Sincronizza l’agenda con i colleghi

Una delle aree che negli ultimi anni ha ricevuto più impulso dalla diffusione di Internet, dalla mobility e dalla connettività diffusa anche nelle case è il cosiddetto groupware.

Sono ormai molti ad usare strumenti PIM (Personal Information Management) per organizzare il proprio tempo, gli impegni e soprattutto per combinare tempi e risorse di due o più persone.

Qualche esempio? Una manifestazione culturale o una fiera di settore possono diffondere il programma degli incontri, oppure un professionista può crearsi un calendario per visite agli stand e disponibilità e condividere il tutto online su PC e cellulare/palmare.

Grazie ad Internet questo tipo di diffusione e condivisione di eventi, informazioni e appuntamenti si sta appoggiando sempre di più sul web, non solo come mero mezzo di trasferimento e sincronizzazione dei calendari.

Il world wide web e il browser stanno diventando strumenti di creazione e gestione delle agende, piccole e grandi, annuali o localizzate grazie al Web 2.0 ed alle ambiziose webapp che emulano (e talvolta superano) i software da desktop.

Quindi largo a Microsoft Outlook, Lotus Notes, Essential PIM o piuttosto Apple iCal (con la sua eccellente sincronizzazione con iPod e pda/smartphone via iSync) o a progetti “open” e multipiattaforma come Mozilla Calendar e Sunbird, Chandler. Ma largo anche a servizi giovani ma molto ambiziosi che vivono esclusivamente online come HipCal, Planzo, 30 Boxes e soprattutto Google Calendar , in prima linea nella sua offerta di alternative ai classici client anche per le aziende.

Metodi e standard

Ma come funziona la condivisione e la collaborazione? Le opzioni sono molteplici e vanno dalla archiviazione (manuale) su sito web via ftp al più comodo standard WebDAV. Questo standard, adottato da Apple per il suo iDisk, poi diventato .Mac, e altri come box.net permette di avere un disco virtuale remoto su cui modificare file e cartelle come se si trovassero sul proprio desktop. Qui possiamo piazzare i calendari, a cui possono attingere e se autorizzati anche intervenire in più utenti.

Come formati per l’interscambio e la condivisione dei calendari uno dei più diffusi è quello .ics dell’iCal usato da Apple (ma originariamente proposto da Microsoft) che in più è uno standard aperto e supportato da gran parte dei software e siti, tra cui Google.

Sempre più diffusi, i feed vengono offerti anche dalle web-agende pubblicandoli su Internet come flusso XML che contiene tutte le informazioni (calendario con eventi e dettagli) a cui iscriversi. In questo modo sono disponibili sia online che offline.

I concorrenti di Google

Tra i siti-servizio del Web 2.0 quella dei calendari e agende via web è discretamente agguerrita.
Oltre a Google Calendar sono diversi webapps che offrono calendari PIM (Personal Information Management) e magari anche liste di impegni.

Tra i più noti c’è il citato HipCal che offre un pacchetto completo di agenda appuntamenti e calendario condivisibile, con supporto per lo standard .ics di iCal, la rubrica, gli avvisi via e-mail e SMS e sincronizzazione dei dati con altri software.

Altrettanto ricco di funzioni è AirSet che fonde in un’unica risorsa il calendario con la rubrica, le liste di discussione, i link e addirittura i blog.

Versatile orientato alla mobilità è invece SpongeCell, che supporta palmari, iPod e cellulari e che sfrutta l’intelligenza artificiale per trasformare testo in appuntamenti con semplicità e rapidità permettendo l’inserimento e la modifica anche via messaggi e-mail e SMS dal telefonino.

Non manca tanta condivisione, che è uno dei capisaldi dei servizi online, e su cui si specializzano in particolare CalendarHub e 30 Boxes che dietro un aspetto minimale e pulito nasconde tante opzioni.

Semplicità e ed efficacia d’uso è il motto di Planzo e di Kiko che ricerca la massima interattività tipica dei programmi sul PC con menù contestuali e effetti di drag n drop.

Rsscalendar infine propone i feed come strumento di consultazione degli impegni e permette la personalizzazione dei dati, che possono essere integrati e mostrati anche sul proprio sito web.