Redbooth, come funziona il software per il project management

Redbooth è uno dei software disponibili online per la gestione del project management, ma anche uno strumento utile a favorire la collaborazione tra team di lavoro che lavorano in remoto e uno dei servizi da utilizzare in un’ottica di trasformazione del lavoro in smart working: gli strumenti di collaborazione si stanno moltiplicando ed è possibile scegliere la soluzione più adatta alle esigenze aziendali tra molte alternative online, come Asana, Trello, ma anche Slack. Redbooth unisce il project management alle funzionalità del task management, dedicando molta attenzione anche allo sviluppo di diagrammi di Gantt funzionali.

RedBooth: come funziona

Le funzionalità messe a disposizione da Redbooth riguardano vari aspetti dell’organizzazione di un progetto in un team, tra cui:

• task management, ovvero è possibile creare delle attività da assegnare ad un membro del team, con la possibilità di aggiungere una data di scadenza. Ogni task ha quindi una priorità diversa, in modo da capire quali siano le attività più importanti su cui concentrarsi;
• diagrammi di Gantt, attraverso i quali è possibile avere una rapida visione sulla timeline del progetto e su come le diverse risorse sono impegnate. Questa funzione è particolarmente studiata in Redbooth, ed è possibile effettuare modifiche temporali con un semplice drag and drop, oppure visualizzare quando vi siano dei ritardi o quando una attività può iniziare al termine di un’altra, realizzando così dei report di attività costantemente aggiornati;
• integrazione con l’email, in modo da trasformare rapidamente un flusso di email in task da assegnare, con deadline e priorità di svolgimento;
• integrazione con altri servizi come Slack, Outlook, Box, Dropbox, Cisco Spark, ma anche la possibiltà di creare una integrazione attraverso l’uso delle API;
• sincronizzazione tra diverse piattaforme, infatti è possibile usare Redbooth non tramite desktop via browser, ma anche attraverso le app per iPhone, iPad, Apple Watch, Apple Tv, smarthpone e tablet Android.

Redbooth: guida all’uso

Il primo passo per iniziare ad usare Redbooth è iniziare la registrazione sulla piattaforma inserendo il proprio indirizzo email professionale, e dopo aver cliccato sul link nell’email di conferma è possibile indicare il proprio Nome e Cognome, la password del profilo, il nome della società e che tipo di attività di svolge.

Superate le prime operazioni di iscrizione, ci si ritrova già nella propria dashboard e si viene guidati nella creazione del primo progetto: dopo averne definito il nome, bisognerà indicare le macro aree di attività da realizzare, come ad esempio la creazione del logo aziendale, la strategia di creazione del sito web, oppure le attività per il lancio del prodotto.

Ogni macro area definita andrà a costituire una lista all’interno della quale inserire tutti i task da completare, con scadenze e assegnazioni. Cliccando sul pulsante “Timeline view” in alto a destra la visualizzazione passa dal layout lista al layout timeline, dando così un visione più chiara dello sviluppo dei task in base al calendario, della sovrapposizione delle attività e delle persone coinvolte, ovvero si ha istantaneamente un diagramma di Gantt costantemente aggiornato.

Per aggiungere i task basta cliccare sul pulsante “Add a Task”, disponibile sia in modalità Lista che in modalità Timeline, e potranno essere definite le persone che dovranno essere aggiornate, l’area di competenza, se si tratta di una attività urgente e quali sono le date di svolgimento dell’attività, a chi viene assegnato il task, oltre a inserire una descrizione e allegare file.

I task andranno a completare il quadro delle attività e, in entrambe le modalità di visualizzazione sarà subito evidente quali siano le attività già svolte e quelle ancora da svolgere, mentre in modalità Timeline sarà possibile anche avere un riepilogo sui giorni necessari per completare ogni task.

Oltre alla sezione delle attività, nel workspace sono disponibili altre funzioni, come: un’area dedicata alle conversazioni, in cui iniziare nuovi thread per discutere sui progetti con commenti e file allegati; un’area nella quale caricare i file condivisi, da organizzare in cartelle, per ogni file o cartella è possibile visualizzarne un’anteprima con informazioni dettagliate, oltre che ottenere il link per la condivisione o scaricare una copia del file; un pannello per invitare i colleghi nel workspace, per lavorare insieme al progetto; un pannello di impostazioni in cui decidere il tipo di visibilità del progetto, quali sono gli indirizzi da usare per aggiornare RedBooth anche via email, un riepilogo delle integrazioni disponibili.

Cliccando sulla voce di menu Dashboard posto in alto a sinistra, si accede invece ad un riepilogo di tutte le attività personali in sospeso, mentre cliccando sulla voce Reporting si può avere un riepilogo dei task aperti, suddivisi per area e per utente, avere un report sul carico di lavoro e i report sull’uso della piattaforma da parte degli utenti.

Infine, nelle impostazioni dell’account è possibile gestire le integrazioni con i servizi come Dropbox, Box, Evernote, OneDrive for business, oppure Slack e CiscoSpark, generare il link per la sincronizzazione dei calendari con Google Calendar, Apple iCal, Outlook o Blackberry.

Il costo di Redbooth

Redbooth offre tre piani tariffari in base alle funzionalità offerte, partendo da un piano gratuito fino ad un piano tariffario dedicato a grandi aziende, in particolare:
il piano Free è gratuito ed è dedicato a chi vuole iniziare a provare il software per capirne le funzionalità, o a chi deve organizzare piccoli progetti personali. Può ospitare team di massimo 10 persone, e consente la creazione di 5 workspace, 2 GB di spazio per il file storage, la possibilità di assegnare task con date di scadenza, diagrammi di Gantt e report, l’integrazione con Google Drive, Slack e Dropobox;
il piano Pro ha un costo di 6,25 dollari per utente al mese o 60 dollari per utente all’anno, non ha limiti di utenti e sono previsti utenti guest, consente di creare illimitati workspace ma anche workspace privati, offre 5 GB di spazio storage per i file, i task possono avere dei sottotask ed essere privati, ma è disponibile anche un sistema di report professionale e il tracciamento del tempo. Tra le integrazioni possibili troviamo anche Evernote, Cisco Spark e Box;
il piano Business è disponibile al prezzo di 18,75 dollari per utente al mese o 180 dollari per utente all’anno, alle funzionalità del piano Pro aggiunge 50 GB di spazio disponibile per il file storage, un sistema di reporting di tipo business, un servizio di assistenza prioritaria e le integrazioni con Microsoft OneDrive for Business, Okta e OneLogin.