Con Canon SMARTAPP, la multifunzione si crede uno smartphone

Oltre alla connettività costante e a un’interfaccia grafica innovativa, l’enorme successo degli smartphone – dal primo iPhone in poi – è stata determinata dall’estrema versatilità consentita dai diversi sensori a bordo, che con le giuste applicazioni lo trasformano in navigatore Gps, lettore di codici a barre e QR Code, fitness tracker, carta di credito contactless e molto altro. È diventato il punto di congiunzione tra mondo fisico e mondo digitale.

Lo stesso ruolo, negli uffici può essere svolto dalle stampanti multifunzione, grazie ad applicazioni che interagiscono con i software e i processi aziendali. E se le stampanti interagiscono anche con i dispositivi portatili dei dipendenti, non c’è più limite alle possibilità offerte.

Davide Balladore, Product Business Developer Manager di Canon Italia

È questa l’idea alla base della visione di Canon per il digital workspace. “In Canon, l’integrazione dei dispositivi di acquisizione e stampa con i dispositivi mobile come smartphone e tablet, è iniziata più di cinque anni fa, e oggi è sempre più spinta  – spiega Davide Balladore, Product Business Developer Manager di Canon Italia – Dalla prima esigenza di base di poter lanciare una stampa da smartphone siamo passati a una piattaforma con app e servizi cloud che si inseriscono nei flussi di lavoro offrendo funzionalità sempre più avanzate”.

Le soluzioni SMARTAPP di Canon si suddividono in due aree distinte: quella Output Management, con applicazioni legate più strettamente ai processi di stampa, supportate dal software Canon uniFLOW, e quella dell’Information Management, che si collegano a processi di gestione documentale e workflow aziendali gestiti attraverso il software back-end Canon Therefore.

SMARTAPP di Output Management

L’integrazione dei dispositivi mobile con le applicazioni della stampante apre a scenari di utilizzo innovativi e utili soprattutto con le attuali misure per la sicurezza e la salvaguardia della salute, spiega Balladore: “la possibilità di replicare sul display dello smartphone l’intero pannello di controllo del multifunzione permette di utilizzarne tutte le funzioni senza toccare fisicamente il dispositivo. In più, è possibile sapere esattamente quando il proprio documento è pronto per il ritiro ed evitare quindi i tipici assembramenti che si creano attorno alla stampante”.

A proposito di ritiro delle stampe, un’altra applicazione permette di utilizzare lo smartphone per leggere un QR Code visualizzato sullo schermo della stampante per autorizzare il rilascio del documento, dopo aver verificato l’identità dell’utente, senza dover inserire una password o usare il badge aziendale.

Un’altra applicazione permette invece di gestire le timbrature di entrata, uscita e pause dei dipendenti direttamente dal multifunzione, comunicando poi i dati al software di rilevamento delle presenze.

Fondamentali, in un mondo in cui l’ufficio è sempre più distribuito al di fuori delle sue mura fisiche, le applicazioni che si integrano con i più diffusi servizi cloud, inclusi Office 365 e Microsoft SharePoint, con funzioni di stampa da cloud e scansione su cloud, sempre utilizzando lo smartphone per operare e verificare l’anteprima del documento. “Per le nuove generazioni che si affacciano al mondo del lavoro, lo smartphone sta sostituendo il pc in molte attività. Poterlo usare nella gestione dei documenti o altre attività lavorative, permette di ingaggiarle e coinvolgerle in modo più efficiente. Per lo staff IT, invece, la gestione della stampa attraverso il device diventa una scorciatoia per evitare di dover supportare decine di software diversi ”, commenta Balladore.

SMARTAPP per l’Information Management

Le SMARTAPP di Information Management permettono, attraverso l’integrazione con il software Canon Therefore – che può essere installato on-premises o utilizzato come servizio in cloud – di rendere più efficienti tutti i processi che richiedono di integrare documenti e informazioni nei workflow aziendali. Si va dalla gestione di fatture elettroniche, con produzione di fatture di cortesia in Pdf o su carta, all’acquisizione di modulistica, alle applicazioni di firma digitale, tracciamento dell’accesso, logistica, assicurazione qualità, HR (con la produzione e gestione del fascicolo del dipendente) e molto altro ancora. Il tutto, sempre mantenendo i più elevati standard di sicurezza dei dati.

I documenti acquisiti entrano nei processi aziendali e possono essere quindi gestiti e condivisi in base alle policy, prevedendo trattamenti lungo tutto il ciclo di vita delle informazioni (pensiamo per esempio ai documenti che richiedono un aggiornamento periodico, o una distruzione dopo un certo periodo di tempo).

Chi opera su questi dati potrà accedere da un’applicazione client per Windows, via web o da dispositivo mobile, Android o iOS.

Soluzioni personalizzate, a portata delle PMI

“Grazie a una struttura modulare, in cui è possibile scegliere e attivare solo le applicazioni di proprio interesse, e a una rete di partner qualificati e system integrator in grado di personalizzare e sviluppare applicazioni, quelle soluzioni complesse di gestione documentale diventano disponibili non solo per le grandi corporation, ma anche per le piccole e medie aziende”, afferma Balladore.

La compatibilità della piattaforma SMARTAPP è garantita sulle ultime quattro generazioni di dispositivi multifunzione Canon, quindi sui prodotti degli ultimi quattro anni, e con alcuni modelli si va ancora più indietro nel tempo, grazie all’aggiornamento del sistema operativo.