Ricoh Europe, per voce del suo Vice President Business Process Services Edward Gower-Isaac, è tornata sul tema quanto mai attuale del GDPR, spiegando come tra il regolamento europeo per la protezione dei dati e la digitalizzazione esista una relazione molto stretta che darà finalmente il via libera all’innovazione.

Le aziende d’altronde si stanno sempre più spostando verso un contesto digitale, anche per quanto riguarda l’erogazione dei servizi ai propri clienti. Basti pensare ai portali self-service, agli assistenti virtuali oppure ai chatbot. Questo trend va di pari passo con il fardello normativo del GDPR, che entrerà in vigore il 25 maggio 2018 e che rappresenta il nuovo framework europeo per la protezione dei dati.

Il regolamento include disposizioni per la tracciabilità e la governance dei dati e prevede che le aziende sappiano dimostrare in maniera indiscutibile la gestione corretta di tali dati. In particolare, le aziende devono implementare processi di governance in relazione al modo in cui i dati vengono gestiti, archiviati, mantenuti e cancellati, mantenere la documentazione necessaria (come ad esempio i manuali per la protezione dei dati e gli inventari dei dati personali) e condurre un assessment sulla data protection.

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C’è inoltre l’obbligo di sviluppare un approccio preventivo (privacy by design) che incorpori la privacy in ogni nuovo progetto o prodotto mediante tecniche adeguate, come nel caso della pseudonimizzazione (le informazioni di profilazione devono essere conservate in una forma che impedisce l’identificazione dell’utente) e della minimizzazione (i dati raccolti devono essere limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati).

Per molte aziende si tratta di una sfida davvero ardua e non resta molto tempo per adeguare la propria infrastruttura. Basti pensare a come i volumi di carta in circolazione siano ancora elevati e le questioni culturali e organizzative da superare notevoli. Questo significa che nelle aziende ci sono ancora ampi margini per migliorare la produttività e ridurre i costi.

La digitalizzazione viene però in aiutando a identificare l’origine dei dati e questo è il primo passo per il GDPR. Inoltre, l’acquisizione, la gestione e l’archiviazione elettronica dei documenti in entrata aiuta le aziende a ottenere vantaggi operativi e ad aumentare la propria competitività.

Infine con la digital transformation e l’automazione è possibile integrare tutti i canali di comunicazione inbound e creare workflow elettronici centralizzati. Il GDPR offre quindi l’opportunità di innovare i processi dando definitivamente il via libera alla digitalizzazione e alla produttività.