Oggi il CIO può sentirsi come un equilibrista, che si destreggia simultaneamente su più progetti e deve garantire la buona riuscita di tutti. La pandemia ha messo ancora più in luce questo problema, sommando la necessità di accelerare le trasformazioni digitali con le difficoltà del lavoro da remoto. Quando usciremo dall’emergenza COVID-19, tuttavia, i giochi di equilibrismo diventeranno ancora più critici, in quanto lavoro a distanza, sicurezza, trasformazione digitale, automazione e altre pressanti iniziative richiederanno rinnovata attenzione e rapido completamento.

Poiché la pressione diventerà intensa, è importante definire subito come pianificare la gestione di più progetti essenziali senza sacrificare tempo, budget o qualità. I seguenti sette suggerimenti vi aiuteranno a sviluppare una strategia di successo.

1. Essere un project leader, non un project manager

Un errore critico commesso da molti responsabili IT quando gestiscono più progetti è considerarsi esclusivamente un manager piuttosto che un leader. “Invece di gestire solo budget, pianificazione, ambito, qualità e rischi, è necessario anche guidare le persone”, spiega Byron Love, responsabile del programma dei servizi di protezione informatica presso la società di difesa Raytheon Intelligence and Space. “I project manager che credono di poter gestire i progetti da soli porteranno i loro team e le loro aziende al fallimento”.

I leader di successo formano i team – e i singoli project manager – perché si comportino come “sensori umani” in grado di riconoscere immediatamente se un’iniziativa si trova in gravi difficoltà. “Motivano team e manager ad applicare la loro esperienza in modo da mantenere i progetti in carreggiata”, afferma Love. “Più i progetti sono complessi e numerosi, più esperienza e capacità di leadership nella gestione sono necessari per il successo”.

2. Considerare il quadro generale

Quando si gestiscono diversi progetti è importante avere una chiara comprensione delle attuali priorità aziendali. Sapendo quali iniziative sono più urgenti, si possono assegnare personale e risorse alle iniziative ad alta priorità, mentre i progetti meno importanti possono continuare a progredire a un ritmo più lento. “Le aziende fanno molte richieste all’IT per un’ampia varietà di progetti interessanti e di grande impatto”, osserva Heidi Norman, responsabile ad interim dell’innovazione per la città di Pittsburgh, negli Stati Uniti. “Ogni richiesta arriva con un senso di urgenza e, spesso, con pochi dettagli, ed è qui che nascono i problemi”.

Norman suggerisce di costruire forti legami con il management aziendale e gli altri stakeholder chiave per soddisfare le loro esigenze e aspettative, oltre che per dare priorità ai progetti e mantenere la rotta. “La mancanza di comunicazione e attenzione alla gestione del cambiamento tendono ad essere gli errori più grandi e i più comuni”, sottolinea.

David Birdsall, senior manager presso The Parker Avery Group, società di consulenza nel settore retail, ritiene che l’80% del successo nella gestione dei progetti risieda nella comunicazione. “Il responsabile del progetto deve essere in grado di segnalare i punti chiave e lo stato di avanzamento del lavoro, in modo che l’azienda capisca cosa sta succedendo”, afferma. La comunicazione aperta aiuta anche i leader IT a capire quali progetti richiedono attenzione immediata e quali possono essere affrontati in un secondo tempo.

3. Nominare un program manager

Quando più progetti ad alta priorità minacciano di sovraccaricare le risorse disponibili, potrebbe essere il momento di nominare un responsabile del programma, permanente o temporaneo. Lavorando a tempo pieno o part-time e riportando direttamente al CIO, il program manager è responsabile della gestione dei rapporti sullo stato del progetto e dello sviluppo di processi per identificare e gestire i rischi, gestire le azioni e risolvere i problemi in sospeso non appena si presentano. In molte aziende il program manager è responsabile delle attività di gestione delle risorse e del budget.

“Un program manager accelera i progetti identificando eventuali vincoli o dipendenze chiave affrontati dalle iniziative in corso, dando ai singoli project manager più tempo per concentrarsi sulle attività principali”, afferma Birdsall. “Inoltre, il responsabile del programma può offrire ulteriore supervisione e/o assistenza a ciascun project manager per garantire che le attività procedano come pianificato”.

4. Fidarsi dei propri team

Quando un progetto inizia a essere in ritardo rispetto al previsto, molti leader IT commettono l’errore di aggirare il project manager e tentare di gestire l’iniziativa da soli.

“Invece di fidarsi del proprio team e delegare le responsabilità, possono sentire il bisogno di far parte di ogni decisione presa su un progetto”, afferma Chrystal Taylor, Head Geek di SolarWinds, fornitore di software per la gestione e il monitoraggio delle reti IT. “Se credi che un team non sia in grado di svolgere compiti in modo efficace all’interno di un progetto, allora non hai scelto il team giusto per il lavoro”.

A meno che i progetti non siano strettamente integrati o correlati, Taylor suggerisce di non affidare a singole persone più di un progetto. I membri del team devono essere in grado di concentrarsi sul compito da svolgere e non essere distratti da problemi associati a un altro progetto. È anche importante tenere informati i membri del team tramite il loro manager. “Attività e priorità del progetto dovrebbero essere note a tutti”, osserva Taylor. “Se il CIO si mette da parte e consente alle persone di mettere in risalto le loro competenze, intervenendo solo quando assolutamente necessario, genera successo per tutti”.

5. Sfruttare l’automazione

I leader IT che non riescono a utilizzare l’automazione per accelerare lo sviluppo di un progetto ostacolano inutilmente i loro team fin dall’inizio. “Cercare di migliorare l’efficienza, soprattutto attraverso l’automazione di attività ripetitive, fa risparmiare tempo e denaro”, afferma Taylor.

“L’automazione rende i processi complessi facilmente ripetibili e meno soggetti a errori”, sottolinea Kyle Mizell, vicepresidente dell’ingegneria di AIM Consulting, fornitore di tecnologia e consulenza IT. “Ci sono stati molti progressi nell’automazione che riducono la necessità dell’intervento umano”, osserva. “Questi progressi riducono gli interventi necessari per il rilascio di un progetto”.

Le tecnologie di Robotic process automation (RPA), per esempio, utilizzano l’apprendimento automatico (ML) e l’intelligenza artificiale (AI) per eseguire rapidamente e automaticamente molti tipi diversi di attività ordinariamente ripetitive e dispendiose in termini di tempo, in particolare nei processi di estrazione e migrazione dei dati.

6. Non duplicare gli sforzi

Molti leader IT hanno l’abitudine di esaminare ogni progetto individualmente, non riuscendo così a verificare in modo proattivo le dipendenze o le interazioni condivise tra le iniziative. E’ più utile, invece, consultare ogni team leader per capire se è possibile condividere le risorse tra i progetti in corso, accelerando sia lo sviluppo che i programmi di distribuzione.

“Il modo migliore per destreggiarsi tra più progetti IT è analizzarli con diverse ‘lenti’, cioè da diverse prospettive”, afferma Ruth Anne Guerrero, istruttrice di project management IT presso la società di formazione software DevelopIntelligence. “Ogni ‘lente’ esamina un diverso insieme di caratteristiche del progetto e può rivelare opportunità di sinergia tra più progetti”.

Guardare i progetti da diverse prospettive permette anche di individuare velocemente richieste ridondanti o in conflitto tra loro, garantendo al contempo un uso efficiente delle risorse e riducendo al minimo la confusione dell’utente finale. “Osservare più progetti insieme, utilizzando varie lenti, può rivelare opportunità di raggruppare le modifiche al software e semplificare tutto il lavoro del progetto associato, a vantaggio sia delle risorse del progetto che degli stakeholder”, afferma Guerrero.

7. Restare concentrati sull’obiettivo

Sebbene molti leader IT siano orgogliosi delle proprie capacità di multitasking, il tentativo di fare troppe cose contemporaneamente può compromettere la capacità di giudizio e portare a errori critici che, a lungo termine, di fatto allungano i tempi di sviluppo di un progetto. “Cercare di destreggiarsi tra più progetti IT quando si è distratti o disorganizzati non riguarda solo il team di lavoro, ma genera anche confusione a livello di management nell’assegnazione delle risorse ai progetti”, spiega Vince Padua, Chief Innovation and Technology Officer di Axway, che supporta le imprese nella trasformazione digitale.

Per mantenere ordine, struttura e stabilità nei lavori da svolgere, i leader IT più illuminati mettono da parte le distrazioni e si attengono a un piano dettagliato e coerente per ogni progetto. Gli strumenti di gestione delle attività, come Trello e SmartSheet, consentono ai responsabili di osservare i progressi del team e assegnare compiti a individui specifici, tenendo traccia di ogni fase di ogni progetto.

Nella supervisione di più progetti, Padua consiglia di iniziare dall’obiettivo finale. “E’ importare capire quali sono le priorità dell’azienda e quindi allineare rigorosamente il tempo, gli sforzi e le risorse dei team agli obiettivi generali”, suggerisce. “Questo permetterà ai responsabili IT di superare quei momenti difficili in cui gestire diversi progetti sembra particolarmente scoraggiante”.