Video riunioni Microsoft Teams: come partecipare e organizzarle

Sebbene Microsoft Teams sia uno strumento di collaborazione dalle svariate funzionalità, che includono chat di gruppo, condivisione di file, informazioni e calendari, nei primi mesi del 2020 ha avuto un aumento improvviso di popolarità soprattutto per il atto che offre la possibilità di fare riunioni in videoconferenza, con prestazioni e funzionalità che non sfigurano di fronte a quelle di prodotti nati per fare solo quello.

Teams gratis e a pagamento: differenze e prezzi

Microsoft Teams è incluso nelle versioni Office 365 aziendali a partire dalla Business Premium in su (10,50 euro al mese per utente), ma anche nella versione Business Essentials, che al costo di 4,20 euro al mese offre casella Exchange, Sharepoint, OneDrive e appunto Teams (ma non include le applicazioni di Office come Word, Excel, PowerPoint eccetera).

Un account Teams è necessario per poter organizzare una riunione, ma non per parteciparvi, in modalità Guest: è possibile infatti per chiunque partecipare dal browser a una riunione organizzata su Teams da qualcun altro.

Le scuole possono attivare da questo indirizzo un abbonamento gratuito a Microsoft Office 365 Education, che include Microsoft Teams, le versioni web delle applicazioni Office e OneDrive.

È possibile attivare gratuitamente un account di Microsoft Teams. Ci sono limitazioni nel numero di persone che possono far parte del team e partecipare alle riunioni, che non sarà possibile registrare, e lo spazio è limitato a 2 GB, contro 1 TB delle versioni aziendali. Qui più dettagli sulle differenze tra l’account gratuito e quelli a pagamento.

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Scaricare Microsoft Teams o usarlo via web?

Se siamo stati invitati a una riunione in videoconferenza, non bisogna fare altro che seguire il link Join Microsoft Teams Meeting che ci è stato inviato via mail o messaggio. Si aprirà una pagina web da cui potremo decidere se partecipare direttamente alla riunione (Continua in questo browser), scaricare l’applicazione per il nostro dispositivo o aprirla, qualora non l’avessimo già installata.

Per un utilizzo sporadico, magari solo come partecipanti, il nostro consiglio è quello di utilizzare la versione via web, che funziona comunque molto bene. Per un uso più intenso, e soprattutto se si organizzano riunioni, se l’azienda usa gli altri servizi di Office 365 o per collegarsi tramite smartphone o tablet, è invece consigliabile scaricare l’applicazione.

In tutti i casi, l’indirizzo di riferimento è https://teams.microsoft.com. Da qui si può scegliere se scaricare l’app per il proprio sistema operativo oppure utilizzare l’app Web.

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Microsoft Teams: browser supportati

Sebbene la versione web di Microsoft Teams sia utilizzabile con molti browser differenti, lo stesso non vale per i meeting video e la condivisione dello schermo. Ecco la situazione attuale dei browser supportati per queste funzionalità:

Microsoft Edge (vecchia versione RS2 e successive): video riunioni supportate, tranne la condivisione schermo in uscita;

Microsoft Edge (versione Chromium): supporto completo;

Google Chrome: supporto completo (le versioni precedenti alla 72 richiedono un plug-in per la condivisione schermo);

Firefox (ultime tre versioni): non supporta il video e audio in uscita, né la condivisione schermo. È possibile assistere al video e partecipare usando il collegamento telefonico;

Safari (versione 13.1 e successive): le riunioni sono supportate con supporto completo per l’audio, ma il video della webcam è solo in entrata. Pienamente supportata la condivisione. Le versioni precedenti, dalla 11.1, non supportano il video e audio in uscita, né la condivisione schermo. È possibile assistere al video e partecipare usando il collegamento telefonico.

Informazioni complete sui requisiti tecnici di Microsoft Teams e i browser supportati sono disponibili su questa pagina del sito di supporto Microsoft.

Conflitti con account Microsoft

Se avete un account di una versione di Office 365 che non include Microsoft Teams, o un vecchio account Exchange o Outlook, è possibile che il tentativo di connessione a una riunione venga bloccato con questo messaggio di errore: “Stai perdendo un’occasione! Chiedi all’amministratore di attivare Microsoft Teams per (nomeazienda)”.

Oltre a seguire il consiglio, e chiedere all’amministratore del dominio della propria azienda di abilitare Microsoft Teams, è anche possibile ovviare al problema aprendo il link della riunione in una nuova finestra del browser in modalità Incognito, oppure effettuare il logout dal proprio account Microsoft.

Partecipare a una videoconferenza Microsoft Teams

Se non siete abituati alle riunioni da remoto, vi consigliamo di leggere prima di tutto i nostri 6 consigli per evitare figuracce nelle videoconferenze, e quelli su come gestire al meglio audio, luci e la preparazione dell’ambiente di una video riunione.

Se invece siamo a posto con i fondamentali, possiamo…

…aprire il collegamento con una riunione Microsoft Teams

Dopo aver scelto se partecipare da web o con l’applicazione, si aprirà una finestra che possiamo definire “di anticamera”, nella quale possiamo verificare l’inquadratura e controllare le impostazioni webcam, sulla sinistra, e per microfono e riproduzione audio sulla destra.

Se qualcosa non funziona, dall’icona con l’ingranaggio (Dispositivi) possiamo aprire un pannello da cui scegliere quali altoparlanti, microfono e webcam utilizzare (se disponiamo di più di uno di questi accessori).

Nella casella sopra all’immagine possiamo scrivere il nostro nome (o modificare quello preimpostato), dopodiché possiamo premere il pulsante Partecipa ora ed entrare davvero nella riunione.

Modificare gli sfondi virtuali di Teams

Accanto all’interruttore per la webcam c’è il pulsante per abilitare i Filtri per lo sfondo, che può essere sfocato o sostituito da uno sfondo virtuale. È un buon modo per evitare che possano essere visualizzate informazioni presenti alle nostre spalle (un grafico con gli obiettivi, la lista della spesa, o quella montagna di vestiti da stirare…).

Oltre alla sfocatura e agli sfondi predefiniti, sul sito di Microsoft sono disponibili altri sfondi da scaricare e le informazioni su come realizzare e caricare uno sfondo personalizzato, per esempio con i loghi aziendali: le dimensioni ideali sono 1920×1080 pixel, o comunque con un rapporto 16:9.

Attenzione però: il meccanismo degli sfondi virtuali non è infallibile, e Microsoft avverte che potrebbe rivelare comunque informazioni che preferiremmo tenere riservate.

Microsoft Teams: cosa si può fare durante la videoriunione

La barra degli strumenti disponibili durante una riunione è stata spostata nell’angolo in alto a sinistra e sempre visibile.

(clic per ingrandire)

Le prime icone da sinistra permettono, nell’ordine, di condividere lo schermo o una singola finestra, (opzione consigliabile se volete evitare di condividere per sbaglio informazioni riservate), attivare o disattivare telecamera e microfono (mettersi “in muto”).

Per tutelare la privacy durante la condivisione dello schermo, è anche possibile disattivare la visualizzazione in anteprima dei messaggi ricevuti. Bisogna fare clic sull’immagine del profilo personale, selezionare Impostazioni > Notifiche > Mostra anteprima del messaggio.

L’icona con i tre puntini apre un menu da cui possiamo modificare le impostazioni del dispositivo (utile se decidiamo durante la riunione di usare auricolari o microfono), passare in modalità a schermo intero, Disattivare il video in arrivo (utile se la velocità di collegamento è troppo bassa), cambiare la griglia di visualizzazione, abilitare i sottotitolio registrare la riunione (ne parliamo più avanti).

L’icona successiva nella barra principale permette di suddividere i partecipanti in più gruppi di lavoro, ognuno dei quali avrà a disposizione una stanza separata.

L’icona successiva permettone di alzare la mano per richiedere la parola, mentre l’icona del fumetto apre sulla destra una scheda per la chat del gruppo. Questa ha funzioni molto avanzate per la formattazione del testo (si possono inserire anche elenchi e tabelle). Più complicata rispetto ad altre piattaforme è invece la condivisione di file, che può avvenire solo se tutti i partecipanti alla riunione fanno parte di uno stesso Team aziendale.

Chiude gli strumenti l’elenco dei partecipanti.

La cornetta su sfondo rosso con la scritta Abbandona permette di lasciare la chiamata o chiudere la riunione per tutti (se si è organizzatori).

Microsoft Teams: come organizzare una videoconferenza

Chi ha usato altri sistemi dedicati per le videoconferenze, potrebbe essere disorientato di fronte all’interfaccia di Microsoft Teams, che include funzionalità di chat, condivisione file e gestione di gruppi di lavoro. Innanzi tutto, una videochiamata singola può essere avviata dalla scheda di contatto di un membro del team, facendo clic sull’icona con la telecamera.

Per avviare o programmare una videoriunione vera e propria bisogna andare nella sezione Calendario, dall’icona a sinistra nella finestra principale. In alto a destra ci sono due pulsanti: Riunione immediata e Nuova riunione. Quest’ultimo, con una scelta di interfaccia un po’ infelice, può essere aperto dal triangolino per rivelare due diverse funzioni: Pianifica riunione o webinar (precedentemente chiamati Eventi live, ne parleremo più avanti).

Un clic su Pianifica riunione apre una scheda analoga a quella per creare una riunione su Outlook, con gli spazi per scegliere data e ora, invitare i partecipanti e aggiungere delle note, che costituiranno la mail di invito.

In calce alla mail verrà inserito automaticamente il link alla videoconferenza. Dopo aver salvato la scheda, comparirà il pulsante Partecipa, che potremo usare per avviare la riunione al momento necessario.

Gestire i partecipanti (mute, espulsione, promozione…)

L’organizzatore di una videoconferenza Teams ha innanzi tutto il potere di mettere in mute singoli partecipanti, facendo clic sui tre puntini accanto al nome nell’elenco sulla destra, o anche tutti i partecipanti, dal link che compare in cima all’elenco.

Chi è stato messo in mute riceverà una notifica, e potrà attivare autonomamente il microfono in seguito. Non è invece possibile per l’organizzatore riattivare i microfoni da remoto, per comprensibili motivi di privacy.

Sempre dall’elenco dei partecipanti, sono disponibili altre opzioni per fissare il suo nome in alto (utile per riunioni numerose), espellere una persona dal meeting (Rimuovi partecipante) o per promuoverlo a organizzatore (Imposta come partecipante host). Quest’ultima opzione gli permetterà di condividere contenuti, disattivare l’audio degli altri partecipanti, rimuovere e ammettere le persone che richiedono l’accesso.

Note riunione, condivisione file e lavagna interattiva di Microsoft Teams

Teams prevede la possibilità di condividere Note della riunione (ciascuna con un titolo e un testo), inviare dei file ai partecipanti e lavorare insieme su una lavagna condivisa, le cui funzionalità sono state espanse molto dai tempi del lancio (anche se forse ancora non compete con l’immediatezza della lavagna interattiva di Zoom.us). Queste funzioni sono però disponibili solo se i partecipanti fanno parte dello stesso Team aziendale, e non sono quindi partecipanti esterni all’organizzazione.

È possibile ottenere un link web per la lavagna, e condividere questo link nella chat. Il link però dovrà essere aperto in una finestra diversa. Il link web ai file condivisi invece funzionerà solo all’interno della stessa organizzazione, e non per gli ospiti.

Registrare una riunione e attivare i sottotitoli in Microsoft Teams

Dall’icona con i tre puntini nella toolbar principale è possibile registrare audio e video della riunione. Un messaggio ci ricorderà di avvisare i partecipanti che la registrazione è in corso. Dallo stesso menu è possibile poi interrompere la registrazione. Dopo un po’ di tempo, il video sarà disponibile nella chat della riunione e nell’account di Microsoft Stream dell’organizzatore (se attivato dall’amministratore).

È anche possibile attivare i sottotitoli in tempo (quasi) reale, ottima funzione per chi ha disabilità o difficoltà con la lingua dello speaker. Questa funzionalità offre risultati variabili in base al microfono e alla qualità audio della connessione, alla disciplina dei partecipanti (se le voci si sovrappongono, è obiettivamente difficile ottenere sottotitoli sensati), e all’accento di chi parla. Una curiosità: il turpiloquio viene sostituito da asterischi.

Microsoft Teams: cos’è un Webinar e come crearne uno

La funzione precedentemente nota come Eventi live di Teams è ora stata ribattezzata Webinar. Prevede due tipi di partecipanti: i relatori, che partecipano attivamente, e gli spettatori, che possono essere molto più numerosi (fino a 10.000). Questi non possono partecipare attivamente in video, ma possono inviare domande o commenti per iscritto.

La funzione Webinar permette di integrarsi a più fonti video professionali, anche orchestrate da un banco di regia, per produrre eventi che possono essere fruiti in diretta o in modalità on-demand.

Il video può essere distribuito dalla piattaforma Azure Media Services o anche utilizzando fornitori di CDN di terze parti, per assicurare una visione fluida anche da postazioni molto lontane geograficamente.

Le altre funzioni di Microsoft Teams

Come dicevamo, le video riunioni sono solo una delle tante funzioni di Teams, il cui scopo principale è quello di fornire uno strumento di comunicazione e collaborazione per i gruppi di lavoro che sia più rapido ed efficiente del perenne e frammentario scambio di email.

Leggi anche: Microsoft Teams: cos’è e come funziona la chat per lavoro in Office 365

Cuore dello strumento è la funzione di chat individuale o di gruppo, che si integra con app di terze parti per fornire servizi di collaborazione di ogni tipo: project management, design collaborativo, sviluppo software, customer care, reportistica eccetera. Questa funzionalità è quella che più direttamente va a competere con strumenti come Slack.

Dalla sua, Teams ha una più stretta e diretta integrazione con gli strumenti Microsoft, come Office 365, Exchange e Sharepoint.

(Originariamente pubblicato a Marzo 2020 e aggiornato a Novembre 2021)