Fattura Elettronica: chi deve farla, scadenze, i software gratuiti e non

La fatturazione elettronica è un procedimento per creare, ricevere e archiviare fatture sotto forma di file strutturati. Una fattura elettronica può anche essere accompagnata da una copia cartacea o in Pdf, ma quello che fa fede per il Fisco è in ogni caso la versione digitale in formato XML, che va trasmessa al cliente e all’Agenzia delle Entrate e conservata secondo canali e procedure ben specifiche, che descriviamo in seguito.

Chi è obbligato a fare e ricevere fatture elettroniche

Fino alla fine del 2018, sono tenuti a utilizzare la fattura elettronica:

• Chi scambia fatture con la Pubblica Amministrazione
• I loro subappaltatori
• Chi commercia carburanti all’ingrosso

In teoria, a partire dal 1 luglio 2018 a questi soggetti si sarebbero dovuti aggiungere tutti gli acquisti di carburante da parte di soggetti IVA (aziende, enti, imprese individuali, professionisti…), ma l’obbligo è stato prorogato al 1 Gennaio 2019.

Sono esclusi dall’obliggo di emettere fatture elettroniche i soggetti che operano nel regime di vantaggio (art. 27 c. 1 e 2 del DL 98/2011) o in regime forfetario (art. 1 c. 54 -89 della L. 190/2014), a meno che non debbano emettere fatture alla Pubblica Amministrazione.

Fattura elettronica: le scadenze

A partire dal 1 Gennaio 2019, dicevamo, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per ogni cessione o prestazione effettuata tra due soggetti IVA (chiamata per questo Fattura Elettronica tra Privati o Fattura Elettronica B2B, Business To Business).

Per chiunque abbia una partita IVA, quindi, non sarà quindi ammessa l’emissione o la registrazione di fatture o ricevute su supporti cartacei o anche digitali (Pdf, Word, Excel…) a cui non corrisponda una fattura elettronica correttamente formattata e archiviata. Questo vale per ogni tipo di acquisto o prestazione: dall’acquisto di materie prime alle fatture del ristorante, dalle consulenze agli acquisti di carburante. La tradizionale scheda carburante andrà quindi in pensione.

La fattura elettronica non è invece obbligatoria per i pagamenti tra soggetti IVA e consumatori: per questo tipo di scambi, rimangono in vigore scontrini e ricevute fiscali, anche compilate a mano.

La proroga dell’obbligo dell’uso di fattura elettronica per l’acquisto di carburanti a inizio 2019 è stato tra i primi atti del Governo Conte, i cui vicepresidenti del Consiglio non hanno lesinato critiche alla tempistica e alle modalità di introduzione del provvedimento. Molti hanno interpretato queste critiche come una possibile apertura verso una ulteriore proroga alla scadenza del 1 Gennaio 2019, o addirittura una modifica dei termini. Allo stato attuale, però, nulla lascia presagire che questo avverrà davvero, e tutte le aziende e i professionisti dovrebbero prepararsi per tempo in modo da poter fare e ricevere fatture elettroniche con l’inizio del nuovo anno.

Fattura elettronica: come funziona il procedimento

La fatturazione elettronica è un procedimento che prevede diversi passaggi: emissione, trasmissione, ricezione, archiviazione e creazione dei resoconti.

1) Emissione fatture elettroniche

Per emettere una fattura elettronica serve un software in grado di generare un file XML strutturato con tutte le informazioni necessarie in una normale fattura: ragione sociale e partita IVA dell’azienda e del cliente, elenco dei beni o prestazioni, loro costo imponibile e IVA corrispondente.

2) Trasmissione fatture elettroniche

Una volta generata la fattura, questa deve essere inviata al cliente nella modalità che questi ha scelto tra due sole possibili:

• L’invio come file XML allegato a un messaggio di Posta Elettronica Certificata (PEC)
• La trasmissione a un “Codice Destinatario” di 7 caratteri, che il cliente avrà ottenuto dall’Agenzia delle Entrate o da un intermediario (per esempio il commercialista o chi realizza il software gestionale)

3) Ricezione fatture elettroniche

Specularmente a quanto avviene con la trasmissione, i soggetti IVA dovranno comunicare ai propri fornitori il proprio canale di trasmissione scelto per ricevere le fatture (PEC o Codice Destinatario). Nel caso di utilizzo della PEC, il file XML dovrà essere poi trasmesso al commercialista o caricato sul Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate; se si usa il Codice Destinatario, l’inserimento è automatico.

4) Archiviazione fatture elettroniche

Ogni fattura emessa o ricevuta deve essere archiviata presso un soggetto accreditato (ancora una volta, commercialista o servizi offerti dagli sviluppatori di software gestionali accreditati come Sistema di Interscambio) o utilizzando direttamente il sito dell’Agenzia delle Entrate.

5) Fattura elettronica: resoconti periodici

Mensilmente o trimestralmente, in base al proprio regime IVA, dovrà essere generato un resoconto di tutte le fatture emesse, da trasmettere all’Agenzia delle Entrate insieme alla dichiarazione IVA , direttamente oppure attraverso l’intermediazione del commercialista.

Quale software usare per la fatturazione elettronica

Ogni sviluppatore di software gestionali e di fatturazione che si rispetti dovrebbe già avere previsto un aggiornamento in grado di gestire le fatture elettroniche. In alcuni casi sarà un aggiornamento gratuito; in altri si sarà costretti a pagare per l’upgrade.

Molte piccolissime aziende, artigiani e professionisti non hanno mai usato finora alcun software specifico per emettere fatture (se non si considerano Word o Excel, che non contano in questo caso). Saranno quindi obbligati a usare un software specifico a partire dal 2019.

I software e i servizi online per la gestione di fatture elettroniche sono numerosi e tendenzialmente partono da un prezzo di centinaio di euro l’anno. Alcuni hanno prezzi variabili in funzione del numero di fatture emesse, o dell’utilizzo o meno dei servizi di trasmissione e conservazione. Esistono anche servizi gratuiti, come la versione Free di Fattura per tutti, che però non prevede la spedizione della fattura al sistema di interscambio e altri servizi che sono invece inclusi nelle sue versioni a pagamento.

Fattura elettronica: software gratuito dall’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione il software gratuito FatturAE come app per iOS e Android, app Java per computer o come servizio web. L’app permette di gestire tutto il workflow delle fatture in ingresso e in uscita, appoggiandosi al Sistema di Intescambio dell’Agenzia. Purtroppo, il suo utilizzo è più complicato di quanto potrebbe essere, perché per esempio richiede di scaricare sul proprio computer il file XML della fattura per poi caricarlo nuovamente sul sito per registrarlo e trasmetterlo.

Per chi deve gestire poche fatture all’anno può in ogni caso rappresentare una soluzione conveniente rispetto all’uso di software e servizi con costi tra i 100 e i 200 euro l’anno.

Una possibile soluzione ibrida, se il proprio commercialista offre ai propri clienti un Codice Destinatario gratuito (molti software per gli Studi contabili lo fanno), è quella di usare FatturAE dell’Agenzia delle Entrate per emettere le fatture, e il Codice Destinatario ricevuto dal commercialista per riceverle. È infatti possibile aderire singolarmente ai servizi di FatturAE (emissione, ricezione, archiviazione).

Fattura elettronica: vantaggi e svantaggi

La fatturazione elettronica avrà senza dubbio un impatto enorme sul modo in cui aziende e professionisti gestiscono la propria contabilità, con risvolti negativi soprattutto tra i soggetti più piccoli (costi dei software e dei servizi, maggiori complicazioni), ma anche con diversi aspetti positivi, soprattutto per chi genera e riceve molte fatture.

Utilizzando la fatturazione elettronica, infatti, non è più necessario inserire manualmente le fatture nei sistemi usati per la contabilità, con un grande risparmio di tempo e un minor rischio di errori. Lo stesso si può dire anche per i commercialisti, che si ritroveranno già inserite nel proprio software per la gestione dello studio tutte le fatture emesse e ricevute dai propri clienti (o, al limite, caricando nel sistema i file XML ricevuti dal cliente). Questo, almeno, finché tutto va bene: se chi emette la fattura sbaglia a inserire il Codice Destinatario, si genereranno degli errori che è difficile prevedere ed evitare: al momento infatti non esiste alcuno strumento di verifica della corrispondenza tra Codice Destinatario e Partita IVA.

L’introduzione della fatturazione elettronica comporta anche l’eliminazione del cosiddetto Spesometro, la “comunicazione polivalente” che include gli elenchi di clienti e fornitori oltre ad altre dichiarazioni che i soggetti passivi IVA sono tenuti a fare all’Agenzia delle Entrate, perché le stesse informazioni sono desumibili dalle fatture digitali.

Un vantaggio per tutta la collettività è che la fatturazione elettronica dovrebbe porre un freno all’evasione fiscale, permettendo quindi allo Stato di recuperare parte di quella economia sommersa che rappresenta una delle piaghe del nostro Paese.