Con il ritorno del mondo in ufficio, molte persone si trovano a lavorare in un nuovo ambiente ibrido, in cui parte della settimana lavorativa viene trascorsa a casa e parte in ufficio. Lavorare essenzialmente da due uffici diversi può rendere difficile la produttività in entrambi i luoghi. Uno studio condotto da ricercatori dell’Autonomous Technological Institute of Mexico (ITAM), Stanford, dell’Università di Chicago e del MIT ha rilevato che sei lavoratori su 10 hanno riferito di essere più produttivi a casa di quanto si aspettassero, in parte perché erano in grado di ridurre il tempo del pendolarismo. La maggior parte degli intervistati pensava che la casa fosse un ottimo posto per svolgere un lavoro produttivo e senza interruzioni; tuttavia, molti hanno riscontrato che alcune attività collaborative erano un po’ più impegnative da svolgere dal proprio ufficio di casa.

Secondo un recente rapporto Gallup, nel febbraio di quest’anno il 42% dei lavoratori statunitensi il cui lavoro può essere svolto da remoto lavorava in un ambiente ibrido. Circa il 53% dei lavoratori in grado di lavorare a distanza si aspetta un lavoro ibrido per tutto il 2022 e oltre, mentre il 59% afferma che è il loro modello di lavoro preferito, rispetto al 32% che preferisce lavorare esclusivamente a casa e al 9% che preferisce il lavoro completamente nel vecchio ufficio.

Sebbene ci siano vantaggi e svantaggi nel lavorare sia da casa, sia in un ufficio tradizionale, un ambiente ibrido può potenzialmente fornire il meglio di entrambi i mondi e rendere il lavoro migliore e più produttivo. Abbiamo così parlato con alcuni professionisti che hanno adottato un ambiente di lavoro ibrido per capire come lo stanno facendo funzionare.

Pianificare

Una delle cose migliori che potete fare prima dell’inizio di qualsiasi giornata lavorativa o settimana è fare un piano. “All’inizio della pandemia, ho visto un’impennata nell’uso delle risorse di pianificazione. Le persone si erano abituate a “presentarsi” in un ufficio ogni mattina, per poi decidere cosa fare del proprio tempo” afferma Laura Mae Martin, consulente per la produttività esecutiva di Google.

“Lavorare da casa richiedeva alle persone di capire esattamente cosa avrebbero dovuto fare e quando. Questo tipo di pianificazione è ancora importante quando si passa avanti e indietro in diversi ambienti di lavoro con diversi tipi di orari. Ecco perché è molto utile compilare un programma giornaliero la sera prima per sfruttare al meglio il giorno successivo”.  Per evitare però di sprecare inutilmente preziose energie fisiche e mentali, la sola pianificazione non basta.  Bisognerebbe infatti progettare un piano che tenga in considerazione il vostro cervello e il vostro tempo.

Scegliere il posto giusto

“Ogni cosa ha un tempo e un luogo” afferma David Cottrell, co-fondatore e CTO di Zynq, un fornitore di piattaforme di gestione degli uffici. “Concentratevi sul lavoro a casa e consideratelo il vostro  tempo libero e senza distrazioni, mentre il tempo in ufficio potrebbe essere dedicato a lavorare in modo collaborativo e creativo con i colleghi”.

Ad esempio, potreste voler utilizzare il tempo in ufficio per risolvere un problema di codifica impegnativo con un altro programmatore, cosa che potrebbe essere più difficile da fare da remoto. Spesso il posto giusto per il lavoro è dettato dal tipo di lavoro che state facendo. Cercare di svolgere un lavoro da “solista” in ufficio o un lavoro di gruppo a casa può finire per ostacolare la produzione e la produttività complessive.

“Una parte importante del lavoro ibrido consiste nel comunicare con il vostro team su quando prevedete di essere in ufficio e quando rimanete a casa”, afferma Cottrel. “Se la vostra giornata prevede principalmente un lavoro personale, allora potrebbe essere un buon momento per lavorare da casa; tuttavia, se partecipate a una serie di riunioni, potrebbe essere meglio andare in ufficio e collaborare di persona con i colleghi”. Quel tempo di persona ha il vantaggio aggiuntivo di connettervi con il vostro team in quei piccoli momenti prima e dopo le riunioni e di creare cameratismo all’interno del vostro team.

produttività

Mantenere una configurazione simile in entrambe le posizioni

Una delle sfide del lavoro ibrido è che state essenzialmente mantenendo due uffici diversi, il che significa che ogni volta che cambiate sede, dovete anche riabituarvi al diverso ambiente di lavoro. È un problema che secondo Daniel Carter, responsabile marketing dell’app di prestito LoanX, può essere mitigato rendendo i due spazi di lavoro quanto più possibile simili tra loro.

“Gli esseri umani sono creature abitudinarie e ci sono forti ragioni per cui rendere i vostri luoghi di lavoro i più simili possibili può aiutarvi a essere più produttivi”, afferma Carter. “È una buona idea mantenere una spiccata uniformità in entrambi i luoghi, dal modo in cui posizionate la scrivania e la sedia fino al cassetto dove tenete gli strumenti per il lavoro”.

Mantenere una comunicazione aperta

Affinché un ambiente ibrido possa prosperare e vi si possa raggiungere un adeguato livello di produttività, è importante mantenere linee di comunicazione aperte con i vostri colleghi. In caso contrario, è facile che le informazioni critiche si perdano in conversazioni individuali e in messaggi diretti su Slack. “Poiché molti dipendenti in un modello ibrido lavorano in una varietà di turni e luoghi, può essere difficile mantenere tutti sintonizzati sulla stessa frequenza” afferma Sumit Bansal, fondatore e CEO del sito di formazione Excel TrumpExcel.

“La comunicazione aperta favorisce la fiducia e rende più facile per i dipendenti comunicare le proprie preoccupazioni alla direzione”, afferma Bansal. “Quando il manager è consapevole delle difficoltà dei suoi dipendenti, risolverle diventa più facile.” Assicuratevi quindi che il vostro team abbia un piano di comunicazione in atto, che si tratti di conversazioni regolari di Slack o di incontri giornalieri di Zoom, per tenere tutti informati sugli obiettivi e sui progressi del team. Questa comunicazione aperta può essere fondamentale per portare a termine i progetti in modo efficiente e garantire di non lasciare involontariamente un collega indietro quando gli obiettivi cambiano.

Usare il cloud

Quando il vostro team sta lavorando a un progetto da più sedi, è importante assicurarsi che tutti abbiano facile accesso a tutto ciò di cui hanno bisogno. “L’utilizzo di soluzioni di collaborazione basate su cloud è uno dei modi migliori per garantire che tutti abbiano sempre accesso alle informazioni necessarie”, afferma Andrew Dale, direttore tecnico presso il fornitore di servizi IT CloudTech24. Le piattaforme cloud collaborative includono una vasta gamma di strumenti: servizi di archiviazione online e condivisione di file, piattaforme di messaggistica istantanea, servizi di videoconferenza, lavagne virtuali, app di produttività basate su cloud come Google Docs e Microsoft Word, app di gestione dei progetti, spazi di lavoro virtuali condivisi e altro ancora .

Dale afferma che, sebbene ci siano vantaggi in una varietà di piattaforme diverse, “la chiave per raggiungere la massima produttività è garantire che i membri del vostro team utilizzino le stesse piattaforme e che siano decisi degli standard su come usarle”. Quando disponete di strumenti e pratiche standard, potete assicurarvi che tutti i membri del vostro team abbiano accesso a tutto ciò di cui hanno bisogno e che il vostro progetto eviti inutili ritardi e inefficienze.

È una convinzione ripresa da Veronica Miller, esperta di sicurezza informatica presso il sito di recensioni VPN VPNOverview.com. “Il mantenimento del lavoro su un’unità cloud o su un server condiviso offre una serie di chiari vantaggi per una forza lavoro ibrida ed è uno degli hack più efficaci per l’efficienza e la produttività sul posto di lavoro. Consente infatti ai lavoratori di svolgere un’attività in ufficio un giorno e di riprendere da dove avevano interrotto il giorno successivo mentre lavorano da casa”.