziando a guadagnare popolarità nella scena delle startup estoni, con nuovi dipendenti che venivano assunti in Bolt e parlavano dei pregi della piattaforma che avevano usato in precedenza. Grazie alla popolarità crescente di Slack, Bolt non prese in considerazione altre piattaforme di messaggistica prima di implementare Slack e, da quando ha deciso di abbandonare Skype nel 2017, la società ha utilizzato Skype esclusivamente per le sue comunicazioni interne.

Quando un nuovo dipendente entra a far parte di Bolt, parte del processo di onboarding prevede di ricevere un corso intensivo su tutto ciò che riguarda Slack. Bogens ha detto che l’azienda offre un’intera giornata di sessioni introduttive, in cui ai nuovi assunti viene mostrato come utilizzare Slack. “I nuovi dipendenti ricevono una formazione su come comunicare, cosa non pubblicare e suggerimenti per l’utilizzo della piattaforma”.

Bolt ha circa cinque canali aziendali su Slack in cui chiunque dell’organizzazione può pubblicare e Bogens ha affermato che in circa sei mesi non c’è stata una sola pubblicazione inappropriata e ciò si deve proprio alla formazione in fase di onboarding, che insegna a tutti come utilizzare la piattaforma in modo professionale.

slack e-mail

Con ogni dipendente in ufficio che oggi utilizza Slack, Bolt sta attualmente lavorando per distribuire la piattaforma anche ai suoi lavoratori in prima linea. Visto che questi lavoratori non hanno un laptop e la natura del loro lavoro significa che non hanno nemmeno il tempo di controllare continuamente i canali Slack, la società sta sviluppando linee guida per aiutarli a interagire con la piattaforma in modo più efficace e pratico.

“Se stabiliamo linee guida secondo le quali una volta al giorno, dopo pranzo per esempio, questi lavoratori devono controllare Slack, è facile che questo diventi parte della loro routine”, continua Bogens. “Finora, i lavoratori in prima linea stanno trovando Slack molto utile, grazie al fatto che tutte le informazioni di cui hanno bisogno sono ora in un unico posto”.

Gestire la proliferazione dei canali

Si stima che, a livello globale, circa 320 miliardi di e-mail vengano inviate e ricevute ogni giorno e ciò rende spesso ingestibili le caselle di posta dei dipendenti. Bogens ha detto che a Bolt, se invii un’e-mail a un collega, è improbabile che tu riceva una risposta entro due settimane. E se mandare in pensione la posta elettronica è qualcosa che la maggior parte delle organizzazioni può solo sognare, Bogens ammette che il passaggio a Slack non ha completamente eliminato il problema di essere sopraffatti dai messaggi.

Questo “rumore” quotidiano è il più grande nemico di Bolt e dei suoi nuovi dipendenti, poiché ci sono così tanti canali Slack a cui è necessario aderire che l’utilizzo della piattaforma può apparire quasi opprimente. Tuttavia, parte della formazione offerta nel processo di onboarding insegna specificamente ai dipendenti come evitare lo “stress” da messaggi e assicurarsi che Slack li aiuti a rimanere produttivi.

“Ad esempio, ho dei canali che contengono informazioni che devo controllare quotidianamente e canali per conversazioni con persone con cui ho bisogno di comunicare ogni giorno“, ha detto Bogens. “Ho poi canali di progetto in modo da poter essere consapevole di ciò che sta accadendo all’interno dei nostri gruppi di lavoro e, infine, ho alcuni canali aziendali e di notizie che controllo circa una volta alla settimana.”

Bogens sostiene però che questi canali forniscono un modo comunque migliore di comunicare rispetto all’e-mail perché, per impostazione predefinita, le e-mail non vengono filtrate. Fondamentalmente, Bolt vuole solo trovare modi per essere un’azienda più efficiente; avere tutti i suoi dipendenti su un’unica piattaforma per la comunicazione interna ha permesso di fare un enorme passo avanti in termini di produttività, garantendo al contempo che tutte le informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere il loro lavoro possano essere trovate in un unico posto. “In Bolt, la tipica giornata lavorativa inizia con l’apertura del laptop o dello smartphpone per controllare Slack e termina allo stesso modo. Una volta chiuso Slack, significa che tutti possono tornare a casa”, conclude Bogens.