Tantissime indagini e ricerche di mercato negli ultimi anni (questo uno dei più recenti esempi) hanno certificato i ritardi nella digitalizzazione delle piccole e medie imprese italiane (PMI).

Una delle principali cause è la difficoltà di reperire le competenze specialistiche necessarie per implementare e gestire le soluzioni digitali, a cui sempre più PMI stanno rispondendo, almeno per guidare i progetti più complessi di trasformazione digitale, con il ricorso a un temporary manager. Un approccio che permette di accedere a manager con competenze di alto livello e spesso con molte esperienze di progetti simili, limitando i costi rispetto a un’assunzione vera e propria.

Roberto Zanna

Roberto Zanna

Il “mestiere” del Temporary ICT Manager nel contesto delle PMI italiane è stato il tema dell’intervento di Roberto Zanna al convegno InnovazionePiù 2023 di DigitalWorld Italia.

Roberto Zanna, dopo oltre 25 anni di esperienza come CIO e direttore ICT di diversi gruppi del Made in Italy, negli ultimi anni è passato appunto alla consulenza, conducendo diversi progetti nelle vesti di Temporary Manager. Qui riassumiamo i punti principali del suo intervento, che si può visionare per intero sul sito di InnovazionePiù.

Il panorama di riferimento delle PMI

“Il quadro è davvero molto frastagliato”, spiega Zanna. “Ci sono le aziende molto piccole dove l’IT viene vista come un peso necessario per fare molte attività come fatturazione, contabilità e bilancio, le risorse sono risicate e anche la sicurezza IT è precaria, con il server con l’applicativo aziendale nello sgabuzzino insieme alla macchinettà del caffè”.

Poi ci sono le medie imprese, che sono di due tipi. “Il primo sono le “ex piccole aziende” che trainate dal successo hanno visto crescere ordini e fatturato, ma non hanno ancora adeguato l’organizzazione. Qui l’ICT è considerata più importante, con focus sulla disponibilità dei sistemi e sulla resilienza. Il secondo tipo è quello delle medie imprese già strutturate, spesso guidata da manager provenienti da grandi aziende”.

Le necessità IT delle medie imprese

“Sono esattamente quelle delle grandi imprese”, sottolinea Zanna. “Nel mercato globale, i competitor possono essere grandi o medi, e spesso lo stimolo per i progetti digitali viene da clienti o fornitori, che per esempio chiedono un portale o una connessione EDI strutturata dove scambiare ordini, o di collaborare alla progettazione di prodotti e così via. A parte questo c’è il grande campo delle esigenze di cybersecurity rispetto ad attacchi sempre più capillari e sofisticati”.

Come rispondono le PMI a queste esigenze

“A oggi resta un certo timore a rivolgersi a consulenti o temporary manager. D’altra parte le risorse IT interne hanno problemi di skill o reskill, perché spesso sono molto tecnici ma hanno poche conoscenze gestionali e organizzative”.

“Per questo la tipica reazione è il ricorso a system integrator esterni, perché ormai nessuna media impresa si può permettere una struttura interna in grado di sviluppare le applicazioni e occuparsi della cybersecurity e della gestione dell’infrastruttura. Ma spesso quello che manca è il governo, perché i tecnici sono portati a concentrarsi più sull’aspetto operativo che su quello decisionale”.

Temporary management in ambito ICT

È un approccio già largamente diffuso nei grandi paesi europei ma che sta prendendo piede anche in Italia. Prevede la gestione mista di risorse interne ed esterne per conto dell’azienda. Tecnicamente il temporary manager è un manager ingaggiato con un contratto tipicamente da consulente, a tempo e/o su progetti ben definiti.

“A differenza del consulente, che analizza l’azienda, formula consigli e propone obiettivi, il temporary deve realizzare degli obiettivi, e quindi ha un approccio realizzativo e una delega operativa su questi aspetti”, spiega Zanna.

“Questo vale a maggior ragione per i temporary manager in ambito ICT, che devono avere capacità di leadership, necessariamente situazionale, perché ogni azienda ha una situazione diversa, un management diverso, e molte hanno l’imprenditore come figura apicale”.

Temporary o Fractional ICT Manager?

“Personalmente la formula che mi piace di più in ambito ICT non è temporary manager, ma fractional manager, che rispecchia meglio le ultime evoluzioni”, sottolinea Zanna.

Il termine temporary manager è associato a un impegno full-time su una sola azienda per un periodo di tempo limitato. Invece il fractional manager lavora su più aziende contemporaneamente. “Questo dà la possibilità anche ad aziende più piccole di avvalersi delle sue competenze, visto che parliamo di una persona di alta seniority in grado di gestire progetti complessi di trasformazione digitale, e quindi di costi elevati”.

I tipi di progetti più richiesti dalle PMI

“Nella mia esperienza personale i progetti per cui più spesso si ricorre a un temporary manager sono quelli di ERP Transformation”, osserva Zanna. “Tipicamente arriva una fase della crescita aziendale in cui matura l’esigenza di un sistema informativo integrato nuovo, o che sostituisca quello esistente non più adeguato. E quindi viene presa dall’esterno una persona che coordina tutte le relative attività con un approccio di project management”.

“Approccio che nelle medie imprese spesso esiste fino al livello dei prodotti, ma non a un livello più complesso che coordini anche risorse, software esterni, relazioni, che è quello che occorre per questi progetti”.

Altri progetti molto frequenti per i temporary manager sono le implementazioni di sistemi CRM o di e-commerce, sia rivolti ai consumatori che B2B, e quelli di cybersecurity, che prevedono sistemi software, infrastrutture, e assistenza esterna con SOC specializzati per difendere il perimetro aziendale e la continuità del business. Anche in questo caso spesso le PMI non hanno persone con le competenze progettuali e organizzative necessarie per gestire questo tipo di progetti.

“Progetti sempre più comuni sono quelli per costruire un’infrastruttura di gestione dei vari cloud, interni ed esterni. Infine un paio di volte mi sono capitati progetti di coaching dell’ICT manager, tipicamente figure molto tecniche che devono imparare a relazionarsi con il business. La difficoltà di comunicare tra ICT e business è spesso la causa del naufragio dei progetti ICT e di trasformazione digitale”.

L’importanza del networking

Essendo l’ICT un tema trasversale, un Temporary ICT manager può lavorare in aziende di tutti i settori. “Personalmente ho seguito progetti in aziende dei settori farmaceutico, meccanica, chimica, distribuzione alimentare, distribuzione elettronica, industria manifatturiera”.

Una cosa fondamentale in questo mestiere, sottolinea Zanna, è il networking. “La possibilità di farsi conoscere attraverso il proprio lavoro da azienda ad azienda tramite il passaparola è cruciale, in un ambito dove i progetti hanno diversi elementi replicabili. Quindi un fattore critico di successo è sviluppare una buona rete, tenere le relazioni con persone che possono essere stakeholder della mia attività: decisori nelle aziende, grandi system integrator, società di revisione, e anche fondi di investimento, che comprano aziende e poi hanno bisogno di progetti di governance e messa a punto dei sistemi”.

Come cercare un ICT Temporary Manager

Il mercato dei temporary o interim manager in Italia è ormai abbastanza consolidato. “Ci sono almeno una decina di società di head hunting che io sappia, che fanno scouting e svolgono ricerche specifiche in quest’ambito. Queste società fanno da main contractor, stabiliscono le condizioni del rapporto e a volte svolgono un’attività di project management e di frontend nei confronti del cliente rispetto agli obiettivi del progetto”.

Un’alternativa è ricorrere alla propria rete di conoscenze e contatti per essere indirizzati su professionisti che abbiano già svolto progetti simili, magari nello stesso settore, da contattare direttamente.

“Il “fractional management” è invece ancora un po’ indietro. Le società di temporary management sono molto focalizzate sul concetto di full time, molto meno sul fatto di frazionare il lavoro del manager su più aziende nel corso della settimana. Ci sono in Italia un paio di associazioni, di cui una molto visibile, soprattutto su Linkedin, che stanno divulgando questo nuovo approccio”.

Ogni approccio ha i suoi pro e contro. “Le società di temporary danno più garanzie, ma costano di più. La conoscenza diretta permette di evitare un grado di intermediazione, ma dà meno garanzie per esempio di business continuity se lo specifico manager dovesse avere dei problemi”.

Il rapporto tra Temporary Manager e IT interna

Anche qui dipende molto dalla situazione specifica. “Se l’IT ha un ruolo puramente operativo, spesso il problema è minimo, perché c’è già un responsabile, quasi sempre un amministrativo, che fa da coordinatore ma che non ha tutte le competenze necessarie. Quindi l’IT interno di solito accoglie positivamente il temporary manager perché è un interlocutore che “parla la stessa lingua”, e magari è anche più bravo a tradurla verso il business, facilitando i progetti”, spiega Zanna.

“Nel caso invece in cui ci sia un IT interno strutturato (per esempio in questo periodo sto lavorando a un grosso progetto di ERP transformation in un’azienda da 800 milioni, con un dipartimento IT di 20 persone – l’ingresso deve essere molto cauto. Di solito mi posiziono a fianco dell’IT interno, sia in termini di coaching, rispetto al progetto, sia in termini di aiuto rispetto alle risorse, sostenendoli specialmente quando vengono richiesti degli effort o attività particolari”.

“Questo è l’aspetto che mi piace di più, perché mi permette di arricchirmi attraverso il confronto con persone IT interne con esperienze decisionali importanti, anche se non ancora classici CIO a tutto tondo”.

Il passaggio di consegne all’IT interna a fine progetto

“Fin da quando inizio il lavoro mi organizzo per il passaggio di consegne. Spesso inizio da una fase di assessment strutturata, in cui produco della documentazione su configurazioni aziendali, livelli di sicurezza, stato di salute dell’ICT nei suoi vari componenti. Da lì insieme all’azienda definisco le linee di intervento”.

“Se c’è un’IT interna, condivido le informazioni e le decisioni per ogni passaggio”, conclude Zanna. “La documentazione, anche proveniente dai fornitori, la deposito sulla intranet aziendale, se c’è, o la classifico accuratamente in modo da metterla a disposizione del cliente a fine progetto. In alcuni casi il passaggio di consegne va indirizzato a un manager specifico, magari assunto ad hoc, e in questo caso diventa un “onboarding” di qualcuno che continuerà il mio lavoro, o che si prende in carico il risultato di ciò che ho prodotto”.