Google Meet: come organizzare o partecipare a riunioni e lezioni
Originariamente disponibile solo per gli utenti dei piani a pagamento di Google Workspace (un tempo chiamato GSuite), lo strumento di Google per fare videoconferenze, riunioni e lezioni Google Meet è ora disponibile gratuitamente, seppure con alcune limitazioni, per chiunque abbia un account Gmail.
La videoconferenza tramite Google è dei tanti strumenti il cui utilizzo è esploso come conseguenza della necessità di collaborare in smart working o di studiare e insegnare attraverso la didattica a distanza (DaD). La diffusione di Gsuite for Education nelle scuole di ogni ordine e grato è cresciuta notevolmente negli ultimi due anni.
Oltre al fatto di essere gratuito, uno degli aspetti che rendono popolare Google Meet è il fatto di non richiedere di installare alcuna applicazione e poter essere usato direttamente dal browser. In effetti, su pc non è nemmeno disponibile un client, mentre invece esistono app per iOS e per Android.
Google Meet gratis: come si usa, quali limiti ci sono
L’utilizzo di Google Meet è possibile in due modalità: da organizzatori della videoconferenza o da semplici partecipanti.
Per organizzare una riunione, è necessario avere un account Google, ed è possibile procedere in diversi modi:
Dalla home page di Meet
Andando su meet.google.com e premendo il pulsante Nuova Riunione è possibile programmare una riunione, avviarla immediatamente o creare un evento di Google Calendar.
Avviare una riunione Meet da Gmail
In Gmail, è possibile trovare la voce Riunioni e Nuova riunione nella colonna di sinistra. Se non vedete l’opzione, è necessario attivare Meet dalla sezione Chat e riunioni delle Impostazioni di Gmail (l’icona con l’ingranaggio).
Con Gmail, si otterrà un link che è possibile condividere direttamente con Gmail, oppure copiare e incollare in qualsiasi altro canale di comunicazione o messaggistica.
Avviare una riunione Meet da Google Calendar
Da Google Calendar, nella finestra in cui si inserisce un nuovo appuntamento, è possibile premere il pulsante Aggiungi conferenza di Google Meet. Verrà mandato automaticamente un invito con il link alle persone indicate nella casella Aggiungi invitati.
Il tutto è possibile anche dalla versione per smartphone di Google Calendar.
Si noterà che nella versione web, è presente anche un analogo pulsante per creare invece una vidoconferenza con BlueJeans, software di cui parliamo più in dettaglio in questo articolo.
Preparazione e avvio di una riunione Google Meet
Qualsiasi sia la modalità di invito, prima dell’avvio verrà mostrata un’anteprima del video (è il momento per decidere di mettere via quei biscotti e quel disordine che si vedono alle nostre spalle… Qui alcuni consigli su come prepararsi al meglio per una videoconferenza in casa). Volendo, possiamo disattivare telecamera e microfono prima di entrare nel meeting.
Vediamo quindi quali sono gli strumenti e i comandi a disposizione durante la riunione. Sotto alla nostra immagine, da sinistra a destra, troviamo i pulsanti per attivare o disattivare microfono e webcam, per attivare i sottotitoli (pulsante [CC]), purtroppo non disponibili per la lingua italiana, per condividere lo schermo o una singola finestra o tab del browser (opzioni, queste ultime due, consigliate per evitare di condividere dettagli che non vorremmo mostrare in pubblico)
Il pulsante con i tre pallini verticali apre una serie di opzioni avanzate, tra cui segnaliamo:
Lavagna – apre una lavagna interattiva che può essere condivisa con i partecipanti e può essere anche preparata in anticipo e salvata su Google Drive usando lo strumento JamBoard di Workspace. È uno strumento molto usato dagli insegnanti, che possono creare lezioni strutturate in slide ed esercizi, da usare e riutilizzare all’evenienza.
Modifica Layout – cambia la disposizione della griglia in cui visualizzeremo gli altri partecipanti, scegliendo tra una sola persona in primo piano, avere tutti i partecipanti in piccoli riquadri, o visualizzazioni automatiche in base all’interazione dei partecipanti.
Applica effetti visivi – applica sfondi virtuali oppure sfoca lo sfondo per tutelare la privacy.
Impostazioni – da qui si possono selezionare cuffie, microfono e webcam preferiti (se avete problemi con l’audio, leggete il paragrafo specifico più sotto), ma è anche possibile stabilire le regole generali e i permessi della riunione (se i partecipanti possono parlare, mostrare il video, scrivere in chat, e se il loro ingresso dovrà essere autorizzato o meno). Se si utilizza un account aziendale o di una scuola, alcune di queste opzioni potrebbero essere impostate e fissate dall’amministratore del servizio.
Il pulsante rosso permette di chiudere la chiamata, scegliendo se terminare la riunione per tutti o lasciare che continuino anche in nostra assenza.
Il pulsante con la i di Informazioni permette in ogni momento di ricavare il link per invitare un partecipante anche a riunione già iniziata. Verrà riportato anche un numero di telefono che è possibile chiamare per partecipare in modalità solo audio, ma solo le versioni a pagamento di Workspace e Workspace per Education permettono di utilizzare numeri di telefono locali. Quelle gratuite, includono solo un numero di telefono statunitense.
Le ultime quattro icone aprono l’elenco dei partecipanti, la finestra di chat, la finestra delle attività (da cui si accede per esempio alla JamBoard o altre applicazioni integrate) e, infine, una replica delle impostazioni con i controlli dell’amministratore.
Problemi audio e video con Google Meet
Se gli altri partecipanti non riescono a vedervi o a sentire la vostra voce, potreste aver disattivato webcam o microfono dai pulsanti che sono sempre presenti, insieme a quello per interrompere la chiamata (se non si vedono, muovete il mouse sopra alla finestra).
Se invece il problema non è quello, potreste dover selezionare manualmente la fonte audio e video. Fate clic sull’icona con i tre puntini verticali nell’angolo in basso a destra e selezionate Impostazioni (icona con l’ingranaggio). Da lì potete scegliere tra le diverse opzioni disponibili quali siano microfono, cuffie o altoparlante e webcam da utilizzare.
Se invece audio e video in Google Meet vanno a scatti, il problema è che la connessione internet è troppo lenta. In questo caso, conviene che tutti i partecipanti disattivino la webcam, lasciando eventualmente attiva solo quella di chi sta parlando.
Prezzi, versioni e funzionalità di Google Meet
Google ha reso gratuito Google Meet nel tardo inverno del 2020, inizialmente solo per un periodo limitato di tempo, per permettere a scuole e aziende di continuare la propria attività da remoto, e da allora sono stati fatti parecchi cambiamenti ai piani e all’offerta gratuita, estesa ora a tempo illimitato anche se con alcune limitazioni nelle funzionalità e nella durata delle riunioni.
In questo periodo è anche cambiato il nome di prodotti e servizi (GSuite per esempio ora si chiama Google Workspace), per cui potrebbe non essere facile raccapezzarsi tra le diverse offerte disponibili.
In questo articolo mostriamo tutte le opzioni valide a dicembre 2021, con anche un link a un articolo di confronto tra i sei migliori e più utilizzati software di videoconferenza.
Aggiornamento del 28/08/2017 di Valentina Colazzo
Aggiornamento del 13/12/2021 di Andrea Grassi
