Con un’email dal titolo “[Azione richiesta] Esegui l’upgrade a un abbonamento a Google Workspace” Google ha comunicato ai titolari di un account Google Worplace gratuito che a partire dal 1 luglio 2022 il servizio diventerà a pagamento.

Gli utenti hanno tempo fino al 1 maggio per decidere se fare la migrazione senza costi aggiuntivi a un piano Workplace a pagamento o esportare i propri dati attraverso Google Takeout per trasferirli su un diverso servizio.

In mancanza di ciò, dal 1 luglio il servizio sarà convertito nel servizio a pagamento di livello corrispondente alle risorse utilizzate e – in assenza di informazioni di fatturazione collegate all’account – sospeso.

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Chiariamo subito una cosa: la comunicazione non riguarda chi utilizza le app di Google collegate a un account gratuito Gmail, ma solo chi ha aderito in passato all’offerta gratuita iniziale di Google Apps per il tuo dominio (successivamente ridenominata G Suite) che permetteva a individui, aziende e scuole di abbinare questi servizi, inclusa l’email, a un proprio dominio internet, potendo gestire fino a un massimo di 10 utenti, ciascuno con un proprio account individuale.

Questo servizio era stato lanciato 16 anni fa, ma già dal 2012 non era più possibile sottoscriverlo gratuitamente. Solo le istituzioni scolastiche qualificate hanno potuto farlo, con l’edizione G Suite/Workspace for education che include servizi per la gestione della classe e la didattica a distanza, e che continuerà a essere fornita gratuitamente alle scuole.

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In sintesi, Google propone ai chi ha finora utilizzato gratuitamente Google Workspace in abbinamento a un dominio web/email personale di passare al servizio Google Workspace Business Starter, che per 4,68 euro al mese per utente (5,20 dopo i primi 12 mesi od oltre i 20 utenti) offre 30 GB per utente invece dei 15 della versione gratuita oltre ad alcune garanzie di servizio e sicurezza, oppure a Business Standard che costa 9,36 euro al mese per utente (10,40 dopo i primi 12) offre 2 TB per utente (ma solo per pacchetti oltre i 5 utenti) e possibilità di organizzare riunioni Google Meet più grandi (qui trovate i prezzi anche per i pacchetti enterprise).

Un serio problema per molti utenti

Sono tante le aziende che cambiano i propri termini di servizio facendo diventare a pagamento dei servizi prima offerti gratuitamente, in parte per aumentare le proprie quote di mercato, in parte per utilizzare il periodo iniziale gratuito per testare e il servizio su larga scala e sviluppare le funzionalità più richieste, usando gli utenti come tester e analizzandone i dati di utilizzo. A quel punto, una parte degli utenti decide di pagare, e altri migrano verso altri servizi.

Nel caso di Google Workspace, però, ci sono un paio di particolarità che limiteranno le possibilità di scelta degli utenti, spingendoli forzatamente in una direzione o nell’altra. Pensiamo per esempio ha chi ha registrato un dominio con il cognome della famiglia e poi attivato un account per 10 parenti. Da un servizio gratuito, si troverebbe a dover pagare un minimo di quasi 600 euro all’anno (5 euro per utente al mese), o chiedere a ciascun famigliare di contribuire per la sua parte.

C’è poi la questione spinosa che un account Workplace non permette solo di accedere ai servizi Google, ma può essere usato per registrarsi e collegarsi a servizi di terzi, gratuiti o a pagamento. Viene anche usato per effettuare attraverso Google Play o YouTube acquisti di applicazioni, servizi in abbonamento, ebook, musica e film, ed è associato all’utente dei cellulari Android. Coinvolge quindi l’identità dell’utente e le sue proprietà di beni digitali, che andrebbero perse se migrasse a un diverso servizio.

Trasferire acquisti e servizi su un account gratuito? Forse si potrà

Su questo fronte c’è però un barlume di speranza. Anche se non sta inviando nuove comunicazioni agli utenti, Google sta aggiornando la pagina con le informazioni sulla cessazione del servizio gratuito. Al momento, la versione in inglese della pagina (ma non ancora quella italiana), fa riferimento alla possibilità di esportare gratuitamente verso un account gratuito i contenuti a pagamento collegati all’account Workspace non relativi al servizio stesso. Niente email personalizzate o gestione di più utenti, quindi. Riporta anche che all’interno della console dell’amministratore del dominio apparirà un’offerta per una migrazione che può arrivare in alcune regioni al 50 percento di sconto.

Forse Google non ha valutato l’impatto complessivo della sua manovra su persone e associazioni senza scopo di lucro, tanto che ha aperto (sempre un po’ in sordina) un sondaggio che chiede agli utenti dell’edizione gratuita di Workspace di dichiarare se ne fa un uso personale/famigliare o lavorativo. Gli amministratori di domini G Suite gratuiti con meno di 10 utenti possono rispondere al sondaggio una sola volta da questo indirizzo (e consigliamo a tutti di farlo, in modo da orientare le scelte dell’azienda).

Alternative a Google Worplace, gratuite a pagamento

Abbiamo fin qui visto le opzioni, ancora incerte, per trasferire dati e identità verso un account Gmail gratuito o per passare ai piani Google Workspace a pagamento. Per chi si sta trovando a dover compiere una scelta, queste però non sono le uniche opzioni disponibili. È infatti possibile, e in alcuni casi consigliabile, guardare al di fuori dei servizi Google. Altri fornitori continuano a offrire servizi equiparabili gratuitamente, e alcune opzioni a pagamento offrono maggiori capacità e funzionalità a costi inferiori.

Di seguito una parziale lista di servizi o software che offrono funzionalità di email con dominio personalizzato, archiviazione in cloud e condivisione di documenti online. Non stiamo considerando quelle aziende che offrono solo alcuni di questi servizi (come Dropbox o le numerose email professionali), ma solo chi dispone di pacchetti completi.

Microsoft 365 (ex Office 365)

Con il servizio Business Basic, Microsoft offre a 4,20 euro più iva al mese una casella email Exchange da 50 GB con dominio personalizzato e calendario, 1 TB di spazio di archiviazione su OneDrive o SharePoint (contro i 30 GB complessivi di Google Workspace Business Starter), videochiamate Teams con 300 utenti e versioni web o mobile delle applicazioni Office. A 10,20 euro al mese per utente, Business Standard include le applicazioni desktop e la possibilità di organizzare webinar con registrazione degli utenti attraverso Teams. Qui le diverse opzioni e fasce di prezzo.

Zoho Workplace

Per chi cerca un servizio gratuito per un email su proprio dominio, corredato di applicazioni office e collaboration, Zoho Workplace Free offre fino a cinque utenti con casella email su dominio personalizzato da 5 GB, con la limitazione del solo utilizzo via web (niente Pop/Imap, che in precedenza erano inclusi) ma la promessa che sarà “per sempre”. I piani a pagamento partono da 2,70 euro al mese per utente per una casella email da 30 GB, spazio disco in cloud da 10 GB, applicazioni office, videoconferenza e collaborazione (nella stessa pagina si trova, più in basso, il link per registrarsi all’edizione free).

NextCloud Hub

Partito come Progetto open source per l’archiviazione in cloud, NextCloud offre oggi anche funzionalità di email e calendario e, attraverso integrazione con altri strumenti open source come OnlyOffice (anch’esso disponibile come Software-as-a-Service e abbinabile a un proprio dominio tramite il servizio OnlyOffice Workspace) o Collabora (la versione web di LibreOffice), la collaborazione su documenti office in tempo reale e comunicazioni o riunioni audio e video attraverso Nextcloud Talk. NextCloud Hub è gratis ma richiede di scaricare, installare e gestire il software su un proprio server e con il solo supporto della community. I piani Enterprise, che includono il supporto e funzioni aggiuntive per la compliance, sono venduti attraverso service provider di terze parti, partono da 36 euro all’anno per utente ma hanno un minimo di 100 utenti.