Analisi delle cause profonde: un approccio proattivo alla gestione del cambiamento

L’analisi delle cause profonde (RCA – Root Cause Analysis) è un processo di risoluzione dei problemi che si concentra sull’identificazione della causa principale di problemi o errori con l’obiettivo di impedire che si ripetano in futuro. RCA fa tipicamente parte di metodologie e framework di gestione dei servizi, come ITIL, TQM e Kanban, che si concentrano sul miglioramento continuo dei processi. Questo tipo di analisi può aiutare a identificare difetti nei processi IT, potenziali violazioni della sicurezza e problemi nei processi aziendali.

Quando un problema viene identificato e rimosso, viene considerata una “causa profonda” se impedisce che il problema si ripresenti. Se, tuttavia, un problema viene rimosso e influisce sull’esito dell’evento, ma non nel modo previsto, si tratta di un “fattore causale”. L’RCA viene in genere utilizzata per trovare la causa principale di problemi software o infrastrutturali per migliorare la qualità e l’efficienza dei processi e quindi per risparmiare tempo e denaro. Ogni potenziale causa in un determinato processo viene identificata e analizzata per garantire che l’organizzazione stia curando la malattia, piuttosto che solo i sintomi.

Gestione dei problemi reattiva e proattiva

La gestione reattiva e la gestione proattiva sono i due approcci principali che le organizzazioni adottano per affrontare i problemi e risolverli. Con la gestione reattiva, i problemi vengono risolti subito dopo che si verificano (si parla in questo caso di “spegnimento degli incendi”). L’obiettivo è agire rapidamente per risolvere i problemi e alleviare gli effetti di un problema il prima possibile.

La gestione proattiva, invece, mira a prevenire il ripetersi dei problemi. Si concentra meno sulla risoluzione rapida dei problemi e più sull’analisi degli stessi per trovare il modo di impedire che si ripetano. È qui che entra in gioco l’analisi delle cause profonde. La sua metodologia è più adatta a supportare l’obiettivo della gestione proattiva dei problemi, piuttosto che reagire ai problemi quando si verificano.

Passaggi principali dell’analisi delle cause profonde

Anche se non esiste un protocollo rigoroso su come condurre un’analisi delle cause profonde, alcune linee guida possono aiutare a garantire che il processo sia efficace. I quattro passaggi principali per il successo della RCA includono:

Identificazione e descrizione: le organizzazioni devono prima identificare gli errori o gli eventi che hanno provocato il problema in questione e quindi stabilire le descrizioni degli eventi per spiegare cosa è successo.
Cronologia: dopo aver identificato questi problemi, le organizzazioni devono creare una sequenza temporale di eventi per visualizzare meglio la causa principale e tutti i relativi fattori causali. Qui è importante stabilire la natura dell’evento, l’impatto che ha avuto e dove e quando si è verificato il problema.
Differenziazione: una volta stabilita la sequenza di eventi, i dati coinvolti in un particolare problema possono essere abbinati ai dati storici dell’analisi passata per identificare la causa principale, i fattori causali e i fattori non causali.
Grafici causali: coloro che indagano sul problema dovrebbero essere in grado di stabilire eventi chiave che spieghino come si è verificato il problema e convertire quei dati in un grafico causale.

L’analisi delle cause profonde adotta un approccio sistematico all’identificazione dei problemi e richiede lo sforzo di team completi per eseguire correttamente l’analisi. Coloro incaricati dell’analisi in genere lavorano a ritroso per determinare cosa è successo, perché è successo e come ridurre le possibilità che si ripeta. Possono tracciare le azioni attivate per trovare la causa principale che ha avviato la reazione a catena degli errori in un processo per porvi rimedio. Questi passaggi aiutano a guidare il processo e forniscono alle organizzazioni una struttura su come completare con successo un’analisi delle cause profonde.

Metodi di analisi delle cause profonde

RCA è già integrata in diversi framework e metodologie IT per la gestione del cambiamento, dei problemi o del rischio. È ormai un modo collaudato ed efficace per supportare il processo continuo e il miglioramento della qualità. Se però state conducendo un’analisi delle cause profonde al di fuori di un framework di gestione dei processi separato, le organizzazioni in genere utilizzano i seguenti metodi per garantire una RCA di successo:

Formare un team per condurre l’RCA e valutare i processi e le procedure nell’organizzazione che presentano difetti. Questo team dovrebbe essere assemblato riunendo i dipendenti che lavorano in aree aziendali rilevanti o che lavorano direttamente con i processi interrotti.
Una volta iniziata l’analisi, il completamento può richiedere fino a due mesi. A ogni fase del processo viene assegnato lo stesso peso che si tratti di definire e comprendere il problema, identificare le possibili cause, analizzare gli effetti del problema o determinare potenziali soluzioni.
I team dovrebbero incontrarsi almeno una volta alla settimana, se non più spesso, con riunioni che non dovrebbero superare le due ore con un ordine del giorno libero. Le riunioni sono pensate per essere relativamente creative ed è quindi meglio evitare una struttura troppo rigida.
Ai membri del team dovrebbero essere assegnati ruoli o compiti specifici, in modo che tutti abbiano una chiara comprensione di ciò su cui dovrebbero indagare.

Strumenti di analisi delle cause profonde

Per condurre un’efficace analisi delle cause profonde, ci sono diversi strumenti utili:

Diagrammi a lisca di pesce: un diagramma a lisca di pesce consente di raggruppare le cause in sottocategorie da analizzare.
Analisi dei modi e degli effetti dei guasti (FMEA): FMEA è una tecnica che può essere utilizzata per mappare un sistema o processo e identificare i guasti al suo interno. Può essere utilizzata non solo per identificare i difetti, ma anche per tracciare la frequenza con cui si verificano, quali azioni sono già state intraprese e quali azioni si sono rivelate efficaci nel porre rimedio al problema.
Diagrammi di Pareto: un diagramma di Pareto è un semplice grafico a barre che mappa gli eventi e i problemi correlati in base alla frequenza con cui si verificano. Questo strumento aiuta a identificare quali problemi sono più significativi di altri e dove concentrare gli sforzi per migliorare i processi.
Grafici di dispersione: questo strumento traccia i dati su un grafico con un asse x e y ed è utile per mappare i problemi per comprenderne l’impatto e il significato.
Analisi tramite albero dei guasti (FTA): questa analisi utilizza l’algebra booleana per identificare la causa di problemi. Questi vengono mappati su un diagramma che sembra un albero, in cui ogni potenziale causa è inclusa come un proprio “ramo”.
Analisi dei 5 perché: con questa analisi ci si chiede cinque volte il “perché” di un problema per sviluppare un quadro più chiaro e approfondito della sua causa principale.

Formazione per l’analisi delle cause profonde

Sebbene RCA faccia parte di altri framework e metodologie, ci sono programmi e corsi di formazione progettati per concentrarsi sull’aiutare le persone a capire meglio come eseguire l’analisi. Se volete ottenere più formazione su RCA, ecco alcuni programmi utili allo scopo: