Piaccia o no, la capacità di negoziazione con i fornitori è un’abilità che ogni CIO deve perfezionare per diventare un leader aziendale di successo. Tuttavia, raggiungere un accordo equo e favorevole per entrambe le parti può essere un compito arduo.

Fortunatamente, negoziatori esperti hanno sviluppato una serie di tattiche, molte non molto familiari ai CIO, per concludere accordi a condizioni che soddisfino obiettivi sia operativi che finanziari. Qui presentiamo sei suggerimenti per una negoziazione di successo.

1. Evidenziare il potenziale a lungo termine

Quando contattate un fornitore per la prima volta, esplicitate che state cercando un partner aperto a stabilire una relazione importante e prospera negli anni a venire.

“Ai venditori viene l’acquolina in bocca all’idea di un’enorme opportunità che può portare profitti crescenti negli anni”, afferma Howard Katzenberg, CEO del fornitore di servizi di gestione delle spese Glean. “A quel punto è nel loro interesse offrire sconti e altri vantaggi oggi per garantirsi una potenziale crescita in futuro”.

Guardare al futuro mostra anche al venditore che i vostri interessi sono in linea con i suoi e che state negoziando in buona fede, spiega Katzenberg. “Se i venditori sanno della crescita del cliente e degli impegni pluriennali, sono più disposti a darsi da fare e proporre le offerte migliori”.

2. Mostrare di avere diverse opzioni di scelta

Negoziate sempre come se aveste una rosa di fornitori tra cui scegliere, anche se non avete altre opzioni perché il fornitore è l’unica azienda che offre ciò di cui avete veramente bisogno. “Il venditore non lo sa”, afferma Austin Dowse, CEO di Aimvein, e-commerce per apparecchiature e dispositivi medici. “E queste mette il cliente in una posizione di vantaggio”.

3. Evitare il doppio gioco

Contrattate su tutto, ma in modo equo. “Concludere contratti con fornitori concorrenti non funziona mai e porta a tagliare i ponti”, afferma Andrew Plato, CEO di Zenaciti, fornitore di servizi di sicurezza IT.

Qualche piccola bugia bianca non è necessariamente dannosa, ma mentire spudoratamente è quasi sempre distruttivo. Per questo motivo, Plato raccomanda di essere aperti, trasparenti e onesti durante la negoziazione di un accordo. “Nessuno vuole aiutare un leader che fa il doppio gioco”, dice. Mettere i venditori l’uno contro l’altro, mentire, bluffare, minacciare, fornire dati fasulli e altri subdoli stratagemmi hanno maggiori probabilità di ritorcersi contro che di avere successo.

Anche nascondere intenzionalmente informazioni critiche è una tattica controproducente. “Venditori e potenziali clienti lo fanno sempre e non funziona mai”, osserva Plato. Per esempio: non avere i fondi necessari per acquisire e distribuire una tecnologia e aspettarsi che il fornitore trovi in qualche modo una soluzione. “Non è giusto sprecare il tempo di un fornitore se non siete pronti per l’acquisto”, afferma Plato. E’ vero anche il contrario. “Non dite a un cliente che potete soddisfare le sue aspettative se non è vero”.

“Le negoziazioni IT non sono molto diverse da qualsiasi altro tipo di contrattazione aziendale”, osserva Dmitry Bagrov, managing director della società di sviluppo software DataArt UK. “Tutte le negoziazioni si basano su principi di base universali. Uno dei più importanti e spesso dimenticati è che il contratto dovrebbe essere redditizio per entrambe le parti”. Spremere un fornitore per una tariffa non redditizia o qualsiasi altra considerazione irrealistica si tradurrà solo in un partner infelice che potrebbe quindi cercare di aumentare il proprio margine fornendo stime gonfiate, risorse inferiori e altri tipi di stratagemmi per salvare l’affare.

“Le imprese non negoziano tra loro, le persone lo fanno”, aggiunge Bagrov. “Non dovete essere il migliore amico di un venditore, ma trattare le persone con rispetto è sempre efficace”. Anche negoziare con un linguaggio semplice e chiaro, invece di affidarsi a un gergo legale confuso, può aiutare il CIO a raggiungere i propri obiettivi, secondo il manager.

4. Cercare le “trappole”

Quando ci si relaziona con un nuovo fornitore, in particolare uno senza un ampio track record, è importante verificare i fatti chiave sull’azienda prima di firmare qualsiasi tipo di accordo. L’indagine dovrebbe includere “le condizioni finanziarie dell’azienda, l’assicurazione che offre e la conoscenza dei fornitori di terze parti a cui si rivolge”, consiglia Reiko Feaver, partner e specialista in contratti IT presso lo studio legale Culhane Meadows.

Feaver suggerisce di rispondere a tre domande chiave: l’azienda è una società di comodo di un’organizzazione offshore? L’assicurazione dell’impresa è a nome di terzi e non direttamente dell’impresa (a meno che l’assicurazione non copra chiaramente il contraente)? L’azienda utilizza dipendenti propri o fa affidamento su appaltatori e, in caso affermativo, dove hanno sede tali appaltatori?

Se le risposte sollevano dubbi, è meglio rivolgersi a un altro fornitore.

5. Essere onesti e diretti

“Non puntate solo agli aspetti economici“, consiglia Katzenberg. “Insistete sempre sul fatto che tutto ciò di cui avete bisogno è fondamentale per l’azienda”. Questo approccio consente al CIO di razionalizzare la necessità di cercare alternative, poiché ha il dovere di trovare la soluzione migliore al prezzo più interessante. “La maggior parte dei fornitori afferma di offrire un valore eccezionale, e questa è la vostra occasione per insistere davvero sul fatto che facciano del loro meglio con le offerte”.

6. Non saltare subito alle conclusioni

Prima di rivolgersi a un fornitore, un CIO deve chiarire i criteri di acquisto, inclusi prezzo, disponibilità, prestazioni, compatibilità e supporto. “Sono stupito di quanti leader si facciano avanti nell’acquisto di nuove tecnologie o servizi senza prima stabilire criteri per il fornitore e/o i prodotti”, afferma Plato.

È importante anche negoziare il prezzo dell’accordo finale prima di avviare un progetto integrato di prova, un pilota o un proof-of-concept. “È normale che le parti interessate approfondiscano un progetto pilota senza negoziare il prezzo”, afferma Jeff Swank, customer team vice president di Vendr, provider di servizi di procurement SaaS. “Ma questo diventa un problema nel momento in cui l’azienda ha diversi utenti che utilizzano e apprezzano la tecnologia. A quel punto, sarà difficile per il cliente negoziare sui prezzi”.