Le soluzioni Canon per stampare e gestire documenti nella nuova era del lavoro

La pandemia ha messo alla prova i nostri modelli di business, i metodi di lavoro e il nostro stile di vita. Guardando ai lati positivi in tutto ciò, possiamo però dire che ha dato impulso alla trasformazione digitale e modificato il concetto di spazio di lavoro.

Commenta così questo periodo di grande trasformazione in atto nel mondo del lavoro Giuseppe D’Amelio, Direttore Marketing DS di Canon Italia, che racconta di come il nuovo modello di organizzazione del lavoro, stia portando trasformazioni anche nel mondo dell’acquisizione, gestione e stampa dei documenti.

Il lavoro da remoto ha evidenziato il ruolo centrale che i sistemi di acquisizione documentale e stampa hanno nei processi delle aziende. Il focus si sposta quindi dal valore della pagina al valore del documento. L’offerta dei vendor come Canon si adegua di conseguenza passando dai tradizionali servizi di stampa gestita (il modello per cui invece di fornire stampante, ricambi e consumabili il vendor assicura al cliente un servizio sempre efficiente, pagato in base al volume di stampe prodotte), a servizi di gestione documentale con cui le stampanti multifunzione diventano, anche a casa, strumenti di connessione ai sistemi e ai processi aziendali, scambiando con essi documenti sia in ingresso, sia in uscita. Si tratta di un cambiamento prima di tutto culturale; se da un lato la tecnologia era pronta già da tempo a sostenere la trasformazione digitale e le nuove modalità di lavoro, la vera grande accelerazione riguarda il processo di cambiamento a livello organizzativo e umano.

“Per questo la nostra offerta è sempre più mirata alla creazione di una rete interconnessa di soluzioni che, anche a distanza, può consentire la trasmissione costante e sicura di documenti e informazioni, garantendo così la continuità e l’efficienza del business di ogni tipologia di azienda. Questo è un grosso cambiamento concettuale degli strumenti di stampa, che da meri strumenti di output o di scansione diventano un hub di strumenti interconnessi ai sistemi informativi aziendali”, afferma D’Amelio.

L’importanza della sicurezza dei dati

La posizione in cui il personale interagisce con sistemi e documenti costituisce l’area più vulnerabile della sicurezza aziendale e oggi tale interazione si verifica in un numero di luoghi e punti di contatto senza precedenti. Nel 2020 si è visto un aumento del quaranta percento degli attacchi a banche e servizi finanziari, e i documenti sono tra le aree più vulnerabili. Molti usano per lavoro soluzioni di stampa multifunzione, anche personali, connessi alla rete domestica, che è ovviamente vulnerabile.

“Per questo, oltre a processi chiari che riflettano le normative, serve avere una strategia olistica e centralizzata rispetto alla gestione dei documenti e delle informazioni. Le soluzioni Canon consentono di proteggere tutti i documenti e i dati sensibili, in formato digitale o cartaceo, lungo tutto il loro ciclo di vita, senza interferire con la capacità degli utenti di accedere alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. Per esempio, i dispositivi Canon possono essere pre-programmati con impostazioni di sicurezza, destinazioni server e policy centralizzate in cui acquisizione, trasmissione, archiviazione, fruizione e rimozione sono gestiti in conformità con il GDPR e le altre normative sulla privacy dei dati. Per esempio, grazie alle soluzioni di OCR integrate all’interno degli apparati di stampa multifunzione, è possibile rilevare il codice di confidenzialità di un documento o parole chiave che attivano operazioni in base alle policy aziendali, visualizzando degli avvisi fino ad arrivare ad impedire alcune operazioni”, spiega D’Amelio.

L’innovazione dei nuovi spazi di lavoro

Nei luoghi in cui sia comunque necessario il lavoro in presenza, l’innovazione sta aiutando a ridurre i contatti rischiosi. Per esempio, è possibile autenticarsi su una stampante Canon utilizzando il proprio smartphone in modalità touchless, invece di usare il tradizionale badge. A quel punto, si possono gestire lavori di stampa e scansione direttamente con il dispositivo mobile, senza toccare le superfici comuni come tasti o touch screen. Tutto questo e molto altro è possibile grazie alla suite di SMARTAPP Canon supportate dalla piattaforma di stampa gestita Canon UniFLOW, disponibile anche in modalità cloud.

UniFLOW fa dialogare le stampanti multifunzione, in ufficio o a casa, con i sistemi informativi aziendali ed è strutturato come un ecosistema aperto ai contributi dei partner, che possono quindi sviluppare app per scopi generici o per esaudire richieste specifiche dei propri clienti (la funzione Scan To Cloud è tra le più richieste).

In base al tipo di lavoro e alle politiche interne, le aziende stanno modificando la propria organizzazione del lavoro, e questo si riflette anche sulle apparecchiature di acquisizione e stampa. Grazie anche alle possibilità offerte dalla “touchless experience”, alcune aziende stanno riducendo il numero di stampanti installate, ma scelgono modelli più evoluti e con maggiori volumi di stampa; altre invece stanno acquistando prodotti più piccoli, da distribuire in modo più capillare tra gli uffici, in modo da ridurre gli spostamenti del personale all’interno dell’edificio.

Cloud, IA, VR e le tecnologie esponenziali

Nel rapporto con il pubblico, assistenti virtuali e chatbot stanno aiutando le aziende a ridurre i contatti, e possono essere direttamente connessi con sistemi di stampa e gestione dei documenti per attivare le procedure interne necessarie a dare seguito alle richieste dei clienti. Questo non è l’unico modo o l’unico ambito in cui si uniscono mondo digitale e mondo fisico, per esempio recapitando a casa una brochure o un documento, anche stampato ad-hoc in base alla richiesta del cliente, in seguito a una interazione avuta sui diversi canali e touch point digitali dell’azienda (sito web, social, email…). Inoltre, attraverso un’apposita APP sullo smartphone è possibile permettere ai Clienti di fruire di contenuti extra semplicemente inquadrando la brochure stessa.

Secondo D’Amelio, questi contenuti personalizzati, che fondono fisico e digitale, inviati in tempo reale ai Clienti sono un modo per attrarre la loro attenzione aggiungendo un elemento emozionale alla comunicazione di marketing, per differenziarsi dalle decine di email, notifiche e messaggi che tutti riceviamo quotidianamente.

Gli assistenti virtuali non servono però solo per il contatto con il pubblico. “In Canon stiamo studiando chatbot per assistere il personale tecnico che opera sul campo, perché sono più immediati nel recuperare informazioni, documentazione o software necessari, usando anche solo uno smartphone, ma le tecnologie e la IA alla base di questi sistemi si possono usare anche per analizzare i processi più frequenti fra i dipendenti per migliorarne l’esperienza o individuare comportamenti non corretti, come la produzione di stampe non necessarie”, dice D’Amelio, che prosegue: “questo è un periodo in cui bisogna essere più aggressivi e coraggiosi con l’applicazione delle cosiddette tecnologie esponenziali, come cloud, IA, realtà aumentata, mobile e digitale più in generale. Tutte soluzioni che i nostri rivenditori e partner sono in grado di studiare e realizzare per i clienti sfruttando le soluzioni cloud a contorno delle nostre soluzioni di stampa, come il già citato UniFLOW, la piattaforma di gestione documentale Canon Therefore che gestisce e automatizza archiviazione e workflow, classificando i documenti anche in base a parole e contenuti estratti dal documento attraverso la piattaforma OCR IRIS”.