Telefonia, i cinque risparmi che consente il Cloud

Anche la telefonia in questi ultimi anni sta vedendo una rapida evoluzione di tecnologie, con la transizione dal tradizionale standard ISDN al VoIP, che vede la convergenza di voce e dati sulla rete internet. Questo apre l’enorme opportunità di poter gestire anche la telefonia, come molti altri sistemi aziendali, attraverso il Cloud Computing: anche il centralino aziendale (PBX) può essere acquisito come un servizio da un fornitore esterno, pagando un canone mensile, con vari tipi di risparmi in termini di costi che questo comporta.

Confrontando infatti i costi di un PBX tradizionale con quelli di un centralino virtuale in cloud, notiamo che quest’ultimo consente cinque tipi di risparmi.

La differenza tra possesso e servizio

Il primo tipo è legato ai costi di acquisto e installazione dell’hardware. I tradizionali centralini ISDN infatti comportano spese in conto capitale (Capex, cioè Capital Expenditure) con esborsi ovviamente al momento dell’acquisto e dell’installazione dell’hardware, e poi a scadenze periodiche per i canoni legati alla manutenzione, ai volumi di chiamate, e al numero di utenti attivi.

Un centralino in Cloud invece comporta soltanto costi operativi – Opex (Operating Expenditure) – senza grossi investimenti iniziali, e senza l’onere dell’obsolescenza dell’hardware, una fonte di costo difficilmente quantificabile a priori. L’azienda utente infatti non ha bisogno di hardware: l’unica dotazione necessaria è la connessione Internet per fare transitare il traffico voce, oltre ai dati.

Noleggio operativo: il canone è detraibile per l’IVA

Il secondo vantaggio di costi è fiscale: il Cloud PBX, essendo un servizio con componente hardware trascurabile (i telefoni SIP, anch’essi comunque noleggiabili), rientra tra i beni acquisibili con noleggio operativo, detto anche locazione operativa, leasing operativo o renting: la stessa formula utilizzata di solito per computer, stampanti e apparati di rete.

Il noleggio operativo permette di eliminare oneri di ammortamento e gestione dei cespiti aziendali, e rende totalmente deducibili ai fini IRES e IRAP, nonché detraibili per l’IVA, i canoni di noleggio. Ciò significa che tutto può essere dedotto per cassa, senza distinzione tra oneri finanziari e quota capitale.

Personale più efficiente

Il terzo tipo di risparmio è legato al costo del personale. Un centralino acquistato come hardware, e che sta fisicamente in azienda, va gestito e manutenuto internamente. Qualsiasi guasto, sostituzione di componenti, upgrade, patch, aggiunta di nuovi utenti, richiede l’intervento di personale IT interno, che in caso di necessità deve anche contattare il fornitore o tecnici esterni, con vari costi dovuti ad attese, interventi, imprevedibilità dei tempi di riparazione, e perdite di efficienza.

Se il centralino è invece un servizio Cloud fornito da un provider esterno, il canone periodico include per definizione l’utilizzo del sistema di comunicazione, con livelli di prestazione ben definiti, il traffico telefonico, l’aggiornamento continuo del software alla versione più recente, e la manutenzione, sgravando completamente il personale IT interno.

Attivare nuove utenze o filiali: basta un clic

Un quarto tipo di risparmio è legato alla flessibilità e scalabilità del modello Cloud. Se si possiede un centralino PBX classico basato su ISDN, operazioni come spostare un telefono da un ufficio all’altro, attivare nuove funzionalità o nuove filiali sul territorio, o incrementare le utenze, sono sempre complesse e macchinose. Occorre sempre richiedere l’intervento del fornitore, con i relativi costi di uscita e intervento.

Il centralino in Cloud invece abilita questi cambiamenti semplicemente con alcuni clic nel software, e consente una scalabilità potenzialmente illimitata in termini di postazioni. Ciò vale anche per tutte quelle funzionalità aggiuntive: dall’Interactive Voice Response (IVR) all’Automatic Call Distribution (ACD).

UCC alla portata di tutti

Infine un quinto vantaggio di costi è più difficilmente quantificabile, ma di evidenza piuttosto chiara. Il centralino in Cloud associa ciascun utente a un solo numero telefonico per qualsiasi dispositivo (telefono fisso, smartphone, tablet, computer ecc.), e facilita l’integrazione della telefonia in una piattaforma di Unified Communication and Collaboration (UCC) aziendale. E l’UCC riunisce i flussi comunicativi dei dipendenti e li collega ai tool di produttività aziendale, con ovvi risparmi in termini di gestione, semplicità e continuità di connessione degli utenti, e di tempi di risposta, oltre a benefici come l’abilitazione dello Smart Working: un tema di estrema attualità di questi tempi.