Salov, una delle principali aziende internazionali nel settore dell’olio extravergine di oliva, ha scelto di intraprendere un percorso di trasformazione digitale con il supporto di SB Italia.

La decisione di Salov è stata dettata dall’esigenza di rispondere alle pressioni di un mercato dell’olio extravergine di oliva caratterizzato da una forte competizione e da dinamiche globali complesse. La qualità del prodotto e la capacità di soddisfare rapidamente le esigenze dei clienti sono fattori critici per mantenere una posizione di leadership. In questo contesto, la digitalizzazione dei processi aziendali è diventata imprescindibile per garantire trasparenza, efficienza e conformità.

Salov ha completato un ambizioso e complesso progetto di digitalizzazione dei suoi processi di acquisto. L’obiettivo era migliorare la trasparenza, l’efficienza e la conformità, riducendo al contempo i costi operativi. “La transizione da modalità completamente manuali a digitali richiedeva una rivisitazione completa del nostro modo di operare” ha dichiarato Luca Greco, Group CIO di Salov. “Abbiamo deciso di collaborare con SB Italia perché avevamo bisogno di un partner con una profonda competenza nel settore e una piattaforma solida e flessibile”.

La risposta alle esigenze di Salov è stata Docsweb Digital Procurement, piattaforma di SB Italia progettata gestire il ciclo di acquisto delle aziende che non solo centralizza tutte le attività di procurement in un’unica interfaccia facile da usare, ma offre anche una serie di funzionalità personalizzabili per adattarsi alle specifiche esigenze aziendali come l’integrazione nativa della firma digitale automatica della fatturazione elettronica, la gestione centralizzata e una navigazione intuitiva. Inoltre, la collaborazione con i fornitori esterni è facilitata grazie alla funzione Smart Digital Procurement, che ha permesso una comunicazione efficiente tramite tecnologia Push Attiva (e-mail o sms).

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Docsweb Digital Procurement ha permesso a Salov di digitalizzare completamente il processo di acquisto, rendendolo paperless. La piattaforma è stata scelta per le sue caratteristiche di facilità d’uso, integrazione con il sistema SAP e capacità di gestire processi estesi, inclusi i fornitori esterni.

Il progetto di digitalizzazione di Salov è iniziato a gennaio 2021 con una lunga fase di revisione e mappatura dei processi di acquisto, che ha portato alla classificazione delle diverse tipologie di acquisto, alla revisione del modello organizzativo e delle responsabilità e alla definizione delle strategie di acquisto. Nel giro di sei mesi, la nuova organizzazione è stata definita e il sistema informativo SAP è stato aggiornato. Negli ultimi tre mesi del 2021, è stata redatta la RFP per la selezione della piattaforma di acquisti digitali culminata nella scelta di Docsweb Digital Procurement di SB Italia.

“L’implementazione della piattaforma è avvenuta nei primi dieci mesi del 2022,” spiega Greco. “A ottobre 2022, abbiamo attivato l’Albo fornitori, le fatture elettroniche e il sistema di approvazione digitale dei pagamenti. A marzo 2023, abbiamo rilasciato i contratti e gli ordini di acquisto.”

La fase di adozione e change management, durata circa otto mesi, si è invece conclusa a fine 2023, con un focus particolare sul training e sul miglioramento della user experience. Anche la conservazione digitale è stata consolidata entro la fine del 2023, permettendo la gestione digitale di fatture attive e passive, contratti, ordini, distinte, libri contabili, registri IVA, libro giornale, libro inventario e libro cespiti.

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Un esempio di criticità risolta grazie a Docsweb Digital Procurement è stato il miglioramento della gestione dei contratti e della conformità documentale. Prima dell’adozione della piattaforma, i processi di approvazione erano frammentari e soggetti a ritardi. Grazie alla soluzione adottata, Salov è invece in grado di tracciare ogni fase del processo di acquisto, dall’onboarding dei fornitori alla gestione delle fatture e dei pagamenti.

Docsweb Digital Procurement ha permesso inoltre di ridurre significativamente i tempi di approvazione e di migliorare la trasparenza delle operazioni, offrendo una visione chiara e centralizzata di tutte le attività di procurement. Questo ha non solo aumentato l’efficienza operativa, ma ha anche garantito una maggiore conformità normativa e una gestione più rigorosa dei contratti, eliminando le inefficienze e i rischi associati ai processi manuali precedenti.

Per quanto riguarda il futuro, Salov ha in programma di ampliare l’utilizzo di Docsweb Digital Procurement includendo ulteriori processi aziendali e coinvolgendo le sue filiali internazionali. Particolare attenzione sarà rivolta ai processi tra società del gruppo e alla gestione delle promozioni commerciali, con un focus specifico sul mercato americano.

“Il nostro obiettivo è continuare a innovare e migliorare l’efficienza operativa”, conclude Greco. “L’approccio implementato non è solo una soluzione tecnica, ma un vero e proprio strumento strategico che ci consente di mantenere un vantaggio competitivo nel nostro settore.”