Jabra ha presentato oggi i risultati dell’indagine Produttività in ufficio: le nuove sfide effettuata a maggio 2015 su 2.449 lavoratori di età compresa tra i 18 e i 65 anni provenienti da USA, UK, Francia, Germania, Russia, Giappone, Cina, Danimarca, Svezia e Norvegia. Lo studio rivela i paradossi delle aziende che, se da una parte cercano di creare ambienti di lavoro produttivi, dall’altra sottovalutano la presenza di distrazioni all’interno dei team, riunioni poco organizzate e tecnologia limitata a disposizione.

I lavoratori lottano continuamente contro diverse situazioni che invece che supportarli, li intralciano e ne inficiano il lavoro, come nel caso di riunioni improduttive o mal organizzate, strumenti tecnologici poco user friendly e ambienti rumorosi che non favoriscono la concentrazione.

Lo studio condotto da Jabra rivela innanzitutto il fallimento delle aziende nell’organizzare il tempo effettivo di collaborazione dei lavoratori. Più della metà (il 51%) concorda che le riunioni senza una guida o un programma specifico servono solo a perdere tempo, il 32% lamenta una mancanza di spirito decisionale, il 31% sottolinea la mancanza di approfondimenti, il 26% una mancanza di preparazione e il 25% i ritardi. Nel corso delle videoconferenze alcuni dei motivi di irritazione maggiore sono il suono, spesso qualitativamente mediocre, fastidiosi rumori di fondo e i problemi di connessione.

Oltre a essere frustranti per i lavoratori, questi ostacoli sono anche i più frequenti. E c’è un paradosso visto che la maggior parte di loro vuole partecipare comunque alle riunioni perché ritengono che possano essere utili, anche se contemporaneamente il 36% lamenta una diminuzione del rendimento personale a seguito di esse, forse proprio per l’incapacità di renderle davvero proficue.

diventa pressoché necessario ripensare a un nuovo ambiente di lavoro

Anche il tempo speso alla scrivania è fondamentale. I lavoratori occupano la maggior parte del loro tempo dietro il proprio desk, con oltre il 66% delle attività settimanali (6 volte di più delle riunioni), e quindi questo si rivela il luogo in cui la maggior parte della produttività aumenta o diminuisce. Anche alla scrivania le distrazioni sono sempre in agguato: le più comuni sono i rumori (46%), le interruzioni dei colleghi (43%) e il numero delle mail (28%).

Se a ciò si aggiungono altri fattori da controllare più a fondo e migliorare come temperatura, qualità dell’aria e mancanza di privacy, diventa pressoché necessario ripensare a un ambiente di lavoro adatto che potrebbe eliminare molti problemi che influenzano negativamente la produttività.

Holger Reisinger, Senior Vice President di Jabra, è convinto che nonostante molte aziende abbiano progettato spazi di lavoro per migliorare la cooperazione e investito nella tecnologia per rendere riunioni o call più semplici e user friendly, questo approccio non apporti il beneficio sperato. I manager hanno quindi bisogno di rivalutare le necessità dei loro lavoratori per assicurare la produttività del business.

Lo studio sottolinea anche che una scarsa produttività incide sulla capacità di attrarre e trattenere il personale, così come le distrazioni sul posto di lavoro incidono in maniera significativa sull’equilibrio vita-lavoro. Oggi una parte importante dei lavoratori specializzati è in difficoltà a completare le proprie mansioni entro la fine della giornata, ben il 36% le termina fuori dall’orario di lavoro.

A seconda del numero dei partecipanti alle riunioni il tempo perso – e quindi il costo – può aumentare

Per facilitare i dipendenti e velocizzare alcuni processi, spesso si ricorre a dispositivi tecnologici come lavagne digitali, speakerphone, o programmi di project management, mappe mentali o brainstorming. Eppure l’utilizzo di questi strumenti è spesso controproducente; si pensi al tempo medio necessario per organizzare una riunione o una “semplice” conference call, con il 25% di queste che inizia in ritardo a causa di problemi tecnici, e di conseguenza si perdono in media più di due minuti e mezzo a riunione. A seconda del numero dei partecipanti il tempo perso – e quindi il costo – può aumentare.

Il 71% delle riunioni si svolge in un solo luogo, mentre il 29% prevede più sedi, e dunque l’ausilio della tecnologia è fondamentale. Ma spesso i lavoratori stessi faticano a utilizzarla, e il 50% dichiara di riscontrare a causa di ciò disagi significativi e irritanti.

“La vera sfida è quella di saper creare un equilibrio tra collaborazione e concentrazione. Finora sono stati fatti grandi passi per favorire maggior interazione e comunicazione tra i lavoratori, ma bisogna proseguire in questa direzione affinché non si perda tempo nell’utilizzo di supporti tecnologici inefficaci. Ecco perché uno spazio di lavoro consono che si adatti all’individuo, alla sua specificità e al suo ruolo è la nuova strada che un ambiente lavorativo realmente produttivo deve percorrere”, conclude Reisinger.