Multifunzione intelligenti: il Digital Workplace secondo Ricoh

Come utenti professionali ci siamo abituati da anni a considerare le stampanti come commodity per le classiche tre funzioni: stampa, scansione e fotocopia. I produttori del settore invece stanno puntando su nuove generazioni di multifunzione intelligenti e connesse, ricche di tecnologie digitali e IoT, per ritagliarsi un ruolo rilevante nei nuovi ecosistemi di Digital Workplace, e per allargare il raggio d’azione nei servizi professionali e nella systems integration.

Un esempio è la serie IM di Ricoh, presentata qualche mese fa, e oggetto in questi giorni di una demo per Computerworld Italia nella sede Ricoh di Vimodrone. La serie IM comprende 13 modelli A3 a colori, con velocità di stampa da 20 a 60 pagine al minuto, rivolte a target dallo studio professionale alle PMI, fino alla grande azienda. “Il salto generazionale di queste macchine si può sintetizzare con quattro S: scalabilità, semplicità d’uso, sicurezza e sostenibilità”, ci ha spiegato Donato Maraggia, MFP Product Manager Divisione Marketing & Communication Ricoh Italia.

Uno dei modelli della serie IM

Always Current allunga il ciclo di vita

La scalabilità si basa sulla Always Current Technology di Ricoh, che cambia il concetto stesso di ciclo di vita della stampante. “Tradizionalmente le macchine oggi nel 99% dei casi si noleggiano, poi a fine noleggio si cambia modello e si ricomincia da zero. Invece con questa nuova tecnologia si può aggiornare automaticamente il software via internet, riparare la macchina da remoto, e arricchire le funzionalità con il download di app specializzate”.

App che si trovano sull’Application Site, accessibile dal pannello della macchina (ovviamente l’azienda può regolamentare il download con apposite policy), che offre app gratuite e non, di Ricoh o di terze parti, previa certificazione. “Un esempio è l’app Smart Integration, che si collega a Dropbox, SharePoint o OneDrive, scannerizza i documenti e li salva in cloud, o stampa quelli archiviati nel cloud. La stampante connessa in cloud entra di diritto nel mondo del document management: per questo Ricoh ha recentemente acquisito Docuware”.

Altro esempio è Expense Manager per la gestione delle note spese, che importa gli scontrini, classifica le spese e dopo un passaggio umano di controllo archivia i documenti in cloud o li esporta nel software gestionale. “Quest’app è di una terza parte, l’integrazione con i gestionali avviene tramite connettori che sviluppiamo con nostri specialisti, provenienti dall’acquisizione del system integrator NPO”. Un’altra app è Posta Pronta per l’invio delle raccomandate: “Basta scansionare il documento, il resto è automatico, e si può tracciare il percorso della spedizione”.

Donato Maraggia, MFP Product Manager Divisione Marketing & Communication Ricoh Italia

Il pannello di comando diventa un tablet Android

Passando alla sicurezza, al di là della certificazione IEEE 2600 per l’uso in ambienti governativi e militari, e della conformità al GDPR, Maraggia sottolinea soprattutto tre elementi. “Il primo è che piattaforma e firmware sono proprietari di Ricoh, e le applicazioni sono tutte certificate. Il secondo è che si possono crittografare i dati sia su HD e rubrica, sia durante la trasmissione. E il terzo è che tutto è controllabile con vari tipi di sistemi di autenticazione, da quelli semplici per le PMI, come badge o chiavette, a soluzioni software con ampie opzioni di programmazione per singoli e gruppi”.

Quanto alla sostenibilità, “Ricoh investe fortemente nella riduzione di rumorosità, emissioni e soprattutto consumo energetico: i valori di TEC sono i più bassi del mercato, e una macchina Ricoh quando non stampa consuma praticamente zero. Una funzione che contribuisce a questi risultati è il sensore che percepisce la presenza umana a 1,5 metri: la macchina si “prepara” e allo sfioramento del pannello si attiva, e questo riduce i consumi senza compromettere la produttività” .

Infine la semplicità d’uso delle multifunzione intelligenti Ricoh nasce dall’interfaccia utente Android. Il pannello di comando della stampante è diventato in pratica un tablet, anche se Android rimane solo a livello della GUI: la piattaforma sottostante, come abbiamo visto, è proprietaria. “Lo Smart Operation Panel da 10.1 pollici assicura la stessa esperienza d’uso di smartphone e tablet, la macchina si può usare senza leggere istruzioni, e il menu è molto semplice per tutte le età e personalizzabile: persino lo sfondo può essere configurato, anche con la grafica e il logo dell’azienda utente (nell’immagine di apertura la speciale configurazione per la demo, con il logo Computerworld Italia, ndr)”.

Lo Smart Operation Panel delle Ricoh IM

Assistenza, un’experience a livello consumer

Al di là delle quattro S, continua Maraggia, altre caratteristiche di “nuova generazione” delle multifunzione intelligenti IM di Ricoh sono l’assistenza, la gestione della carta e l’interazione con i device mobili. “Nelle macchine connesse il supporto ha fatto un salto di qualità: nel caso Ricoh con l’app RemoteConnect Support gli specialisti da remoto possono entrare nella macchina, cambiare le impostazioni, spiegarne il funzionamento anche in video. Il tutto autorizzato con le proprie credenziali. La richiesta di assistenza si definisce online, sul pannello, descrivendo il problema tramite appositi menu”.

Quanto alla gestione della carta, queste macchine arrivano a velocità di scansione di 240 immagini al minuto, con rilevamento di doppi caricamenti (fogli attaccati o pinzati), scansione di piccoli formati (ricevute, assegni, bolle di consegna), stampa etichette, unità multipiega interna per brochure e volantini di marketing.

L’interazione da mobile sfrutta vari canali (codice QR, Wi-Fi Direct, NFC e Bluetooth), ovviamente previa autenticazione, e anche qui c’è una app, Smart Device Connector di Ricoh, con cui si può utilizzare un tablet o smartphone per stampare, anche da remoto, copiare, scansionare, inviare fax, controllare una lavagna interattiva o attivare un proiettore.

Dal canale il 39% del business in Italia

In Italia, precisa Maraggia, il 39% del business di Ricoh (che opera anche con l’altro marchio Nashuatec) è realizzato dal canale, il resto da Ricoh Italia, che ha chiuso l’ultimo esercizio (marzo 2019) con 341 miliardi di euro di fatturato. La presenza diretta è molto strutturata, con 1200 collaboratori, 9 filiali sul territorio, da Milano a Palermo, e una rete di agenzie provinciali. Anche il Call Center è gestito direttamente da Ricoh nella sua sede di Vimodrone.

“Tipicamente il canale si muove sulle PMI, mentre i grandi clienti li seguiamo direttamente. I partner sono circa 350, di diversi livelli, dai system integrator alle software house, fino ai rivenditori per il mercato dei professionisti. La forza del canale è la copertura capillare del territorio, e Ricoh fa da coordinatore”.