Sebbene molte organizzazioni stessero già pianificando o implementando strategie di trasformazione digitale all’arrivo del COVID-19, la pandemia ha spinto quelle aziende a velocizzare i propri sforzi. Poiché il lavoro da casa è diventato la regola, non l’eccezione, le aziende si sono affrettate a implementare strumenti di collaborazione in modo che i dipendenti potessero lavorare insieme e rimanere produttivi da sedi diverse. Ora, con il ritorno in ufficio e il lavoro ibrido in aumento, le aziende devono considerare come sarà la collaborazione nel mondo “post-pandemia”.

Nell’ambiente di lavoro ibrido, le organizzazioni stanno cercando di trovare il giusto equilibrio tra offrire ai dipendenti remoti la flessibilità di cui hanno bisogno per essere produttivi e garantire che la tecnologia soddisfi anche le esigenze dei lavoratori in ufficio, ha affermato Megha Kumar, vicepresidente della ricerca, software e cloud servizi presso IDC. “Quindi, quando si tratta di strumenti di collaborazione, le organizzazioni si stanno rendendo conto che devono mettere in atto politiche per le quali i dipendenti interagiranno tra loro in modo efficace”. Le aziende devono garantire che, indipendentemente da dove si trovino o dai dispositivi che stanno utilizzando, i dipendenti abbiano accesso alle informazioni giuste al momento giusto. Di conseguenza, i fornitori di strumenti di collaborazione stanno cercando di espandere e migliorare le capacità dei loro prodotti per soddisfare le esigenze di queste organizzazioni. Questi fornitori devono garantire che i dipendenti dei loro clienti possano vivere le stesse esperienze utilizzando i loro strumenti di collaborazione su qualsiasi dispositivo.

Lavoro ibrido + collaborazione = tensione

C’è una tensione crescente attorno alla collaborazione quando si tratta di lavoro ibrido, ha affermato Adam Preset, vicepresidente analista per le tecnologie dell’esperienza dei dipendenti di Gartner. Ciò che le organizzazioni hanno imparato è che la tecnologia che funziona quando le persone sono completamente remote deve essere modificata o cambiata quando alcuni lavoratori sono in ufficio e altri lavorano fuori dall’ufficio. Le riunioni ibride sono un ottimo esempio. Le piattaforme di videoconferenza come Zoom, WebEx e Microsoft Teams funzionano bene se tutti sono remoti e tutti vengono visualizzati in un rettangolo della stessa dimensione su uno schermo, cosa che mette tutti su un piano di parità.

Ma una volta che quella riunione a distanza diventa una riunione ibrida, le organizzazioni tornano alle dinamiche pre-pandemia, tranne che ora solo pochi lavoratori sono nella sala riunioni, mentre molti altri lavorano in remoto. “L’host che potrebbe gestire la riunione in ufficio ha bisogno di una tecnologia che gli consenta di vedere tutti coloro che sono remoti il più vicino possibile a grandezza naturale”, ha affermato Preset. Un organizzatore di riunioni in ufficio deve anche essere in grado di vedere il contenuto e le persone che partecipano, di ascoltare tutti e di guardare gli altri segnali digitali che le persone remote stanno trasmettendo.

“Ciò potrebbe significare che se stanno alzando la mano, stanno usando il tool Alza la mano?. O se qualcuno digita qualcosa nella chat, c’è un modo per l’organizzatore della riunione nella stanza di vederlo sul grande schermo o di ricevere una piccola notifica che una conversazione sta accadendo a lato nel corso di una riunione?” Le nuove funzionalità dei software per riunioni video possono contribuire a rendere l’esperienza della riunione più equa per tutti. La Smart Gallery di Zoom, ad esempio, utilizza l’intelligenza artificiale per creare un feed individuale di ogni partecipante nella sala riunioni in modo che i partecipanti remoti possano vedere i loro movimenti e le espressioni facciali in modo più chiaro.

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E l’attuale hardware per sale riunioni, come la videocamera MeetUp di Logitech, offre funzionalità ibride come la possibilità di trovare e inquadrare automaticamente ogni partecipante nella stanza, regolazioni del livello del suono per voci più forti e più basse e altri miglioramenti per creare un’esperienza migliore per i partecipanti remoti. Questi tipi di modifiche alla tecnologia delle riunioni sono necessari affinché il lavoro ibrido abbia successo a lungo termine.

Nuovi strumenti per nuovi tempi

Le organizzazioni devono anche implementare una tecnologia che consenta la collaborazione con lavoratori “deskless” o “in prima linea” come tecnici sul campo, conducenti di camion, magazzinieri e personale medico, in modo che si sentano connessi, ha affermato Josh Bersin, fondatore e CEO di The Josh Bersin Company, una società di consulenza per le risorse umane. I lavoratori deskless sono spesso tagliati fuori dall’intranet aziendale, così come dalle chiamate in conferenza e dalle sessioni di formazione che aiutano i membri del team a rimanere in contatto. Tali lavoratori potrebbero non avere il tempo di partecipare a una riunione o potrebbero non essere in grado di interrompere il proprio lavoro per trovare un computer con a bordo il software di collaborazione più recente. Piuttosto, per rimanere in contatto, in genere utilizzano i propri dispositivi mobili e app, che però spesso non sono molto sicuri.

Di conseguenza, le aziende devono concentrarsi sul miglioramento della capacità dei dipendenti deskless a collaborare con i colleghi indipendentemente da dove si trovano. Un modo in cui le aziende possono farlo è implementando app deskless, ha affermato Bersin. “La vostra azienda potrebbe non volere che il vostro smartphone personale sia il vostro sistema formativo perché non è molto sicuro. Ma ora ci sono applicazioni sicure, come WorkJam, progettate per comunicazioni end-to-end con persone che non hanno un computer. E anche i grandi fornitori stanno cercando di capire come sviluppare queste applicazioni”. Microsoft, ad esempio, negli ultimi anni ha aggiunto alla sua app mobile Teams una serie di funzionalità rivolte ai lavoratori in prima linea.

Cercando di aumentare il coinvolgimento tra tutti i tipi di dipendenti, Microsoft ha anche lanciato di recente una nuova applicazione social sul posto di lavoro nella sua piattaforma Microsoft Viva per l’esperienza dei dipendenti chiamata Viva Engage, una sorta di social network per le aziende. L’app è disponibile come componente aggiuntivo per Microsoft Teams, che l’azienda sta posizionando come hub di collaborazione e comunicazione. Viva Engage, che si basa sulle fondamenta di Yammer, il precedente strumento di social networking di Microsoft, consente ai lavoratori di un’organizzazione di connettersi tra loro e con i leader aziendali “per trovare risposte a domande, condividere la loro storia unica e trovare appartenenza a lavoro”, secondo Microsoft. L’obiettivo di Viva Engage è aiutare i dipendenti a sentirsi più inclusi nel posto di lavoro ibrido.

Altri strumenti che stanno emergendo per potenziare il senso di inclusione tra i lavoratori in luoghi diversi includono piattaforme di apprendimento online e strumenti di messaggistica video asincroni. E diversi fornitori di tecnologia leader, tra cui Cisco, Meta e Microsoft, stanno esplorando l’uso di ambienti virtuali per riunioni e altri eventi. “Ho appena parlato con i team di prodotto di Microsoft e i loro piani sono impressionanti“, ha affermato Bersin. “Microsoft Mesh for Teams, che uscirà a metà del prossimo anno, consentirà di sostituire la vostra presenza video con un avatar, creare stanze virtuali e implementare spazi 3D in Teams. Immaginate una fiera, una conferenza o un’esperienza di inserimento lavorativo in 3D, il tutto basato su Teams. Credo davvero che ci sarà un interesse enorme per questa tecnologia”.