G Suite Vs G Suite Business: soluzione per privati e aziende a confronto

Il concetto di software-as-service è ormai consolidato: gli applicativi si muovono sempre più sulla cloud e molto meno nei PC degli utenti. È un’evoluzione che Google ha colto al volo grazie a G Suite, una piattaforma per la produttività che può essere paragonata a Office 365. Ricca di software e funzioni, guarda principalmente a privati e aziende che vogliono estendere i confini del proprio lavoro oltre le mura di casa e ufficio.

L’offerta di G Suite, precedentemente conosciuta come Google Apps, si differenzia in base al pubblico cui è rivolta. La versione tradizionale è gratuita e ne potete usufruire registrando un account Gmail. G Suite Business, invece, è incentrata sull’uso professionale e collaborativo e prevede dei piani di abbonamento con una serie di servizi supplementari: email aziendale, gestione centralizzata delle risorse, possibilità di regolare il lavoro in team e molto altro.

In questo articolo, analizzeremo le principali differenze tra queste due soluzioni, fornendovi così un valido punto di partenza per capire quale può fare al caso vostro.

G Suite Business: piani, funzioni e costi

La piattaforma per professionisti e aziende di Google è a pagamento. Prima di impegnarsi è comunque disponibile un periodo di prova di 14 giorni, entro cui potete verificare senza impegno tutte le funzioni aggiuntive. I piani sono tre: Basic, Business ed Enterprise.

Basic viene 4 euro per utente al mese + IVA e comprende:

• Email aziendale con Gmail
• Riunioni video e voce
• Calendari intelligenti condivisi
• Documenti, fogli di lavoro e presentazioni
• Assistenza telefonica, via email e online, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7
• Controlli di sicurezza e di amministrazione
• 30 GB di spazio di archiviazione su cloud

Business costa 8 euro per utente al mese + IVA e, oltre a quanto fornito in Basic, aggiunge:

• Spazio di archiviazione su cloud illimitato (o 1 TB per utente se gli utenti sono meno di 5) anziché 30 GB.
•  Archivia e imposta criteri di conservazione per email e chat
• eDiscovery per email, chat e file
• Rapporti di controllo per monitorare le attività degli utenti

Enterprise sfrutta un piano di pagamento personalizzato per cui è necessario rivolgersi direttamente all’ufficio vendite di Google. Oltre agli strumenti di Basic e Business, integra:

• Prevenzione della perdita dei dati per Gmail
• Prevenzione della perdita dei dati per Drive
• Integrazione di Gmail con strumenti di archiviazione compatibili di terze parti
• Controllo dell’accesso di livello aziendale con applicazione di token di sicurezza
• Analisi dei log di Gmail in BigQuery

Gmail professionale con dominio

Il primo aspetto che differenza G Suite da G Suite Business è la possibilità di utilizzare un account aziendale. Potete collegare l’account Gmail al dominio della vostra attività o, se ne siete sprovvisti, registrarne uno direttamente dall’interfaccia di configurazione del servizio.

Nel caso in cui abbiate già un dominio, la procedura porta a verificarne la proprietà: dovrete scegliere di caricare un file HTML sullo spazio Web, oppure includere uno specifico tag nella homepage. Allo stesso modo, se avete un’email aziendale da collegare a Gmail, potrete farlo tramite una semplice procedura di conferma che prevede l’invio di un messaggio con link di verifica.

Le caratteristiche di Gmail si espandono all’account di posta con dominio personalizzato, implementando così reattività e affidabilità tipici del servizio di Mountain View. Tra questi, una particolare menzione di rilievo la meritano i filtri antispam che sono tra i migliori in circolazione.

Rispetto alla versione gratuita, l’account Gmail di G Suite Business Basic può sfruttare 30 GB di spazio su Cloud anziché 15. I profili Business ed Enterprise, invece, hanno archiviazione illimitata.

Le applicazioni di G Suite Business

In merito all’uso delle applicazioni, non ci sono sostanziali differenze tra un profilo gratuito e business. Trovate Google Documenti, Fogli e Presentazioni, con l’aggiunta di Sites e Moduli. Ciò che differenza l’offerta a costo zero di G Suite da quella Business, è la possibilità di gestire nel dettaglio l’uso delle singole applicazioni per gli utenti, nonché di regolare le policy in base alle esigenze dell’azienda.

Google Sites

Google Sites consente di creare un sito Web, sfruttando dei comodi template con funzioni personalizzabili. L’editor è di tipo WYSIWYG (What You See Is What You Get) e garantisce l’utilizzo anche a chi non conosce alcun linguaggio di programmazione. L’App è naturalmente molto incentrata sugli incorporamenti Google, tra cui è possibile scegliere di inserire calendari, mappe, documenti, presentazioni, moduli, grafici e altri file provenienti da Drive.

Google Moduli

In ambito aziendale, la possibilità di sfruttare moduli predefiniti per i sondaggi e l’organizzazione delle informazioni è molto importante. Grazie a Google Moduli potete preimpostare dei questionari a scelta multipla con temi grafici predefiniti. Le risposte possono essere diversificate in base alle esigenze. Inoltre, niente vieta di trasformare il modulo in un quiz con l’assegnazione di determinati valori alle singole domande.

Console di amministrazione

G Suite Business è rivolto essenzialmente a chi sviluppa un flusso di lavoro in team tra più dipendenti e collaboratori. A tal proposito, mette a disposizione una vera console di amministrazione ricca di funzioni per gestire nel dettaglio tutti gli strumenti disponibili. In sostanza è la vera punta di diamante dell’offerta rivolta alle aziende. Oltre che su PC, è accessibile tramite le App dedicate su Android e iOS.

Utenti

In primo luogo potete aggiungere nuovi utenti abilitati all’uso di G Suite Business. Per ciascuno viene quindi mostrato l’ultimo accesso e la quantità di spazio utilizzata dall’email. La procedura per integrare collaboratori è davvero semplice. Basta selezionare il menu Utenti, quindi fare clic sull’icona gialla identificata con un + nella parte inferiore dell’interfaccia. Inserite poi nome, cognome e indirizzo email principale con dominio aziendale. Scegliete infine se impostare una password temporanea, oppure fornirla direttamente a vostra scelta.

Profilo aziendale

Tramite la Console di amministrazione di G-Suite Business siete in grado di personalizzare il profilo della vostra azienda. Aggiungete le preferenze relative alle comunicazioni per ricevere eventuali suggerimenti o annunci, caricate un logo e addirittura create un indirizzo personalizzato per facilitare l’accesso dei dipendenti alla piattaforma.

Rapporti

La funzione Rapporti è una delle più significative. Consente all’amministratore del servizio di controllare nel dettaglio l’utilizzo di tutti gli account collegati. Oltre ai rapporti aggregati e alle opzioni di sicurezza, potete verificare l’utilizzo delle applicazioni e l’attività di ogni singolo profilo. L’enorme quantità di dati registrati può essere filtrata grazie a specifici menu che consentono di ricercare verifiche di accesso (riuscito o meno), valutando l’eventuale presenza di azioni sospette. Allo stesso modo, è possibile controllare le funzioni messe in opera da dispositivi mobile, nonché gestire gli avvisi.

Gestione applicazioni

Dal menu Gestione applicazioni avete il quadro completo della App di G Suite Business utilizzate dalla vostra azienda. 11 sono quelle regolate dal contratto, tra cui:

• Calendario
• Cloud Search
• Contatti
• Drive e documenti
• Gmail
• Google Hangouts
• Google Vault
• Google+
• Group for Business
• Keep
• Sites

È poi possibile integrare i software con 52 applicazioni aggiuntive che però non vengono regolate dal contratto di G Suite, ma sono soggette a termini e condizioni diverse. Ci sono poi i programmi del Marketplace e le App SAML per la gestione SSO e provisioning degli utenti.

Gestione dispositivi

Il software-as-a-service su Cloud non richiede necessariamente un PC per essere utilizzato. Uno dei suoi principali cavalli di battaglia è proprio la portabilità. G Suite Business, infatti, permette di sfruttare tutti i suoi servizi da dispositivi mobile Android, iOS e browser Chrome.

Per Android e iOS è possibile gestire una serie di impostazioni predefinite. Tra queste c’è il profilo di lavoro che consente di definire nei minimi particolari l’attività degli apparecchi di proprietà aziendale. Da qui, si prosegue poi per la configurazione delle applicazioni disponibili, le funzioni di condivisione dei dati, la gestione degli account, le reti di connessione e le opzioni che possono essere abilitate o meno per l’uso da parte del dipendente. Tra queste troviamo la possibilità di usare memorie SD esterne, sfruttare microfono e altoparlante, ripristinare i dati di fabbrica e molto altro ancora. Per ogni dispositivo collegato c’è poi la sezione dedicata alle statistiche che raccoglie i rapporti di controllo e attività.

Sicurezza

Gli amministratori di G Suite for Business possono gestire in totale autonomia le impostazioni di sicurezza del profilo aziendale. Infatti, tramite il menu dedicato nella Consolle di amministrazione siete in grado di abilitare le principali norme per la scelta delle password come lunghezza minima e massima, permettere agli utenti di abilitare la verifica in due passaggi e monitorare la sicurezza delle chiavi di accesso. Inoltre, attivate le API per la gestione del provisioning, impostate il SSO (single sign-on) per l’autenticazione nelle App Web, nonché configurate le credenziali SSL per i domini personalizzati.

Assistenza, Fatturazione e Migrazione dei dati

Con G Suite Business, tramite il menu Assistenza presente nella Console di amministrazione, potete contattare direttamente il supporto tecnico di Google. Prima di parlare con un operatore, vale comunque la pena leggere la documentazione disponibile. Il menu Fatturazione, invece, permette di gestire le licenze e i costi dovuti all’uso di G Suite. La voce Migrazione è invece dedicata a importare in modo semplice e veloce email, contatti e calendario da altri account verso quelli creati all’interno della piattaforma.

Altri controlli

Se fate click sulla voce Altri controlli presente nella parte inferiore dell’interfaccia della Console di amministrazione, accedete a quattro menu supplementari: Gruppi, Ruoli amministratore, Domini e Applicazioni di App Engine.

Gruppi consente di creare insiemi di utenti, gestendone i permessi e le relative attività. Ruoli permette di elevare uno o più account al ruolo di Admin che può essere diversificato in base alle attività. Tra questi, troviamo Amministratore di gruppi, gestione utenti, Help Desk e di servizi. Domini, infine, garantisce l’aggiunta o la rimozione di ulteriori domini o alias, applicando poi una serie di autorizzazioni anche per quelli esterni.

L’uso di Applicazioni di App Engine è invece stato trasferito nella Google Developers Console, utile a creare e distribuire software personalizzato ai dispositivi mobile.