L’Enterprise Resource Planning (ERP) è un sistema di applicazioni software integrate che gestisce i processi e le operazioni aziendali quotidiane per aspetti fondamentali come risorse umane, approvvigionamento, distribuzione, supply chain e altre funzioni. I sistemi ERP sono applicazioni critiche per la maggior parte delle organizzazioni perché integrano tutti i processi necessari per gestire la propria attività in un unico sistema che facilita anche la pianificazione delle risorse. I sistemi ERP operano in genere su una piattaforma software integrata utilizzando definizioni di dati comuni che operano su un singolo database.

Gli ERP sono stati originariamente progettati per le aziende manifatturiere, ma da allora si sono espansi per servire quasi tutti i settori, ognuno dei quali può avere le proprie peculiarità e offerte ERP. Ad esempio, l’ERP governativo utilizza la gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) anziché gli acquisti tradizionali e segue le regole contabili governative anziché i GAAP (Generally Accepted Accounting Principles).

Vantaggi dell’ERP

I sistemi ERP migliorano le operazioni aziendali in diversi modi. Integrando le informazioni finanziarie in un unico sistema, unificano il reporting finanziario di un’organizzazione. Integrano anche la gestione degli ordini, rendendo la presa degli ordini, la produzione, l’inventario, la contabilità e la distribuzione un processo molto più semplice e meno soggetto a errori. La maggior parte dei sistemi ERP include anche strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per tenere traccia delle interazioni con i clienti, fornendo così informazioni più approfondite sul loro comportamento e sulle loro esigenze.

Questi sistemi possono anche standardizzare e automatizzare i processi di produzione e supporto, unificare l’approvvigionamento tra le business unit di un’organizzazione, fornire una piattaforma HR standardizzata per la rendicontazione del tempo, il monitoraggio delle spese, la formazione e la corrispondenza delle competenze e, infine, migliorare notevolmente la capacità di un’organizzazione di archiviare i report di conformità necessari per funzioni come le risorse umane e la supply chain.

Caratteristiche principali dei sistemi ERP

La scala, l’ambito e la funzionalità dei sistemi ERP variano ampiamente, ma la maggior parte dei sistemi ERP offre le seguenti caratteristiche:

  • Integrazione a livello aziendale. I processi aziendali sono integrati end-to-end tra reparti e business unit. Ad esempio, un nuovo ordine avvia automaticamente un controllo del credito, verifica la disponibilità del prodotto e aggiorna la pianificazione della distribuzione. Una volta spedito l’ordine, viene inviata la fattura.
  • Operazioni in tempo reale (o quasi in tempo reale). Poiché i processi nell’esempio precedente si verificano entro pochi secondi dalla ricezione dell’ordine, i problemi vengono identificati rapidamente, dando al venditore più tempo per correggere la situazione.
  • Un database comune. Un database comune consente di definire i dati una sola volta per l’azienda con ogni reparto utilizzando la stessa definizione. Alcuni sistemi ERP dividono il database fisico per migliorare le prestazioni.
  • Aspetto e sensazione coerenti. I sistemi ERP forniscono un’interfaccia utente coerente, riducendo così i costi di formazione. Quando un altro software viene acquisito da un fornitore ERP, l’aspetto comune viene talvolta abbandonato a favore della velocità di immissione sul mercato. Man mano che le nuove versioni entrano nel mercato, la maggior parte dei fornitori ERP ripristina l’interfaccia utente coerente.

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Tipologie di soluzioni ERP

I sistemi ERP sono classificati in livelli in base alle dimensioni e alla complessità delle aziende servite:

  • Gli ERP di livello I supportano le grandi imprese globali, gestendo tutti i problemi di internazionalizzazione, tra cui valuta, lingua, alfabeto, codice postale, regole contabili, ecc. I fornitori di livello I includono Oracle, SAP, Microsoft e Infor.
  • Gli ERP governativi di livello I supportano grandi agenzie governative, per lo più federali. Oracle, SAP e CompuServe PRISM sono considerati Tier I assieme a Infor e CGI Momentum.
  • Gli ERP di livello II supportano le grandi imprese che possono operare in più paesi ma non hanno una portata globale. I clienti di livello II possono essere entità autonome o business unit di grandi aziende globali. A seconda di come vengono classificati i fornitori, in questo livello sono presenti da 25 a 45 fornitori.
  • Gli ERP governativi di livello II si concentrano sui governi statali e locali con alcune installazioni federali. Tyler Technologies e UNIT4 rientrano in questa categoria.
  • Gli ERP di livello III supportano le imprese di fascia media, gestendo una manciata di lingue e valute ma solo un singolo alfabeto. A seconda di come vengono classificati gli ERP, ci sono da 75 a 100 soluzioni ERP di livello III.
  • Gli ERP di livello IV sono progettati per le piccole imprese e spesso si concentrano sulla contabilità.

Fornitori ERP

I principali fornitori di ERP includono:

  • Oracle
  • SAP
  • Microsoft
  • Workday
  • Sage
  • Infor
  • Epicor
  • ServiceNow
  • QAD
  • Salesforce

Scelta della soluzione giusta

La scelta di un sistema ERP è tra le decisioni più impegnative che i leader IT devono affrontare. Oltre ai criteri di livello precedenti, esiste una vasta gamma di funzionalità da considerare. Con qualsiasi settore, è importante scegliere un fornitore ERP con esperienza in quel settore. Educare un fornitore sulle sfumature di un nuovo settore richiede infatti molto tempo.

Per aiutarvi a capire il tipo di decisioni che vanno prese nella scelta di un sistema ERP, vi rimandiamo a questo articolo con valutazioni su Acumatica Cloud ERP, Deltek ERP, Epicor ERP, Infor ERP, Microsoft Dynamics ERP, NetSuite ERP, Oracle E-Business Suite, Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP, Soluzioni Oracle Peoplesoft Financial Management e SAP ERP.

Implementazione ERP

Le implementazioni ERP di maggior successo sono guidate da uno sponsor esecutivo che sponsorizza il business case, ottiene l’approvazione per procedere, monitora i progressi, presiede il comitato direttivo, rimuove gli ostacoli e coglie i benefici. Il CIO lavora a stretto contatto con lo sponsor esecutivo per garantire che venga prestata adeguata attenzione all’integrazione con i sistemi esistenti, alla migrazione dei dati e agli aggiornamenti dell’infrastruttura. Il CIO consiglia inoltre lo sponsor esecutivo sulle sfide e aiuta lo sponsor esecutivo a selezionare un’azienda specializzata in implementazioni ERP.

Lo sponsor esecutivo dovrebbe anche essere consigliato da un dirigente della gestione del cambiamento organizzativo, poiché le implementazioni ERP si traducono in nuovi processi aziendali, ruoli, interfacce utente e responsabilità lavorative. A riportare al team esecutivo del programma dovrebbe essere un project manager aziendale e un project manager IT. Se l’azienda ha ingaggiato una società di integrazione ERP, i suoi project manager dovrebbero far parte del team di gestione del programma principale.

La maggior parte dei professionisti ERP struttura la propria implementazione ERP come segue:

  • Ottenere l’approvazione: lo sponsor esecutivo supervisiona la creazione di qualsiasi documentazione richiesta per l’approvazione. Questo documento, solitamente chiamato business case, include in genere una descrizione degli obiettivi e dell’ambito del programma, i costi e la pianificazione dell’implementazione, i rischi operativi e di sviluppo e i benefici previsti. Lo sponsor esecutivo presenta quindi il business case ai dirigenti appropriati per l’approvazione formale.
  • Pianificare il programma: la sequenza temporale viene ora perfezionata in un piano di lavoro che dovrebbe includere la finalizzazione dei membri del team, la selezione di eventuali partner esterni (specialisti dell’implementazione, specialisti della gestione del cambiamento organizzativo, specialisti tecnici), la finalizzazione dei contratti, la pianificazione degli aggiornamenti dell’infrastruttura e la documentazione di attività, dipendenze, risorse e tempistiche con la massima specificità possibile.
  • Configurare il software: questa fase più difficile include l’analisi delle lacune nei processi aziendali correnti e nelle applicazioni di supporto, la configurazione dei parametri nel software ERP per riflettere nuovi processi aziendali, il completamento di qualsiasi personalizzazione necessaria, la migrazione dei dati utilizzando definizioni di dati standardizzate, l’esecuzione di test di sistema e la fornitura di tutta la documentazione funzionale e tecnica.
  • Implementare il sistema: prima del cutover finale, devono essere completate più attività, tra cui la formazione del personale sul sistema, il supporto alla pianificazione per rispondere alle domande e risolvere i problemi dopo che l’ERP è operativo, testare il sistema e prendere la decisione finale sull’implementazione del sistema in collaborazione con lo sponsor esecutivo.
  • Stabilizzare il sistema: dopo la distribuzione, la maggior parte delle organizzazioni sperimenta un calo delle prestazioni aziendali man mano che il personale apprende nuovi ruoli, strumenti, processi aziendali e metriche. Inoltre, i dati scarsamente puliti e i colli di bottiglia dell’infrastruttura causeranno interruzioni.

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Costi nascosti

Quattro fattori sono comunemente sottovalutati durante la pianificazione di un progetto ERP:

  • Cambiamento dei processi aziendali. Una volta che i team vedono i risultati dei loro miglioramenti, la maggior parte cerca ulteriori miglioramenti. Il successo genera successo, spesso richiedendo più tempo di quanto originariamente preventivato.
  • Gestione del cambiamento organizzativo. Il cambiamento crea incertezza a tutti i livelli dell’organizzazione. Con molti dirigenti che non hanno familiarità con le sfumature della gestione del cambiamento organizzativo, lo sforzo per l’implementazione di un nuovo sistema può essere facilmente sottostimato.
  • Migrazione dei dati. Le aziende hanno spesso database sovrapposti e regole di editing deboli. L’editing più rigoroso richiesto con un sistema ERP aumenta i tempi di migrazione dei dati. Questo tempo richiesto è facile da sottovalutare, in particolare se non è possibile identificare tutte le fonti di dati.
  • Codice custom. La personalizzazione del codice aumenta significativamente i costi di implementazione e dovrebbe essere evitata, anche perché invalida la garanzia e perché i problemi segnalati al fornitore devono essere riprodotti su software non modificato. Un codice custom rende anche difficili gli aggiornamenti e la maggior parte delle aziende sottovaluta il costo della personalizzazione dei propri sistemi.

Perché i progetti falliscono

I progetti ERP falliscono per molte delle stesse ragioni per cui altri progetti falliscono, tra cui sponsor esecutivi inefficaci, obiettivi del programma mal definiti, gestione dei progetti debole, risorse inadeguate e scarsa pulizia dei dati. Ma ci sono diverse cause di fallimento che sono strettamente legate ai progetti ERP:

  • Selezione inappropriata del livello. Molte aziende credono che un ERP di livello I sia per definizione “il migliore” per ogni azienda. In realtà, solo le grandi imprese globali utilizzano più di una piccola percentuale delle funzionalità di questi sistemi. Le aziende che non sono abbastanza complesse da giustificare il livello I potrebbero scoprire che l’implementazione viene ritardata dal sovraccarico delle funzionalità. Al contrario, le grandi imprese globali potrebbero scoprire che gli ERP di livello II o III non dispongono di funzionalità sufficienti per operazioni globali complesse.
  • Resistenza interna. Mentre qualsiasi nuovo programma può generare resistenza, questo scenario è più comune con gli ERP. Le business unit remote spesso vedono la standardizzazione imposta da un ERP come uno sforzo da parte della sede centrale per aumentare il controllo sul campo. Anche con una campagna attiva di gestione del cambiamento, non è raro trovare persone sul campo che rallentano il più possibile l’implementazione. Anche i gruppi che supportano l’ERP possono diventare poco convinti se il team di implementazione fornisce un supporto scadente.

Cloud ERP

Negli ultimi anni, i fornitori ERP hanno creato nuovi sistemi progettati specificamente per il cloud, mentre i fornitori ERP di lunga data hanno creato versioni cloud del loro software. Ci sono diversi motivi per passare al cloud ERP, che rientra in due principali tipologie:

  • ERP come servizio (ERP as-a-service). Con questi ERP, tutti i clienti operano sulla stessa base di codice e non hanno accesso al codice sorgente. Gli utenti possono configurare ma non personalizzare il codice.
  • ERP in un cloud IaaS. Le aziende che si affidano al codice custom per il proprio ERP non possono utilizzare ERP come servizio. Se desiderano operare nel cloud, l’unica opzione è quella di passare a un provider IaaS, che sposta i loro server in una posizione diversa.

Per la maggior parte delle aziende, l’ERP come servizio offre tre vantaggi: il costo iniziale è inferiore, gli aggiornamenti alle nuove versioni sono più facili da implementare e i dirigenti riluttanti non possono fare pressione sull’organizzazione per scrivere codice personalizzato per la propria organizzazione. Tuttavia, la migrazione a un cloud ERP può essere complicata e richiede un approccio leggermente diverso rispetto all’implementazione di una soluzione on-premise.