Lo affermano diversi studi e report: dal modello di lavoro ibrido non si tornerà indietro. Il cambiamento di mentalità è già in atto, e sta mettendo alla prova la leadership che ora deve rimodellare lo spazio degli uffici e riorganizzare i team.

Ma l’ambiente ibrido sta già mostrando vantaggi, soprattutto nell’IT, e i CIO hanno riscontrato alcuni risvolti sorprendenti nell’avere policy più flessibili su dove e quando lavorano i propri dipendenti.

“Mentre il lavoro ibrido ha portato con sé una serie di sfide uniche, i vantaggi che ha creato per noi sono consequenziali. Il cambiamento è servito da trampolino di lancio per sperimentare nuovi modi di lavorare, ripensare completamente le nostre roadmap e reinventare la collaborazione mentre navighiamo insieme nell’ignoto”, afferma Atish Banerjea, CIO di Meta.

Naturalmente, non tutti i responsabili IT e aziendali hanno beneficiato del lavoro ibrido; e quei CIO che hanno visto il vantaggio del lavoro ibrido affermano che ora devono gestire i propri team in nuovi modi per mantenere e massimizzare tali benefici a lungo termine.

Vale la pena farlo, concordano i leader IT, rilevando i seguenti 10 vantaggi del lavoro ibrido che hanno migliorato i loro team, le loro operazioni IT e, in definitiva, le loro aziende.

1. La fine dei pregiudizi sul lavoro a distanza

Brad Stone, CIO di Booz Allen Hamilton, ha riscontrato che molte persone del suo team, prima della pandemia, temevano che lavorare da remoto le avrebbe messe in una posizione di svantaggio.

“Pur avendone la possibilità, c’era un reale pregiudizio sul lavoro da remoto. La pandemia ha cambiato la situazione”, afferma Stone. Ora è più probabile che sia i datori di lavoro che i dipendenti considerino i lavoratori che rimangono completamente o parzialmente da remoto impegnati quanto tutti gli altri. “Ha aperto la possibilità alle persone di lavorare dove vogliono, senza essere svantaggiate nel loro percorso di carriera”.

2. Una spinta al reclutamento e alla fidelizzazione

Dopo anni di agguerrita concorrenza per i talenti IT, i CIO si stanno godendo un po’ di tregua, dal momento che molti sono stati in grado di eliminare, o almeno alleggerire, i requisiti geografici per i nuovi assunti e i lavoratori esistenti.

“Anche se rende il nostro modo di lavorare più difficile, la capacità di fare squadra ovunque e di lavorare in modo distribuito ci dà la possibilità di assumere da qualsiasi luogo”, afferma Dom Price, work futurist presso il produttore di software Atlassian.

Questa idea è ampiamente condivisa. Circa il 94% degli intervistati dell’indagine Hybrid Work Global Survey 2021 della società tecnologica Riverbed and Aternity ha affermato che il lavoro ibrido aiuta a reclutare talenti.

Chris Conry, CIO di Fuze, provider di comunicazioni unificate basato su cloud, lo sa in prima persona. Conry afferma che anche prima della pandemia era “un grande sostenitore del modello ibrido e non era troppo legato alle sedi degli uffici quando cercava nuovi talenti e osservava le dinamiche di squadra”. Tuttavia, lui e la maggior parte del suo staff lavoravano almeno part-time in uno degli uffici dell’azienda, il che poneva vincoli geografici sui suoi sforzi di reclutamento. Ma il successo del lavoro a distanza quasi a tempo pieno lo ha spinto ad allentare quei vincoli, che di recente hanno portato all’assunzione di un professionista IT del North Dakota per l’azienda con sede a Boston. “Pre-pandemia, non credo che avremmo esteso la ricerca a quella regione”.

3. Meno esigenze di aumento della retribuzione

“La possibilità di far lavorare i dipendenti IT da qualsiasi luogo ha alleggerito la pressione al rialzo sui costi dei talenti”, afferma Dan Albright, presidente e responsabile globale della consulenza presso NTT DATA Services.

Secondo Albright questo è stato più evidente per i CIO che reclutano giovani talenti che sono felici di rimanere dove sono, un fatto che ha aiutato a contenere bonus e costi di trasferimento. Riconosce che l’emergente ambiente di lavoro ibrido e il previsto ritorno agli uffici potrebbero limitare parte di questo vantaggio finanziario, ma osserva che i CIO con uffici in aree ad alto costo potrebbero reclutare strategicamente alcuni membri del personale in aree a basso costo per bilanciare gli stipendi più alti offerti a chi deve necessariamente essere sul posto.

4. Aumento della produttività

Nel mondo ibrido, i leader IT hanno riscontrato un aumento della produttività da parte loro e dei loro team. Notano che i dipendenti remoti possono svolgere più lavoro perché non sono distratti dalle interruzioni tipiche in un ambiente in ufficio. E i team possono riunirsi più rapidamente online o in una riunione ibrida, riducendo il tempo necessario alle persone per andare e tornare fisicamente dalle riunioni.

Jeff Wong, chief innovation officer globale dell’azienda di servizi professionali EY, afferma che i lavoratori sono anche più concentrati e pronti a mettersi al lavoro quando si incontrano.

“Ci rendiamo conto di quanto sia prezioso il tempo insieme, perché siamo consapevoli che non potremo passare giorni o settimane con una persona”, dice. “Ora c’è una motivazione più alta per approfondire più velocemente ed essere efficaci ed efficienti”.

5. Opportunità di riorganizzazione

Secondo i consulenti IT, il lavoro remoto e ibrido offre ai CIO l’opportunità di riconfigurare i team dando più importanza alle competenze complementari piuttosto che alla prossimità.

“In passato i team venivano creati in base alla presenza delle persone. Ora che le persone lavorano a distanza, la collaborazione tra uffici diversi e paesi diversi è aumentata in modo esponenziale. Si possono cercare le competenze necessarie indipendente dalla residenza fisica della persona”, afferma Samir Datt, managing director in the technology consulting practice presso Protiviti.

Banerjea di Meta ha riscontrato vantaggi simili. “Stavamo già lavorando a un progetto di ‘armadietti intelligenti’ che consentivano ai dipendenti di viaggiare senza problemi tra i nostri campus prenotando una scrivania e ritirando un portatile con il loro badge. Il passaggio al lavoro ibrido ci ha spronato a raddoppiare l’impegno su questo flusso di lavoro”-

6. Possibilità di bilanciare il carico di lavoro

Allo stesso modo, alcuni CIO hanno scoperto che il modello ibrido e la relativa flessibilità negli orari dei lavoratori consentono loro di estendere la giornata lavorativa senza dover aggiungere personale, richiedere ai lavoratori di fare straordinari o aprire uffici in nuove sedi.

Per esempio, Datt afferma che i dipendenti che iniziano presto da casa possono lavorare su un progetto e poi passarlo ai membri del team che scelgono orari diversi. “Se disponi di competenze e team diversi che lavorano in momenti diversi in aree geografiche diverse, puoi spostare il lavoro avanti e indietro e mantenere la palla in movimento, ottimizzando le risorse”, dice. “Questa opportunità è molto più alla portata ora, ma i CIO devono cercarla e spostare i team o le risorse per trarne vantaggio”.

Anche Price di Atlassian ha riscontrato vantaggi nella collaborazione asincrona, che è diventata più comune nell’ambiente di lavoro ibrido. Ottiene più feedback e feedback più ponderati in quanto i team hanno più tempo per contemplare le idee rispetto alle sessioni di persona. E riceve feedback dai dipendenti più introversi del suo team che erano riluttanti a parlare durante le riunioni di persona, ma sono a loro agio a riflettere e quindi a rispondere online.

7. Incontri che funzionano per tutti

Come la maggior parte dei professionisti, Conry di Fuze ricorda come si svolgevano le riunioni ibride pre-pandemia: i lavoratori presenti fisicamente spesso si scambiavano opinioni e idee, mentre i lavoratori collegati da remoto erano messi da parte ed esclusi.

“La maggior parte delle persone insieme in uno spazio fisico ha un’esperienza completa incontrandosi con gli altri partecipanti, mentre la minoranza presente solo virtualmente sarebbe in svantaggio”, afferma.

Sebbene tale esperienza non sia stata completamente eliminata, i leader IT affermano che gli ultimi due anni hanno aiutato i loro team a diventare più attenti a come interagiscono con gli altri, sia quando sono completamente online che nelle riunioni ibride. “Ora tutti sono alla pari. Non c’è alcun vantaggio nello stare in ufficio. Tutti partecipano alla riunione allo stesso modo”, afferma Conry.

Altri hanno un approccio simile. Price, per esempio, dice che la sua azienda sta sperimentando l’uso di avatar che si riuniscono in una stanza virtuale. “È uno strumento che non avremmo preso in considerazione prima”, sottolinea. E aggiunge che il suo team ha scelto di essere tutti in persona o tutti online, per garantire che nessuno si senta a disagio in una riunione ibrida, un approccio che non esisteva prima della pandemia.

8. Miglioramento delle capacità di comunicazione

Jim A. Jorstad e lo staff senior presso l’Università del Wisconsin-La Crosse ritengono che il passaggio al lavoro virtuale e quindi ibrido abbia limitato le opportunità informali ed estemporanee di parlare con i propri dipendenti.

Quindi hanno cercato di essere più intenzionali nella pianificazione del tempo e più efficaci nel condividere le informazioni, indipendentemente dal canale di comunicazione o dal fatto che i lavoratori fossero a distanza, di persona o in modalità mista.

“Ciò ha consentito a tutti di migliorare le capacità di comunicazione”, afferma Jorstad, CIO ad interim presso l’università. “Siamo diventati più efficaci, più attenti alla comprensione dei segnali non verbali e più intenzionali nel coinvolgere gli individui”.

“Abbiamo programmato le comunicazioni per assicurarci di poter avere questa connessione e abbiamo scoperto che in realtà migliorava le comunicazioni”, aggiunge. “E non solo questo ha migliorato le comunicazioni con i dipendenti, ma ha costretto i nostri leader a fare un passo avanti”.

In effetti, Jorstad afferma che il team IT ha trovato il miglioramento delle comunicazioni così utile che si aspetta un impegno continuino in questo senso anche quando più persone torneranno al lavoro di persona.

9. Più coinvolgimento ed empatia verso i colleghi

Diversi CIO affermano che il lavoro ibrido richiede che loro e i loro manager diventino più intenzionali nel sollecitare feedback e opinioni dallo staff, perché i membri non si trovano tutti riuniti in un unico posto nello stesso momento. Ciò a sua volta ha contribuito a rafforzare il coinvolgimento generale.

Allo stesso tempo, i CIO affermano che loro e i loro dipendenti sono più attenti alle sfide che creano gli ambienti di lavoro sia remoti che ibridi, avendole sperimentate in prima persona.

“Abbiamo imparato che l’empatia e la collaborazione con tutti i colleghi sono essenziali per costruire il futuro del lavoro, e non solo”, afferma Banerjea. “Abbiamo attivato sondaggi rapidi sul sentiment in tutta l’azienda per ottenere regolarmente informazioni dai nostri dipendenti, capire le loro esigenze per essere produttivi e come noi possiamo affrontare tali sfide. Creiamo intenzionalmente opportunità e prodotti che promuovono la connessione umana in modo che ognuno si senta ugualmente connesso ai colleghi e alla cultura aziendale, indipendentemente dal fatto che lavori di persona, al 100% da remoto o parzialmente da remoto”.

I dati dello studio VMware del 2021 sul lavoro ibrido, The Virtual Floorplan: New Rules for a New Era of Work, confermano tale osservazione. Il 75% degli intervistati afferma che la propria connessione personale è migliorata con almeno alcuni dipendenti, il 67% afferma che la collaborazione nella propria azienda è migliorata e il 61% afferma di sentirsi più apprezzato dai colleghi.

“La pandemia ha spostato la nostra dipendenza dalla tecnologia, così come il nostro approccio al benessere e al coinvolgimento dei dipendenti”, aggiunge Banerjea di Meta, “ed entrambi sono fattori fondamentali nel plasmare il luogo di lavoro ibrido di oggi e di domani”.

10. Riconoscimenti per il CIO, il team IT e il loro lavoro

Man mano che i CIO e i loro team hanno fornito rapidamente le tecnologie che abilitano ambienti di lavoro ibridi e altamente digitalizzati, hanno acquisito nuovi alleati e una voce più forte all’interno delle proprie aziende.

“Ho sentito i CIO dire ‘finalmente i leader della mia aziendali capiscono quello che faccio’“, afferma Price di Atlassian. “L’impatto della tecnologia è cresciuto notevolmente negli ultimi 18 mesi, quindi ora si chiedono cosa possono per rendere la loro presenza più efficace e ottenendo supporto per le loro proposte. Penso che sia una grande occasione per i CIO, e dovrebbero imparare a massimizzarla”.