Microsoft Office è uno strumento di produttività utilizzato da milioni di lavoratori in tutto il mondo, ma non è un monolite bensì una piattaforma con diverse opzioni al suo interno. Ecco allora Office su iPhone e iPad, Office su smartphone Android, Office su personal computer (Windows e macOS) e altro ancora.

Alla fine però ci sono essenzialmente due tipi di Office tra cui scegliere. Il primo, Office 2016, è la suite stand-alone che affonda le sue radici nel passato (il suo successore già annunciato è Office 2019), mentre il secondo è Office 365, il servizio in abbonamento che ha debuttato nel 2011.

Il modo in cui queste due opzioni si differenziano può essere fonte di confusione, soprattutto perché ognuna include, più o meno, le stesse applicazioni. Abbiamo così deciso di analizzare i tre modi principali per distinguere questi strumenti e, al tempo stesso, di dare uno sguardo a ciò che sta arrivando, basandoci sulle nuove policy di supporto annunciate da Microsoft per l’imminente Office 2019 e per Office 365.

Come si paga Office?

A separare più nettamente Office 2016 da Office 365 troviamo i piani di acquisto. Office 2016, sia che sia stato acquistato una copia alla volta o in centinaia di licenze tramite multilicenza, è stato soprannominato da Microsoft “acquisto una tantum” per precisare il modo in cui viene pagato. L’acquisto, che corrisponde a una licenza per l’esecuzione legale del software, conferisce all’acquirente il diritto di utilizzare Office 2016 per sempre. In altre parole, la licenza non ha una data di scadenza e gli utenti possono utilizzare la suite per tutto il tempo che desiderano.

Gli acquisti una tantum includono Office Professional Plus 2016 (Windows) e Office Standard 2016 per Mac (macOS), gli SKU di livello enterprise disponibili solo tramite multilicenza e pacchetti retail come Office Professional 2016 (Windows) e Office Home and Business 2016 per Mac (macOS).

Office 365, la versione che Microsoft sta ora spingendo in modo più aggressivo, è invece un servizio di abbonamento e quindi i pagamenti vengono effettuati mensilmente o annualmente. In questo secondo caso si può risparmiare in modo significativo. Office 365 Business Premium, ad esempio, costa 10,50 euro al mese per utente se pagato in un’unica soluzione annuale (126 euro all’anno per utente) e 12,70 euro se pagato di mese in mese (152 euro all’anno). Tutti i piani aziendali da E1 a E5, così come ProPlus, non offrono invece un’opzione mensile, ma richiedono un impegno annuale.

Office 365 fornisce un servizio solo finché si paga per l’abbonamento, mentre se si smette di pagare scadono i diritti per l’esecuzione delle applicazioni. In realtà queste non smettono immediatamente di funzionare, ma le si può utilizzare fino a 30 giorni dopo la data di scadenza del pagamento precedente. I piani di Office 365 vanno da quelli per i singoli consumatori (Office 365 Personal) e le piccole imprese (Office 365 Business) a quelli per gli istituti scolastici (Office 365 Education E5) e alle aziende (Office 365 Enterprise E3).

Come viene gestita ogni versione di Office?

Sebbene i pagamenti rappresentino la differenza principale tra Office 2016 e Office 365, la svolta di Microsoft verso uno sviluppo e un ritmo di rilascio più rapidi è in definitiva più importante per gli utenti e per i professionisti IT che li supportano. Pensate a Office 2016 come a un software realizzato e venduto in modo tradizionale. Ciò vale anche per la manutenzione. Microsoft fornisce aggiornamenti di sicurezza mensili per le applicazioni di Office, di solito il secondo martedì di ogni mese, e corregge anche i bug non di sicurezza per i primi cinque anni del ciclo di vita della SKU.

Ma Office 2016 non riceve aggiornamenti con nuove funzionalità. Quello che ottenete quando acquistate la suite, in termini di funzionalità, rimane tale. Quando Microsoft realizza una nuova edizione (la prossima sarà appunto Office 2019), sarà necessario pagare di nuovo per utilizzarla.

Office 365 ha invece un modello di manutenzione completamente diverso. Mentre le applicazioni di Office concesse in licenza agli utenti tramite Office 365 ricevono le stesse patch di sicurezza e non distribuite a Office 2016, acquisiscono in più anche nuove funzionalità due volte all’anno.

Tre mesi fa Microsoft ha rinnovato la pianificazione degli aggiornamenti annunciando update a settembre e marzo di ogni anno (il primo è previsto per il 12 settembre). Questo documento di supporto elenca le date di rilascio dell’upgrade fino a settembre 2018. Dopo il rilascio di un certo numero di feature le applicazioni si evolvono fino a quando, secondo Microsoft, sono sufficientemente diverse da giustificare una nuova release numerica come nel caso di Office 2019.

office 365

Come si collega Office ai servizi cloud?

Né Office 2016 né Office 365 sono realmente basati su cloud, ma entrambi sono in grado di connettersi con i servizi cloud di Microsoft (e, in misura molto limitata, anche con alcuni servizi di terze parti). Attualmente, sia le applicazioni di Office 2016, sia quelle installate come parte di un abbonamento a Office 365 possono connettersi a servizi come Exchange, OneDrive e Skype for Business.

Tuttavia lo scorso aprile Microsoft ha annunciato un importante cambiamento per quanto riguarda i successori di Office 2016. Dopo il 13 ottobre 2020 le applicazioni Office acquisite tramite un acquisto una tantum devono ricadere nel periodo di supporto mainstream (i primi cinque anni del supporto) per potersi connettere ai servizi cloud di Microsoft.

Il cambiamento si rivolge ai clienti che hanno combinato i servizi cloud con i tradizionali software di pagamento una tantum, poiché dimezza in modo efficace il periodo di tempo in cui questi ultimi possono essere utilizzati in tali organizzazioni. Allo stesso tempo la regola post-2020 dimostra una volta di più la volontà di Microsoft di spingere in modo aggressivo i clienti aziendali verso Office 365.

“Office 365 ProPlus è il nostro client Office consigliato per gli utenti di Office 365” ha dichiarato Alistair Speirs, senior manager dei programmi operativi, in un post dello scorso aprile. “Questo è il client Office che rimane aggiornato con le versioni più frequenti e garantisce la migliore esperienza d’uso”. Ricordiamo infatti che le applicazioni ottenute da un abbonamento a Office 365 non avranno mai una data limite di connessione ai servizi cloud di Microsoft.

Come sarà supportato Office in futuro?

A inizio mese Microsoft ha rivelato sia i cambiamenti con i quali supporterà Office 2019 in seguito al suo rilascio atteso entro la fine di quest’anno, sia il cambio di rotta nel supporto a Office 365 (in particolare la componente ProPlus) che dovrebbe entrare in vigore a gennaio 2020.

Essenzialmente Microsoft prevede di ridurre il supporto per Office 2019. “Office 2019 fornirà 5 anni di supporto mainstream e circa 2 anni di supporto esteso” ha scritto Jared Spataro, direttore generale di Office, in un post del 1 febbraio. Questa decisione è stata presa per allinearsi con il periodo di supporto per Office 2016. Il supporto esteso a Office 2019 terminerà il 14 ottobre del 2025, la stessa data in cui terminerà quello per Office 2016.

Office 2016 prevede infatti 10 anni di supporto (5 mainstream e 5 di supporto esteso), mentre Office 2019 riceverà solo 7 anni di supporto, ovvero il 30% in meno dell’edizione precedente. Il “pensionamento” simultaneo di Office 2016 e 2019 è un chiaro segnale di come Microsoft bloccherà l’opzione di acquisto una tantum dopo Office 2019, rendendo finalmente Office 365 l’unico modo per ottenere la licenza delle applicazioni di produttività.

Sempre secondo Spataro infatti “è diventato imperativo spostare il nostro software a una cadenza più moderna”, facendo capire con queste parole che anni di supporto per il software con licenza perpetua erano onerosi per Microsoft o mettevano a rischio i clienti (o entrambe le cose).

Microsoft ha anche annunciato che Office 2019 sarà supportato solo su Windows 10. Anche se Windows 7 avrà più di un anno prima del pensionamento quando Office 2019 debutterà e Windows 8.1 avrà oltre quattro anni rimanenti, Office 2019 non sarà supportato su questi due sistemi operativi.

Nel frattempo anche Office 365 Pro Plus vedrà il suo supporto ridotto. Le nuove policy indicano infatti Windows 10 come l’unica versione supportata a partire dal 14 gennaio 2020 e ciò significa che gli abbonati a Office 365 che utilizzano la suite su PC Windows hanno meno di due anni per eseguire l’aggiornamento a Windows 10 se vogliono continuare a lavorare con le applicazioni di Office 365.