Come usare Zoom per creare meeting o partecipare a lezioni

Zoom.us è un servizio di videoconferenza molto apprezzato in questi tempi difficili in cui gran parte dei lavoratori degli uffici e tutti i docenti e gli studenti stanno lavorando in modalità ibrida.

Che siate lavoratori e professionisti in smart working o insegnanti, con Zoom potete infatti realizzare video riunioni anche con 100 persone, mostrando ai partecipanti il contenuto dello schermo del vostro pc (per esempio una presentazione PowerPoint) o condividendo una lavagna.

Il tutto con una qualità audio video davvero elevata e addirittura gratis, pur con un limite di tempo di 40 minuti per riunione (ma è possibile ricominciare una nuova riunione subito dopo averne interrotta una).

Leggi anche: Quattro modi utili e intelligenti per usare Zoom al meglio

Anche se esistono applicazioni Zoom per Windows, Mac, Linux, iOS e Android, è possibile partecipare a una riunione, e anche organizzarne una usando solo un normale browser web. Alcune funzionalità, come la programmazione delle riunioni, potrebbero richiedere l’installazione di un plugin solo sul browser dell’organizzatore.

In questo articolo

• Zoom.us: funzionalità della versione gratuita
• Come partecipare a una riunione Zoom, con o senza app
• Organizzare una videoconferenza con Zoom
• Videoconferenze Zoom: i prezzi

Zoom.us: funzionalità della versione gratuita

Tra le principali caratteristiche e funzionalità della versione gratuita di Zoom Meetings & Chat troviamo:

• Riunioni con un massimo di 100 partecipanti
• Video e audio HD
• Durata della riunione fino a 40 minuti,ma illimitata per i meeting 1:1
• Possibilità di mostrare fino a 25 partecipanti sullo schermo
• Sfondi virtuali (niente più corse per riordinare la casa prima di una riunione. Spieghiamo in questo articolo come si fa)
• Condivisione dello schermo o di una singola applicazione
• Registrazione audio o video della riunione (sul pc dell’organizzatore)
• Possibilità di controllare audio e video dei partecipanti (mettere in muto o spegnere il video)
• Funzione “alza la mano” per concedere la parola ai partecipanti
• Si possono suddividere i partecipanti in diversi gruppi di lavoro (Breakout room), e l’organizzatore può passare dall’una all’altra
• Chat di gruppo per scambiare messaggi, link o file
• Funzione di lavagna e annotazioni condivise
• Possibilità di cedere il controllo di mouse e tastiera (per esempio per permettere a un partecipante di controllare una presentazione o modificare un documento
• Tutte le comunicazioni sono cifrate

Come partecipare a una riunione Zoom, con o senza app

Se non siete abituati alle riunioni da remoto, vi consigliamo di leggere prima di tutto i nostri 6 consigli per evitare figuracce nelle videoconferenze, e quelli su come gestire al meglio audio, luci e la preparazione dell’ambiente di una video riunione. Se con le competenze di base siete a posto, è il momento di…

Individuare il link o il codice di invito

Per accogliere un invito a partecipare a una riunione Zoom, generalmente basta seguire il link contenuto nell’email o nell’invito ricevuto sul calendario.

Se invece ci è stato comunicato solo il codice identificativo della riunione, basta aprire il sito Zoom.us e fare clic sul link Join a Meeting in alto a destra. Comparirà una casella in cui inserire il codice e un pulsante per unirsi alla riunione.

Scaricare l’app Zoom client o aprire nel browser

In entrambi i casi, si verrà rimandati a una pagina che propone di avviare subito la riunione (click here) o scaricare l’app per il proprio dispositivo (download & run Zoom). Se farete spesso videoconferenze con questo sistema, o se usate un tablet o uno smartphone, vi consigliamo di scaricare l’app Zoom Cloud Meetings (qui per Android o iOS).

Se invece non volete o non potete installare applicazioni (per esempio su un pc aziendale), avviate subito la riunione. Se non partisse immediatamente, potrebbe essere visualizzato il messaggio If you cannot download or run the application, start from your browser. Seguite quel link e si aprirà la finestra della videoconferenza vera e propria.

Impostazioni audio e video

Come prima cosa, dovrete scegliere se usare l’audio del computer o chiamare invece un numero di telefono. Questo è utile se per esempio l’audio del computer non è utilizzabile, perché non avete cuffie o microfono o per altri motivi, ma è sconsigliato in tutti gli altri casi: la qualità audio da pc è molto migliore.

Il browser a questo punto chiederà il permesso di accedere al microfono del pc: acconsentite. Dall’icona del microfono in basso a sinistra potete accendere o spegnere il microfono (mettere cioè in muto), e se avete diversi microfoni collegati (per esempio, quello del portatile e quello degli auricolari Bluetooth), potete selezionare quello da usare aprendo il menu a tendina ^.

La richiesta di autorizzazione ad accedere alla webcam apparirà invece quando farete clic sull’icona della telecamera (Start Video), in basso a sinistra accanto al microfono.

Cosa si può fare durante la riunione Zoom

Dai pulsanti in basso sarà possibile invitare nuovi utenti, inviando loro un link per email (Invite), vedere in una colonna a destra i partecipanti (Participants) e la chat di gruppo o individuale (a seconda delle impostazioni).

Dal pulsante verde centrale Share Screen è possibile condividere il proprio schermo, la singola finestra di un’applicazione o una scheda del browser (opzioni queste ultime due sempre consigliabili, per evitare di rilevare informazioni private che potrebbero essere presenti sullo schermo).

Se l’organizzatore ha disabilitato l’audio per i partecipanti, è possibile richiedere di intervenire dal pulsante Raise hand (alza la mano) nella finestra di chat.

Le nuove funzionalità dello Share Screen su Zoom  semplificheranno la gestione delle presentazioni e potenzieranno il canale di comunicazione principale tra organizzatori, relatori e partecipanti. 

Ecco alcune delle novità: 

• “Prossima diapositiva, per favore”: con un’impostazione simile al telecomando, più persone possono controllare contemporaneamente le diapositive, limitando l’intervento tramite voce. 
• Chat bidirezionale in sala d’attesa: è la funzionalità che consente di aggiornare i partecipanti alla riunione, ampliando il sistema di messaggistica nella sala d’attesa. 
• Emoji nella chat della riunione: la funzione che consente di colorare di emoji la chat della riunione proprio come faresti nella Chat di Zoom. 

Whiteboard

Sarai in grado di accedere a Zoom Whiteboard da qualsiasi luogo: 

• Sul Web: avvia una nuova lavagna o accedi a quelle esistenti direttamente da un browser web. 
• Nel client Zoom: seleziona la scheda Lavagna nella barra di navigazione in alto per iniziare a collaborare. 
• In una riunione: scegli Condividi schermo per avviare una nuova lavagna o accedere a quelle esistenti, oppure scegli Lavagna dalla scheda App zoom 
• In una Zoom Room: avvia una lavagna su un dispositivo Zoom Rooms for Touch per un’esperienza interattiva su grande schermo. 

Sarai anche in grado di condividere una lavagna con i colleghi tramite e-mail o Zoom Chat, dove puoi inviarla a un contatto o canale specifico. Sarai anche in grado di aprire quella lavagna condivisa dall’interfaccia di Zoom Chat, in modo da poter lavorare in tempo reale con altri collaboratori. 

Con Zoom Whiteboard, sarai in grado di: 

Allegare note adesive alla lavagna per riunioni di brainstorming o per evidenziare un’idea o un’azione  

Aggiungi commenti a qualsiasi parte di una lavagna e visualizza tutti i commenti contemporaneamente in un pannello laterale 

Gestisci il flusso di informazioni con i controlli di versione 

Tra le nuove funzionalità di Zoom c’è anche Live Translation and Transcription, cioè la traduzione simultanea. L’elenco degli idiomi supportati non è ancora definitivo, ma ci saranno 30 trascrizioni e 12 opzioni di traduzione entro la fine del 2022.

Zoom e Horizon Workrooms

Zoom e Facebook stanno lavorando insieme per offrire un’esperienza di prodotto più coinvolgente, prevista per il prossimo anno, utilizzando la realtà virtuale (VR).

Horizon Workrooms di Facebook è una nuova app VR che consente alle persone di riunirsi nella stessa stanza VR per le riunioni, indipendentemente dalla distanza fisica. Questa integrazione porterà Zoom Meetings e Zoom Whiteboard nello spazio VR utilizzando le cuffie Oculus per consentire agli utenti di visualizzare l’intera tela senza la necessità di un grande schermo.

Problemi audio e video con Zoom

Se audio e video andassero a scatti, è segno che la vostra velocità di connessione è troppo lenta. Questo accade soprattutto in Wi-Fi, se la rete è affollata, o con le connessioni via cellulare se il segnale è debole. Potete provare innanzi tutto a disabilitare l’invio del vostro video, premendo su Stop video (in basso a sinistra), e se neanche così risolvete il problema, facendo clic sull’icona con i tre puntini in basso sulla destra potete selezionare Disable Video Receiving per evitare di ricevere anche il video degli altri, permettendovi così di ricevere un audio migliore.

Per abbandonare la riunione, potete fare clic sul link rosso Leave meeting in basso a destra.

Organizzare una videoconferenza con Zoom

Come dicevamo, è possibile organizzare una riunione anche con il solo browser, senza avere l’applicazione Zoom.us, ma vi consigliamo di installarla perché ha più funzionalità ed è più agevole da usare.

Scaricare l’app Zoom e registrarsi

Tutte le applicazioni Zoom si scaricano da questa pagina. Quella che ci serve per organizzare le riunioni è Zoom Client for Meetings. Dopo l’installazione, e alla prima apertura, viene mostrata una finestra da cui fare il login con nome utente e password. Se non siete ancora registrati, il link Sign Up Free vi condurrà alla pagina dove è possibile registrarsi con email e scegliendo una password, oppure utilizzando gli account di Facebook o Google.

Avviare la videoconferenza Zoom

Una volta fatto il login, comparirà una finestra con le funzioni principali. Per avviare istantaneamente una riunione, possiamo premere il pulsante New meeting. Dal triangolino possiamo scegliere se aprire una nuova sessione da zero, oppure utilizzare la propria Personal Meeting Room. Zoom infatti riserva a ogni utente una stanza permanente, il cui indirizzo rimane sempre uguale: una funzione utile per riunioni periodiche o per la collaborazione estemporanea tra colleghi.

Avviato il meeting, compare la finestra della riunione, le cui caratteristiche principali abbiamo descritto più sopra, con alcune funzioni in più. Prima di vedere in dettaglio le funzioni per l’organizzatore, vediamo come invitare i partecipanti alla nostra riunione.

Invitare partecipanti a una riunione Zoom istantanea

Possiamo invitare partecipanti alla riunione facendo clic sull’icona Invite. Dalla finestra che compare, possiamo fare clic su Default Email per aprire il nostro programma di posta con un’email preimpostata con le informazioni di collegamento (indirizzo della stanza e password), completarla con gli indirizzi degli invitati e inviarla. Possiamo anche copiare il solo link per inviarlo in un messaggio WhatsApp o inserirlo dove vogliamo.

Programmare una riunione Zoom dal calendario

Per le riunioni pianificate nel tempo, è più pratico usare la funzione Schedule. Inserito il titolo, selezionate data e ora e scelto se renderla una riunione che si ripete periodicamente nel tempo spuntando la casella Recurring meeting, possiamo scegliere il servizio calendario da utilizzare tra iCal (su Mac), Google Calendar o un servizio generico. Per programmare riunioni dall’interno di Outlook, è necessario installare un plugin da questa pagina (c’è un link specifico per Office 365 e per Mac). Dopo aver fatto le altre scelte opzionali sulle capacità che avranno i partecipanti, premiamo il pulsante blu Schedule.

Se abbiamo scelto per esempio di creare una riunione con Google Calendar, si aprirà una pagina web che ci chiederà di confermare la nostra identità su Google e permettere a Zoom di collegarsi al nostro calendario per creare l’evento. Da quel punto possiamo gestire il tutto come se fosse una normale riunione di Google Calendar, scegliendo gli invitati e impostando le notifiche di conferma.

Le opzioni per l’organizzatore di una riunione Zoom

Un organizzatore ha alcune funzioni in più rispetto ai normali partecipanti, soprattutto se utilizza l’app desktop. Ci sono maggiori impostazioni per audio e video, tra cui la possibilità di aggiungere uno sfondo virtuale per mettere dietro la nostra figura un’immagine a scelta (se non abbiamo un computer con almeno processore Intel i5 quad core, è necessario però avere un green screen).

Leggi anche: Zoom: come creare sfondi personalizzati per le videoconferenze

Nella gestione partecipanti (Manage participants) abbiamo la possibilità di mettere in Mute singoli partecipanti o tutti quanti, e anche di “bloccare” la riunione, impedendo l’ingresso di nuovi membri (Lock meeting). Premendo il pulsante More accanto al nome di un partecipante possiamo anche fermare il video della persona, promuoverla a organizzatrice (conferendogli quindi nostri poteri), o rimuoverla dalla riunione.

Dalla finestra di Chat possiamo invece decidere se i partecipanti possono chattare solo con l’host, solo pubblicamente o anche privatamente tra loro.

Se siamo organizzatori, accanto al pulsante Share screen troveremo un menu (^) da cui scegliere se solo noi siamo autorizzati a condividere lo schermo o se tutti i partecipanti possono farlo, e anche permettere a più di una persona di condividere il proprio schermo contemporaneamente.

Leggi anche: Zoom: come usare due monitor con PowerPoint

La funzione Share screen ha anche delle funzioni in più nell’app. È possibile attivare una lavagna (Whiteboard), in cui scrivere, fare disegni e poi indicare le parti dello schermo di cui si sta parlando con una torcia o una freccia (Spotlight o Arrow). L’immagine della lavagna può poi essere registrata sul pc per condividerla come file. È anche possibile condividere lo schermo di un iPhone o un iPad collegati via cavo o AirPlay.

Con il pulsante Record nella toolbar principale possiamo invece registrare audio e video della riunione. Ulteriori opzioni sulle modalità di registrazione, come la posizione di salvataggio dei file e molto altro, sono disponibili dal menu Preferences.

Al termine della riunione, potremo decidere se abbandonarla lasciando che continui tra gli altri partecipanti (verremo invitati a scegliere di nominare un nuovo Host), o chiudere la riunione per tutti quanti (End for all).

Videoconferenze Zoom: i prezzi

Tutto quanto abbiamo visto finora è utilizzabile con la sola versione gratuita, e non è affatto poco.

La versione Pro costa 13,99 euro al mese (per utente organizzatore) e, tra le altre cose, elimina il limite dei 40 minuti (la nuova durata è 24 ore), permette una gestione più accurata degli utenti e dei loro ruoli, offre report dettagliati di utilizzo, 1 GB di spazio in cloud per registrare audio e video, l’interoperabilità con Skype for Business/Lync e API per l’integrazione nei sistemi aziendali.

Le versioni Business (18,99 euro) ed Enterprise (18,59 euro) oltre a innalzare il limite di partecipanti a 500 o 1000, aggiungono la possibilità di personalizzare interfaccia, email di invito e url per aderire al look aziendale, la trascrizione testuale delle riunioni, l’integrazione con sistemi di apprendimento a distanza e molto altro.

I dettagli con il confronto tra le funzioni di tutti i piani è disponibile a questo indirizzo.

Come si può vedere, la versione Free è comunque molto generosa, e questo è senz’altro parte del grande successo di Zoom.

(Pubblicato originariamente a Marzo 2020 e aggiornato a Dicembre 2021. Ha collaborato Arianna Narciso)